Wissensbasis verwalten

Handbuch (Docs-Viewer)

Jede Wissensbasis hat ein Handbuch – eine lesbare Darstellung aller Inhalte als Webseite. Öffne es über den Button „Handbuch öffnen” in der Wissensbasis-Ansicht.

Das Handbuch bietet:

Navigations-Sidebar mit allen Themen
Suchfunktion
Formatierte Darstellung aller Markdown-Inhalte
Eingebettete Bilder und Dokumente

Dateien ansehen, herunterladen und bearbeiten

Im Tab „Dateien” siehst du jede Seite und jeden Anhang der Wissensbasis genau so, wie sie gespeichert sind, als Markdown und Wort für Wort. Das ist der Wortlaut, den die KI beim Suchen findet.

Über „Text” und „Formatiert” oben rechts wechselst du zwischen dem reinen Markdown und einer formatierten Ansicht. Zu Beginn öffnen sich Seiten formatiert, danach merkt sich dein Browser die zuletzt gewählte Ansicht.
„Herunterladen” lädt die geöffnete Datei herunter, „Alle herunterladen” die ganze Wissensbasis als ZIP-Datei mit allen Ordnern und Anhängen.
„Versionen” zeigt, wann und von wem eine Datei geändert wurde. Zwei Versionen kannst du miteinander vergleichen und jede ältere Version herunterladen.

Den Tab sieht jeder, der die Wissensbasis lesen darf.

Dateien direkt bearbeiten

Mit Freigabe-Recht und einer Business- oder Max-Lizenz bearbeitest du die Dateien direkt in diesem Tab, ohne dass die KI etwas umformuliert (nicht bei Wissensbasen, die ein anderes Unternehmen mit euch geteilt hat):

Text ändern: Datei öffnen und schreiben. Gespeichert wird, sobald du das Feld verlässt.
„Dateien hinzufügen” lädt Dateien in den Ordner der gerade geöffneten Datei, alternativ ziehst du sie auf einen Ordner im Baum. Eine Datei mit demselben Namen wird ersetzt. Möglich sind Markdown, Text, CSV, PDF, Word, Excel, PowerPoint und Bilder bis 5 MB.
„Neuer Ordner” legt einen Ordner an. Umbenennen und Löschen erreichst du über die Symbole neben einem Eintrag im Baum. Verschieben geht per Ziehen auf einen anderen Ordner.
Unter „Versionen” kannst du eine ältere Fassung wiederherstellen.

Jede Änderung erscheint im Verlauf mit deinem Namen, und die KI findet den neuen Wortlaut nach etwa einer Minute. Neue, verschobene und gelöschte Seiten zieht 9brains im Inhaltsverzeichnis des Handbuchs automatisch nach. Hat jemand anderes die Datei geändert, während du sie offen hattest, speichert 9brains nicht darüber, sondern bittet dich, sie neu zu laden.

Dateien ablegen, ersetzen und löschen kann mit demselben Recht auch ein Agent, per Skript und ohne KI, etwa um einen Ordner aus OneDrive regelmäßig in die Wissensbasis zu spiegeln. Wie das aussieht, zeigt Beispiel 4 bei den Agenten.

Wissensbasis erstellen

Wissensbasen erstellst du ab der Business-Lizenz; das Gruppenrecht „Wissensbasen erstellen“ haben standardmäßig alle Mitglieder.

Gehe zu Einstellungen → Wissen
Klicke auf „Wissensbasis erstellen”
Gib einen Namen ein (Pflichtfeld, max. 100 Zeichen)
Optional: Füge eine Beschreibung hinzu (max. 500 Zeichen)
Klicke auf Erstellen

Die neue Wissensbasis ist zunächst leer. Sobald Wissen über den Chat hinzugefügt wird, erstellt die KI automatisch eine sinnvolle Ordnerstruktur.

Wem eine Wissensbasis gehört

Jede Wissensbasis gehört entweder dir persönlich oder dem Unternehmen.

Dir persönlich: So entsteht jede Wissensbasis, die du selbst anlegst. Niemand sonst sieht sie, auch Administratoren nicht, solange du niemandem Zugriff gibst. Das gilt für die Inhalte genauso wie für den bloßen Namen in der Übersicht.
Dem Unternehmen: So entsteht die Wissensbasis, die bei der Einrichtung des Workspace automatisch angelegt wird. Administratoren können sie verwalten, freigeben und löschen. Beim Erstellen können Administratoren diese Variante ausdrücklich wählen.

Im Allgemein-Tab siehst du unter „Besitz”, welcher Fall vorliegt, und dort wechselt der Besitz auch:

Gehört die Wissensbasis dir, findest du den Knopf „An das Unternehmen übergeben”. Danach können alle Administratoren sie verwalten und ihre Inhalte lesen.
Gehört sie dem Unternehmen, können Administratoren sie über „Einer Person übergeben” an jemanden abgeben. Die Person bekommt zugleich vollen Zugriff. Von da an verschwindet die Wissensbasis aus der Verwaltung aller Administratoren, auch aus der des Übergebenden.

Eine Wissensbasis, die jemandem persönlich gehört, kann nur ihr Besitzer weiterreichen, und zwar an das Unternehmen. Administratoren können sie nicht an eine dritte Person weitergeben.

Verlässt jemand den Workspace, erscheinen seine persönlichen Wissensbasen im Entfernen-Dialog. Dort wird entschieden, ob sie jemand übernimmt oder ob sie mit gelöscht werden.

Wissensbasis bearbeiten

Für den Besitzer einer persönlichen Wissensbasis, und für Administratoren bei Wissensbasen des Unternehmens.

Öffne die Wissensbasis über Einstellungen → Wissen → KB anklicken.

Tab: Allgemein

Name ändern (max. 100 Zeichen)
Beschreibung ändern (max. 500 Zeichen)
Sichtbarkeit festlegen (nur Administratoren; öffentlich werden kann nur eine Wissensbasis des Unternehmens):
- Unternehmensintern: Nur Nutzer mit zugewiesenen Berechtigungen haben Zugriff. Ideal für vertrauliche Informationen.
- Öffentlich: Über einen individuellen Link zugänglich – für Support-Bots, FAQ-Seiten oder Kiosk-Terminals.

Änderungen werden automatisch gespeichert (kein separater Speichern-Button nötig).

Gefahrenzone

Am Ende des Allgemein-Tabs befindet sich die Gefahrenzone. Hier kann die Wissensbasis unwiderruflich gelöscht werden – inklusive aller Inhalte, Vorschläge und Verlauf.

Berechtigungen verwalten

Für den Besitzer einer persönlichen Wissensbasis, und für Administratoren bei Wissensbasen des Unternehmens.

Öffne die Wissensbasis und wechsle zum Tab „Berechtigungen”.

Zugriffsrechte

Es gibt vier Stufen, die aufeinander aufbauen:

Recht	Was der Nutzer kann
Lesen	Wissen im Chat abrufen, Handbuch lesen, Dateien ansehen und herunterladen, Verlauf einsehen
Wissen vorschlagen	Alles aus „Lesen” + Wissen über den Chat vorschlagen (wird zur Freigabe eingereicht)
Wissen hinzufügen	Alles aus „Vorschlagen” + Wissen direkt eintragen (ohne Freigabe)
Wissen freigeben	Alles aus „Hinzufügen” + Vorschläge freigeben oder ablehnen + Struktur umorganisieren + Dateien direkt bearbeiten (Business oder Max)

Gruppen oder Personen hinzufügen

Klicke auf „Gruppe oder Person hinzufügen…“
Die Auswahl zeigt dir sofort alle vorhandenen Gruppen und Personen, nach Art gruppiert. Tippen musst du nur, wenn du die Liste eingrenzen willst
Wähle den Eintrag aus. Einträge, die schon Zugriff haben, sind ausgegraut und mit „Bereits vergeben” markiert. Bei sehr vielen Einträgen zeigt die Liste je Bereich nur die ersten an und weist dich darauf hin, die Suche einzugrenzen
Das Standard-Recht ist „Lesen” – ändere es über das Dropdown

Sollen alle im Workspace zugreifen können, wähle statt einzelner Personen die Gruppe „Alle Mitglieder”: Sie umfasst jedes Mitglied deines Workspace.

Recht ändern

Klicke auf das Dropdown neben dem Namen und wähle das gewünschte Recht.

Berechtigung entfernen

Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben dem Eintrag.

Wichtige Hinweise

Eine persönliche Wissensbasis ohne vergebene Berechtigungen sieht nur ihr Besitzer. Administratoren finden sie weder in der Übersicht noch über einen direkten Link.
Nimmst du dich selbst aus der Berechtigungsliste deiner eigenen Wissensbasis, bleibt sie trotzdem deine: Du kannst sie weiter verwalten, übergeben und löschen, ihre Inhalte siehst du aber nicht mehr. Soll sie ganz ohne dich weiterlaufen, übergib sie im Allgemein-Tab an das Unternehmen.
Wenn Nutzer mit dem Recht „Wissen vorschlagen” existieren, sollte mindestens ein Nutzer mit dem Recht „Wissen freigeben” konfiguriert sein – sonst kann niemand die Vorschläge genehmigen. Es wird eine Warnung angezeigt, falls das fehlt.
Wenn die Gruppe „Alle Mitglieder” Lesezugriff hat, wird ein Hinweis angezeigt.

Wissensbasis mit anderen Workspaces teilen

Nur für Administratoren, die die Wissensbasis verwalten und ihre Inhalte lesen dürfen.

Öffne die Wissensbasis und wechsle zum Tab „Teilen”.

Wie funktioniert das Teilen?

Das Teilen funktioniert über Share-Codes – kurze Codes, die du an Administratoren anderer Workspaces weitergeben kannst.

Klicke auf „Share-Code erstellen” und wähle die Zugriffsart, die der andere Workspace erhalten soll (Lesen, Vorschlagen, Hinzufügen oder Freigeben)
Optional: Lege ein Ablaufdatum fest
Klicke auf „Erstellen”
Kopiere den generierten Code mit dem Kopier-Button

Gehe zu Einstellungen → Wissen
Scrolle zu „Freigabe einlösen”
Füge den Code ein
Die Wissensbasis erscheint in deiner Liste

Aktive Freigaben verwalten

Die Tabelle zeigt alle bestehenden Freigaben mit:

Code (teilweise maskiert)
Zugriffsrecht
Ablaufdatum (oder „Kein Ablaufdatum”)
Ob der Code bereits eingelöst wurde (inkl. Name des Workspaces)

Klicke auf das Papierkorb-Symbol, um eine Freigabe zu widerrufen.

Wissensbasis umstrukturieren (Refactoring)

Nur mit Freigabe-Recht und einer Business- oder Max-Lizenz, nicht bei Wissensbasen, die ein anderes Unternehmen mit euch geteilt hat.

Wenn eine Wissensbasis im Laufe der Zeit unübersichtlich geworden ist, kann die KI die Struktur automatisch umorganisieren. Sage z.B. im Chat:

„Bitte strukturiere die HR-Wissensbasis um. Die Richtlinien sollten nach Themen gruppiert werden.“

Die KI:

Analysiert die aktuelle Struktur
Organisiert Dateien und Ordner neu
Aktualisiert alle Verweise und die Navigation
Erstellt einen Eintrag im Änderungsverlauf

Wichtig: Dabei gehen keine Inhalte verloren. Es wird nur die Struktur geändert, nicht der Inhalt selbst.

Sichtbarkeit von Wissensbasen steuern

Nur für Administratoren.

Administratoren können Wissensbasen ausblenden, ohne sie zu löschen. Ausgeblendete Wissensbasen:

Sind für Nutzer nicht sichtbar
Behalten alle Inhalte und Berechtigungen
Können jederzeit wieder eingeblendet werden

Das ist nützlich, um Wissensbasen temporär zu deaktivieren (z.B. während einer Überarbeitung) oder um sie vorzubereiten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden.

Reihenfolge ändern

Administratoren können die Reihenfolge der Wissensbasen in der Liste per Drag-and-Drop ändern.