Dateiserver verbinden

Ein Dateiserver im Firmennetzwerk lässt sich als Datenquelle anbinden: 9brains indexiert die Dateien einer Freigabe, und alle Nutzer im Workspace können die Inhalte im Chat durchsuchen. Das gilt für Windows-Dateiserver, NAS-Systeme und jede andere SMB-Freigabe.

Der Zugriff ist immer nur lesend. 9brains verändert, verschiebt oder löscht nichts auf eurem Dateiserver.

Voraussetzungen

Dein Workspace benötigt eine Business- oder Max-Lizenz
Du bist Administrator im Workspace
Ein eingerichteter On-Premise Connector, in dem der Dateiserver als Dienst angelegt ist (Protokoll SMB, üblicher Port 445)
Ein Dienstkonto (Benutzername und Passwort) mit Leserechten auf der Freigabe
Der Name der Freigabe, die indexiert werden soll (z. B. Vertrieb)

Freigabe direkt aus dem Internet erreichbar? Dann geht es auch ohne Connector, zum Beispiel bei Azure Files oder einer Hetzner Storage Box. Im Verbindungsdialog wählst du dafür „Server ist direkt erreichbar (ohne Connector)” und trägst die Adresse selbst ein. Der Normalfall ist der Connector, weil ein Dateiserver praktisch immer im internen Netz steht.

Dateiserver verbinden

Schritt 1: Dienst im On-Premise Connector anlegen

Gehe zu Einstellungen → On-Premise Connector
Lege im passenden Tunnel einen Service an, der auf den Dateiserver zeigt: interne IP oder Hostname, Port 445, Protokoll SMB
Prüfe über „Verbindung testen”, dass der Dienst erreichbar ist

Details dazu stehen auf der Seite On-Premise Connector.

Schritt 2: Datenquelle anlegen

Gehe zu Einstellungen → Datenquellen
Klicke auf „+ Datenquelle” → „Windows-Dateiserver verbinden”
Fülle die Felder aus:

Feld	Beschreibung
Name	Anzeigename der Datenquelle (z. B. „Abteilungslaufwerk Vertrieb”)
Dateiserver	Der Dienst aus dem On-Premise Connector. Server und Port kommen von dort, du musst nichts tippen
Freigabe	Name der SMB-Freigabe, die indexiert werden soll (z. B. `Vertrieb`)
Domäne	Optional, die Windows-Domäne des Dienstkontos
Benutzername	Das Dienstkonto mit Leserechten auf der Freigabe
Passwort	Das Passwort des Dienstkontos, wird verschlüsselt gespeichert

Klicke auf „Dateiserver verbinden”. Die Erstindexierung startet automatisch

Schritt 3: Ordner und Filter festlegen (optional)

Bevor du speicherst, kannst du eingrenzen, was indexiert wird:

Ordner auswählen: Klicke auf „Verbindung testen & Ordner wählen”. 9brains verbindet sich mit der Freigabe und zeigt die Ordnerstruktur an. Wählst du nichts aus, wird die gesamte Freigabe indexiert
Dateitypen: Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Webseiten und Bilder lassen sich einzeln ab- oder anwählen. Bilder werden per KI-Bildbeschreibung erfasst, das ist der aufwendigste Teil der Indexierung
Maximale Dateigröße: Standard sind 300 MB, größere Dateien werden übersprungen
Nur Dateien geändert ab: Praktisch bei alten, gewachsenen Laufwerken, wenn nur die letzten Jahre relevant sind

Diese Einstellungen kannst du später jederzeit über „Filter bearbeiten” ändern. Eine Änderung löst einen neuen Abgleich aus, Dateien, die nicht mehr zu den Filtern passen, verschwinden aus dem Index.

Was wird indexiert?

Alle Dateien in der Freigabe, beziehungsweise in den ausgewählten Ordnern
Unterordner werden rekursiv durchsucht
Nur Dateitypen, die 9brains verarbeiten kann und die du in den Filtern zugelassen hast

Berechtigungen: jeder sieht nur seine Dateien

Auf einem Abteilungslaufwerk hat selten jeder Zugriff auf alles. Damit die KI das respektiert, kannst du im Verbindungsdialog die Berechtigungsfilterung einschalten. Dann gilt: Ein Nutzer bekommt im Chat nur Treffer aus Dateien, für die er laut Active Directory auch auf dem Dateiserver berechtigt ist. Die Dateirechte aus Windows werden also eins zu eins übernommen.

Ohne Berechtigungsfilterung sehen alle Nutzer im Workspace alle indexierten Dateien. Das ist bewusst so und für ein Laufwerk, das ohnehin allen offensteht, die einfachste Variante.

Zum Auflösen der Berechtigungen braucht 9brains einen Blick in euer Verzeichnis. Dafür gibt es zwei Wege:

Anbindung	Wann passend	Was du brauchst
Microsoft Entra ID (hybrid)	Euer lokales AD wird per Entra Connect nach Microsoft 365 synchronisiert	Die Microsoft Tenant-ID und die Zustimmung eines Microsoft-Administrators
On-Premises AD (LDAP)	Reines lokales Active Directory ohne Microsoft-365-Synchronisierung	Einen zweiten Connector-Dienst für den LDAP-Server, die Such-Basis und ein Dienstkonto

Wichtig: Nutzer werden im Verzeichnis über das Attribut „mail” gefunden. Es muss der Adresse entsprechen, mit der sich die Person bei 9brains anmeldet. Passt das nicht zusammen, findet 9brains die Person nicht und die Suche bleibt für sie leer.

Tipp zu LDAP: Verwende möglichst LDAPS (verschlüsselt, Port 636). Der Port im Connector-Dienst und die Einstellung im Dialog müssen zusammenpassen, sonst bleibt die Anmeldung am Verzeichnis hängen.

Und Agenten? Auch ein Agent sucht immer mit den Rechten eines bestimmten Menschen: im Chat mit denen der Person, die ihn bedient, bei einem Lauf nach Zeitplan mit denen des Microsoft-Kontos auf seiner Liste oder seines Besitzers. Details unter Agenten.

Zugriff prüfen

Nach dem Anlegen findest du bei der Datenquelle die Funktion „Zugriff prüfen”. Sie geht Schritt für Schritt durch, was funktioniert und was nicht:

Verbindung zum Dateiserver: Ist die Freigabe erreichbar, werden die Zugangsdaten akzeptiert?
Verzeichnisdienst: Antwortet das Active Directory beziehungsweise Entra ID?
Dein Benutzerkonto: Wurde deine Person im Verzeichnis gefunden, welche Berechtigungsgruppen kamen dabei heraus?
Tatsächlicher Dokumentzugriff: Wie viele der geprüften Dokumente darfst du wirklich lesen?

Das ist das erste Werkzeug, wenn ein Nutzer meldet, er finde „nichts” aus dem Laufwerk. Meist ist es entweder ein nicht gefundenes Konto im Verzeichnis oder eine Berechtigung, die auf dem Dateiserver tatsächlich fehlt.

Workspace-Datenquelle

Dateiserver sind immer Workspace-Datenquellen:

Nur Administratoren können sie anlegen, bearbeiten und löschen
Die Datenquelle erscheint im Bereich „Workspace-Datenquellen” auf der Datenquellen-Seite
Welche Dateien ein einzelner Nutzer im Chat findet, hängt an der Berechtigungsfilterung (siehe oben)

Synchronisierung

Nach der Erstindexierung läuft der Abgleich automatisch weiter:

Neue Dateien werden indexiert
Geänderte Dateien werden neu indexiert, erkannt an Änderungsdatum und Dateigröße
Gelöschte Dateien verschwinden aus dem Index

Anders als OneDrive und SharePoint meldet ein Dateiserver Änderungen nicht von sich aus. 9brains vergleicht deshalb stündlich die Freigabe mit dem Index. Eine gerade gespeicherte Datei ist also nicht sofort, aber in der Regel innerhalb einer Stunde durchsuchbar. Wer nicht warten will, öffnet die Datenquelle und startet die Synchronisierung manuell.

Dateien im Chat durchsuchen

Nach der Indexierung stehen die Inhalte im Chat zur Verfügung:

„Was steht im Angebot für die Firma Müller?”

„Fasse die Protokolle der letzten Vertriebsmeetings zusammen.”

„Welche Preisliste gilt aktuell für Großkunden?”

Die Antworten enthalten Quellenverweise mit dem Netzwerkpfad der Datei, zum Beispiel \\fileserver\Vertrieb\Angebote\Mueller.docx. So findet jeder das Original direkt auf dem Laufwerk wieder.

Sicherheit & Datenschutz

Der Zugriff ist ausschließlich lesend
Die Verbindung läuft durch den verschlüsselten Tunnel des On-Premise Connectors, euer Dateiserver bleibt aus dem Internet unerreichbar
Die Zugangsdaten des Dienstkontos werden verschlüsselt gespeichert
Mit eingeschalteter Berechtigungsfilterung bleiben die Dateirechte aus Windows auch in der Suche wirksam
Andere Workspaces haben keinen Zugriff auf eure Tunnel, Freigaben oder indexierten Inhalte

Häufige Probleme

„Der Dateiserver ist nicht erreichbar oder weist die Zugangsdaten ab”

Dienst im Connector prüfen: Ist der SMB-Dienst im On-Premise Connector als erreichbar gemeldet?
Freigabename: Gemeint ist der Name der Freigabe, nicht der komplette Netzwerkpfad
Dienstkonto: Benutzername samt Domäne prüfen, dazu Passwort und Leserechte auf der Freigabe

Ein Nutzer findet keine Dateien, andere schon

Fast immer die Berechtigungsfilterung. Lasse die Person „Zugriff prüfen” ausführen. Wird das Konto im Verzeichnis nicht gefunden, stimmt die Anmelde-Adresse nicht mit dem Attribut „mail” im Active Directory überein. Kommt die Prüfung bis zum letzten Schritt und meldet dort, dass keines der Dokumente freigegeben ist, fehlen die Rechte tatsächlich auf dem Dateiserver.

Weitere Prüfungen sind vorübergehend pausiert

Nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldungen am Verzeichnis legt 9brains eine Pause ein, damit das Dienstkonto nicht im Active Directory gesperrt wird. Nach einer Korrektur der Zugangsdaten greift die Prüfung sofort wieder.

Es wird weniger indexiert als erwartet

Filter prüfen: Abgewählte Dateitypen, die Größenbegrenzung oder ein gesetztes Änderungsdatum blenden Dateien bewusst aus
Ordnerauswahl prüfen: Ist die Datenquelle auf einzelne Ordner eingegrenzt?
Speicherkontingent: Ist das Kontingent des Workspaces erschöpft, wartet der Rest auf freien Platz. Der Verbrauch steht oben auf der Datenquellen-Seite