IMAP-Postfach verbinden

Voraussetzungen

Dein Workspace benötigt mindestens eine Business-Lizenz
Die Zugangsdaten deines IMAP-Postfachs (Server, Benutzername, Passwort)
Für ein Postfach in eurem Firmennetzwerk: ein eingerichteter On-Premise Connector, über den der IMAP-Server erreichbar ist

IMAP-Postfach verbinden

Gehe zu Einstellungen → Datenquellen
Klicke auf „+ Datenquelle” → „IMAP-Postfach verbinden”
Gib der Datenquelle einen Namen (z. B. „Mein Postfach”)
Wähle die Verbindungsart:
- „Server ist direkt erreichbar (ohne Connector)“ (Voreinstellung): für einen IMAP-Server, der direkt aus dem Internet erreichbar ist. Trage anschließend Server und Port ein (Standard: 993).
- „Stattdessen On-Premise Connector verwenden”: für einen Server in eurem Firmennetzwerk. Wähle dann den passenden „IMAP-Server (On-Premise Connector)“ aus. Server und Port kommen in diesem Fall aus dem Connector.
Trage Benutzername und Passwort des Postfachs ein
„Verschlüsselte Verbindung (implizites TLS, Port 993)“ ist standardmäßig aktiviert. Nutzt dein Server STARTTLS auf Port 143, deaktiviere diese Option.
„TLS-Zertifikat prüfen” ist standardmäßig aktiviert. Nur wenn dein Server ein selbstsigniertes Zertifikat verwendet, deaktiviere diese Option.
Wähle unter „Welche Ordner indexieren?“ die gewünschten Ordner aus. Klicke dazu auf „Verbindung testen & Ordner laden”, um den Ordner-Baum zu laden. Ohne Auswahl werden alle Ordner indexiert (bis zu 50 Ordner). Unterordner eines gewählten Ordners nimmst du aus, indem du ihren Haken entfernst: Der übergeordnete Ordner zeigt dann einen Strich (teilweise ausgewählt), unter dem Baum steht die Ausnahme als „ohne …“, und über das Kreuz daran nimmst du sie zurück.
Optional: Unter „Nur Mails ab” legst du ein Startdatum fest. Bleibt das Feld leer, werden alle Mails berücksichtigt.
Klicke auf „IMAP-Postfach verbinden”. Die Erstindexierung startet automatisch.

Was wird indexiert?

Deine E-Mails aus den ausgewählten Ordnern (bzw. aus allen Ordnern, wenn du keine Auswahl triffst)
Pro Nachricht werden Betreff, Absender, Empfänger, Datum und der Textinhalt durchsuchbar gemacht
Namen von Dateianhängen werden mit erfasst, sodass die KI weiß, welche Anhänge zu einer Mail gehören
Ist eine Mail in mehreren Ordnern abgelegt, wird sie einmal indexiert, die Ablageorte bleiben aber sichtbar

Synchronisierung

Nach der Ersteinrichtung werden neue Mails regelmäßig automatisch abgeglichen, in der Regel etwa im Stundenrhythmus:

Neue Mails werden ergänzt
Gelöschte Mails werden aus dem Index entfernt
Bereits indexierte, unveränderte Mails werden nicht erneut verarbeitet

Du kannst den Abgleich jederzeit auch manuell auslösen: Öffne die Datenquelle und wähle „Jetzt synchronisieren”.

E-Mails im Chat durchsuchen

Nach der Indexierung stehen deine E-Mails der KI automatisch zur Verfügung. Du musst nichts Besonderes tun, stelle einfach Fragen:

„Was hat mir der Lieferant zuletzt zu den Konditionen geschrieben?“

„Fasse die E-Mail-Korrespondenz zum Projekt Nordwind zusammen.“

„Gibt es in meinen Mails eine Zusage zum Liefertermin?“

Die KI durchsucht deine Mails und liefert Antworten mit Quellenverweisen. Im Quellenverweis siehst du auch, in welchem Ordner die jeweilige Mail abgelegt ist.

Datenschutz

Deine IMAP-Datenquelle ist nur für dich sichtbar
Andere Nutzer und Administratoren können deine Mail-Inhalte nicht einsehen
Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für den Abgleich deines Postfachs verwendet
Möchtest du die Datenquelle mit Kolleginnen und Kollegen teilen, kannst du sie gezielt freigeben (siehe „Datenquelle verwalten”)

Datenquelle verwalten

Detailansicht

Klicke auf deine IMAP-Datenquelle, um die Detailansicht zu öffnen:

Mail-Liste: alle indexierten Nachrichten mit Status und Datum
Statistiken: Anzahl indexierter, ausstehender und fehlerhafter Nachrichten
Jetzt synchronisieren: manuellen Abgleich auslösen

Einstellungen ändern

Server und Benutzername stehen fest, sie lassen sich nachträglich nicht ändern. Für einen anderen Zugang legst du eine neue Datenquelle an. Ordner-Auswahl und die übrigen Optionen kannst du dagegen jederzeit anpassen. Eine geänderte Ordner-Auswahl löst eine erneute Indexierung aus. Bereits eingelesene Mails aus einem ausgenommenen Ordner verschwinden dabei aus der Suche. Lässt du das Passwortfeld beim Bearbeiten leer, bleibt das gespeicherte Passwort unverändert.

Datenquelle teilen

Deine IMAP-Datenquelle ist zunächst persönlich, nur du hast Zugriff. Über „Datenquelle teilen” kannst du sie bei Bedarf für ausgewählte Gruppen und Personen freigeben, sodass diese die Inhalte ebenfalls im Chat durchsuchen können.

Datenquelle löschen

Öffne die Detailansicht der Datenquelle
Scrolle nach unten zur Gefahrenzone
Klicke auf „Datenquelle löschen”

Beim Löschen werden alle indexierten Daten entfernt. Die Original-Mails in deinem Postfach bleiben unverändert.