Microsoft-Freigabe für Administratoren

Hinweis: Diese Seite beschreibt die einmalige Administrator-Freigabe (Admin-Consent). Sie muss nur ein einziges Mal pro Organisation durchgeführt werden. Wenn ein einzelner Benutzer Probleme mit seiner Microsoft-365-Integration hat (z.B. E-Mails, Kalender oder Teams funktionieren nicht mehr), liegt das in der Regel nicht am Admin-Consent, sondern an der persönlichen Integration des Benutzers. In diesem Fall siehe Tool einrichten: Microsoft 365 verbinden.

Um 9brains mit deinem Microsoft 365 zu verbinden, ist eine einmalige Freigabe durch einen Administrator in deinem Unternehmen erforderlich. Diese Anleitung führt dich durch den Prozess.

Was wird freigeschaltet?

9brains bietet drei Microsoft-Integrationen:

1. Anmeldung mit Microsoft: Deine Mitarbeiter können sich mit ihrem Microsoft-365-Konto bei 9brains anmelden, sobald sie in 9brains eingeladen wurden
2. Microsoft 365 Integration: 9brains kann auf E-Mails, Kalender, OneDrive, Teams und weitere Microsoft-365-Dienste zugreifen, um deine Mitarbeiter im Arbeitsalltag zu unterstützen
3. Datenquellen (RAG): 9brains kann SharePoint-Bibliotheken indexieren, damit dein Unternehmenswissen im Chat durchsuchbar wird

Voraussetzungen

• Dein Unternehmen nutzt Microsoft 365 Business (keine privaten Microsoft-Konten)
• Die Freigabe muss durch einen Global Administrator oder Application Administrator deines Microsoft-Tenants erfolgen

Wichtig: Die Freigabe läuft ausschließlich über die Schritte auf dieser Seite. Du kannst die 9brains-Apps nicht im Azure Portal über Unternehmensanwendungen → + Neue Anwendung suchen und hinzufügen. Diese Suche durchsucht nur den öffentlichen Microsoft-App-Katalog, in dem 9brains bewusst nicht gelistet ist. Solange du die Freigabe nicht erteilt hast, existieren die Apps in deinem Microsoft-Tenant überhaupt nicht und tauchen deshalb in keiner Suche auf. Erst nach den Schritten unten erscheinen sie unter Unternehmensanwendungen.

Schritt 1: Anmeldung mit Microsoft freischalten

Klicke auf den folgenden Link und melde dich mit deinem Administrator-Konto an:

Anmeldung mit Microsoft freischalten

Dieser Schritt gibt folgende Berechtigungen frei:

• E-Mail-Adresse anzeigen
• Benutzer anmelden
• Basisprofil anzeigen
• Benutzerprofil lesen

Prüfe die angeforderten Berechtigungen und klicke auf „Akzeptieren”.

Nach der Freigabe kurz warten: Nach dem Klick auf „Akzeptieren” wirst du auf eine Bestätigungsseite geleitet. Es dauert ein bis zwei Minuten, bis Microsoft die Freigabe vollständig aktiviert hat. Warte diese kurze Zeit ab, bevor sich die ersten Benutzer anmelden. Falls die erste Anmeldung noch nicht klappt, starte sie nach einer Minute über einen frischen Anmelde-Link neu, statt die Fehlerseite erneut zu laden.

Diese Freigabe legt keine Benutzerkonten an. Sie erlaubt deiner Organisation nur, den Knopf „Anmelden mit Microsoft” überhaupt zu benutzen. Anmelden kann sich damit ausschließlich, wer in 9brains schon ein Konto hat. Alle anderen lädst du unter Einstellungen → Benutzer ein, erst danach funktioniert ihre Microsoft-Anmeldung. Wichtig dabei ist die Adresse: Sie muss genau die sein, unter der Microsoft die Person anmeldet, und das ist nicht immer die, unter der sie ihre E-Mails bekommt.

Schritt 2: Microsoft 365 Integration freischalten

Diese Zustimmung erteilst du direkt in 9brains, an der Integration selbst:

1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen, öffne die Integration „Microsoft 365” über das Zahnrad und wechsle in den Tab „Zugriff“. Gibt es sie noch nicht, lege sie mit „Integration hinzufügen” → „Aus Template” → „Microsoft 365” an; bei der Einrichtung steht der Knopf gleich im ersten Schritt Anleitung.
2. Klicke unter Admin-Zustimmung bei Microsoft auf „Admin-Zustimmung erteilen”.
3. Melde dich bei Microsoft mit deinem Administrator-Konto an, prüfe die angeforderten Berechtigungen und klicke auf „Akzeptieren”.

Danach bist du wieder auf der Seite der Integration und siehst dort das Ergebnis. Hat Microsoft die Zustimmung nicht erteilt, steht die Meldung von Microsoft gleich darunter. Ist sie erteilt, steht dort bei jeder Microsoft-365-Integration des Workspaces „Erteilt am … von …“. Verlangt 9brains später neue Rechte, die nur ein Administrator erteilen kann, steht dort „Zustimmung für neue Rechte nötig.”; dann erteilst du sie über denselben Knopf noch einmal. Den Knopf sehen nur Admins des Workspaces; anmelden musst du dich bei Microsoft trotzdem als Global Administrator oder Application Administrator.

Ohne Zugang zu 9brains, etwa als IT-Dienstleister, der die Freigabe für einen Kunden erteilt, nimmst du stattdessen diesen Link und meldest dich mit deinem Administrator-Konto an:

Microsoft 365 Integration freischalten

Microsoft erteilt damit dieselbe Freigabe. Das gilt auch, wenn ihr sie im Azure Portal erteilt habt. Sobald sich danach jemand aus deiner Firma mit Microsoft 365 verbindet, erkennt 9brains die Zustimmung an den Rechten, die Microsoft dabei gewährt, und an der Integration steht „Erteilt. Nachgewiesen durch die Anmeldung von … am …“.

Dieser Schritt gibt folgende Berechtigungen frei:

• Kalender (lesen/schreiben, auch freigegebene Kalender)
• E-Mails (lesen/schreiben/senden, auch freigegebene Postfächer)
• OneDrive-Dateien (lesen/schreiben)
• OneNote (lesen/erstellen)
• Aufgaben & Planner (lesen/schreiben)
• Teams & Kanäle (lesen/schreiben)
• SharePoint-Sites (lesen/schreiben)
• Kontakte (lesen/schreiben)

Schritt 3: Datenquellen (RAG) freischalten

Hinweis: Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn dein Unternehmen SharePoint-Bibliotheken als Datenquelle für die KI-Wissensdatenbank nutzen möchte. Für die reine Microsoft-365-Integration (E-Mails, Kalender, Teams) reichen Schritt 1 und 2.

Klicke auf den folgenden Link und melde dich erneut mit deinem Administrator-Konto an:

Datenquellen (RAG) freischalten

Dieser Schritt gibt folgende Berechtigungen frei:

• SharePoint-Sites und -Bibliotheken lesen (zum Indexieren von Dokumenten)
• Dateien lesen (zum Verarbeiten und Durchsuchen von Inhalten)
• Gruppenmitgliedschaften lesen (für berechtigungsbasierte Zugriffskontrolle)

Prüfe die angeforderten Berechtigungen und klicke auf „Akzeptieren”.

Schritt 4: Freigabe überprüfen (optional)

Du kannst die erfolgreiche Freigabe in deinem Azure Portal bestätigen:

1. Öffne portal.azure.com
2. Navigiere zu Microsoft Entra ID → Unternehmensanwendungen
3. Suche nach „9brains”
4. Alle drei Apps sollten dort mit dem Status „Granted” erscheinen: 9brains SSO, 9brains M365 und 9brains Sharepoint Crawler

Du findest nichts? Zwei Gründe kommen infrage. Entweder ist die Freigabe noch nicht erteilt, dann existiert die App in deinem Tenant noch nicht und du beginnst mit Schritt 1. Oder deine Organisation hat die Freigabe vor Mai 2026 erteilt, dann tragen die Apps in deinem Tenant noch die früheren Namen Octopus SSO, Octopus M365 und Octopus Sharepoint Crawler. Microsoft übernimmt eine spätere Umbenennung nicht rückwirkend. Suche in dem Fall nach „Octopus”. An der Funktion ändert der Name nichts, du musst nichts tun.

Zugriff auf bestimmte Benutzer einschränken (optional)

Standardmäßig können alle Benutzer in deinem Unternehmen 9brains verwenden. Falls du den Zugriff einschränken möchtest:

1. Öffne portal.azure.com
2. Navigiere zu Microsoft Entra ID → Unternehmensanwendungen
3. Suche nach „9brains” (bei Freigaben vor Mai 2026: „Octopus”) und öffne die jeweilige App
4. Gehe zu Eigenschaften und setze „Zuweisung erforderlich?“ auf Ja
5. Unter Benutzer und Gruppen kannst du dann gezielt Benutzer oder Gruppen hinzufügen

Nächster Schritt: Benutzer richten ihre eigene Integration ein

Die Administrator-Freigabe ist nur die Voraussetzung. Danach muss jeder Benutzer selbst seine persönliche Microsoft-365-Integration einrichten:

1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen
2. Steht Microsoft 365 schon in der Liste, klicke in seiner Zeile auf „Verbinden”. Sonst klicke auf „Integration hinzufügen” → „Aus Template” → „Microsoft 365”
3. Es öffnet sich ein Anmelde-Popup: Melde dich mit deinem eigenen Microsoft-Konto an und erteile die Berechtigung

Erst nach diesem Schritt kann die KI auf E-Mails, Kalender, OneDrive, Teams und weitere Microsoft-365-Dienste des jeweiligen Benutzers zugreifen. Jeder Benutzer hat seine eigene, persönliche Verbindung.

Detaillierte Anleitung: Tool einrichten: Microsoft 365 verbinden

Häufige Fragen

Ich finde die 9brains-Apps im Azure Portal nicht

Das ist der häufigste Stolperstein. Die 9brains-Apps lassen sich nicht über Unternehmensanwendungen → + Neue Anwendung finden und hinzufügen. Diese Suche zeigt ausschließlich Apps aus dem öffentlichen Microsoft-Katalog, und dort ist 9brains bewusst nicht gelistet. Der einzige Weg sind die Schritte 1 bis 3 dieser Anleitung. Danach legt Microsoft die App automatisch in deinem Tenant an, und sie ist unter Unternehmensanwendungen auffindbar.

Die Apps in meinem Tenant heißen „Octopus”, nicht „9brains”

Das ist normal und kein Fehler. 9brains hieß bis Mai 2026 „Octopus AI”. Microsoft friert den Namen einer App zu dem Zeitpunkt ein, an dem du die Freigabe erteilst, und übernimmt spätere Umbenennungen nicht. Wenn deine Organisation vor Mai 2026 freigegeben hat, siehst du weiterhin die alten Namen. Funktion und Berechtigungen sind identisch, du musst nichts umstellen.

Ein Benutzer kann Microsoft 365 nicht nutzen (E-Mails, Kalender, Teams fehlen)

Prüfe zuerst, ob der Benutzer eine eigene Microsoft-365-Integration unter Einstellungen → Integrationen hat. Falls nicht, muss er diese selbst einrichten (siehe „Nächster Schritt” oben). Der Admin-Consent allein reicht nicht: Er gibt nur die organisationsweite Erlaubnis, aber jeder Benutzer muss sich zusätzlich persönlich verbinden.

Benutzer sehen die Meldung „Administratorgenehmigung erforderlich”

Die Freigabe durch einen Administrator wurde noch nicht erteilt. Erscheint die Meldung bei der Anmeldung an 9brains, fehlt Schritt 1. Erscheint sie beim Verbinden von Microsoft 365, fehlt die Admin-Zustimmung aus Schritt 2; ob sie erteilt ist, sehen Admins im Tab „Zugriff“ der Integration.

Ein Benutzer sieht „Das Konto … ist in 9brains noch nicht freigeschaltet”

Diese Meldung heißt genau eine Sache: Unter der Adresse, die in der Meldung steht, gibt es bei uns kein Konto. Die Administrator-Freigabe ändert daran nichts, und Warten hilft nicht, denn es entsteht dadurch kein Konto von selbst.

Zwei Ursachen kommen infrage. Entweder wurde die Person noch gar nicht eingeladen, dann holst du das unter Einstellungen → Benutzer nach. Oder sie wurde unter einer anderen Adresse eingeladen, als Microsoft meldet, und das ist der häufigere Fall. Viele Microsoft-365-Konten haben einen Anmeldenamen wie m.mustermann@firma.de und daneben eine Alias-Adresse wie max.mustermann@firma.de, unter der die Person ihre E-Mails empfängt. Für die Anmeldung bei 9brains zählt allein die erste. Lade die Person deshalb genau unter der Adresse ein, die in der Fehlermeldung steht.

Eine Warteschlange mit Anmeldeversuchen, die du freigeben könntest, gibt es bei 9brains nicht. Der Weg führt immer über die Einladung.

Nach der Freigabe funktioniert die Anmeldung noch nicht

1. Konto prüfen: Der mit Abstand häufigste Grund. Steht die Person unter Einstellungen → Benutzer, und zwar unter genau der Adresse, mit der sie sich anmeldet? Siehe die Frage direkt darüber
2. Inkognito-Fenster verwenden: Öffne 9brains in einem InPrivate- bzw. Inkognito-Fenster, um Browser-Cache-Probleme auszuschließen
3. Kurz warten: Die Übernahme der Berechtigungen kann einige Minuten dauern
4. Berechtigungen prüfen: Überprüfe im Azure Portal unter Unternehmensanwendungen → 9brains-App → Berechtigungen, ob alle Berechtigungen den Status „Granted” haben
5. Freigabe erneut erteilen: Klicke in der jeweiligen Unternehmensanwendung unter Berechtigungen auf „Administratoreinwilligung für [dein Tenant] erteilen”

Du hast weitere Fragen?

Kontaktiere uns gerne unter support@9brains.de, wir helfen dir bei der Einrichtung.