Lizenzen & Abrechnung
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Einstellungen → Abrechnung
Lizenztypen
Abschnitt betitelt „Lizenztypen“9brains bietet drei Lizenztypen, die unterschiedliche Funktionen freischalten:
| Lizenztyp | Funktionen | Kontingent |
|---|---|---|
| Pro | Chat mit allen aktivierten KI-Modellen | 1x |
| Business | Alles aus Pro + Agenten + Integrationen | 3x |
| Max | Alles aus Business + API-Zugang + 10 GB RAG | 12x |
| Knowledge Only | Zugriff nur auf Wissensmanagement (kein Chat) | – |
Welche Lizenz für wen?
Abschnitt betitelt „Welche Lizenz für wen?“- Pro eignet sich für Nutzer, die den KI-Chat für allgemeine Aufgaben nutzen
- Business ist für Nutzer, die zusätzlich eigene Agenten (inkl. autonomer Cron-/Webhook-Trigger) anlegen oder externe Tools (z.B. Microsoft 365, Jira) anbinden möchten
- Max ist für Power-User mit hohem KI-Bedarf, mit 12-fachem Kontingent und API-Zugang
- Knowledge Only ist für Nutzer, die nur Wissensbasen verwalten oder Wissensvorschläge einreichen, aber nicht selbst chatten
Jede Lizenz beinhaltet ein monatliches Nutzungskontingent. Höhere Tiers bieten mehr Spielraum. Details dazu findest du unter Budget & Kontingent.
Tipp: Den Lizenztyp einzelner Nutzer kannst du in der Benutzerverwaltung festlegen.
Testphase
Abschnitt betitelt „Testphase“9brains kannst du 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsmethode zu hinterlegen.
Im Testzeitraum bekommst du:
- Die Business-Lizenz mit allen verfügbaren KI-Modellen, von den günstigen bis zu den Spitzenklasse-Modellen
- Alle Features freigeschaltet: Chat, Wissensmanagement, Agenten und Integrationen
- Ein Tageslimit auf KI-Anfragen, das sich jeden Tag automatisch zurücksetzt
Wurde dein Workspace von einem 9brains-Partner eingerichtet, laufen die 7 Tage nicht ab dem Anlegen, sondern erst ab dem Moment, in dem der Partner die erste Person aus deinem Unternehmen einlädt. Der Partner kann den Workspace also in Ruhe vorbereiten, ohne dass dir Testtage verloren gehen.
Das Tageslimit ist so gesetzt, dass du die Plattform in den 7 Tagen umfassend ausprobieren kannst. Es soll dir einen ehrlichen Eindruck vom Funktionsumfang geben, ist aber nicht für den dauerhaften produktiven Einsatz gedacht. Wenn du 9brains in deinem Arbeitsalltag einsetzen willst, ist nach dem Testzeitraum eine reguläre Lizenz die richtige Wahl.
Was passiert nach Ablauf der 7 Tage?
Abschnitt betitelt „Was passiert nach Ablauf der 7 Tage?“Nach Ablauf des Testzeitraums wird der Account gesperrt. Du kannst dich noch anmelden, neue KI-Anfragen sind aber nicht mehr möglich. Deine Daten (Chats, Wissensbasen, Dokumente) bleiben zunächst erhalten, siehe unten zur Aufbewahrung.
Sobald du eine Lizenz buchst, sind alle Inhalte sofort wieder verfügbar, ohne dass du etwas erneut einrichten musst.
Abo-Status
Abschnitt betitelt „Abo-Status“Auf der Abrechnungsseite siehst du den aktuellen Status deines Abonnements:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Testzugang | Kostenlose 7-Tage-Testphase. Die verbleibenden Tage werden angezeigt |
| Aktiv | Laufendes Abonnement |
| Zahlungsproblem | Eine Zahlung konnte nicht verarbeitet werden. Zahlungsmethode aktualisieren |
| Gesperrt | Account ist gesperrt. Ein neues Abo muss gebucht werden |
| Gekündigt | Das Abo wurde gekündigt und läuft zum Ende der Laufzeit aus |
Lizenzen verwalten
Abschnitt betitelt „Lizenzen verwalten“Lizenzen / Seats
Abschnitt betitelt „Lizenzen / Seats“Für Pro und Business siehst du die Belegung:
- „X von Y belegt” – Wie viele Lizenzen vergeben sind
- Verfügbare Plätze werden grün hervorgehoben
Für Knowledge Only wird die Anzahl der lizenzierten Nutzer angezeigt.
Lizenzen kaufen und verwalten
Abschnitt betitelt „Lizenzen kaufen und verwalten“Klicke auf „Lizenzen kaufen und verwalten”, um:
- Zusätzliche Lizenzen zu erwerben
- Die Anzahl gebuchter Lizenzen zu verringern
- Den Zusatzspeicher anzupassen
- Zwischen monatlicher und jährlicher Zahlungsweise zu wechseln
Jedes Mengenfeld nennt die Gesamtzahl, die du künftig buchst, nicht die Änderung. Es startet auf dem, was heute gebucht ist: Aus 10 machst du 12, wenn du zwei Lizenzen dazunimmst, und 8, wenn du zwei abgibst. Unter dem Feld steht jeweils, wie viel aktuell gebucht ist, und die Zusammenfassung zeigt die Differenz zum heutigen Stand.
Beim Hochstufen wählst du direkt aus, welche Nutzer die höhere Lizenz erhalten. Reduzierst du die Anzahl der Sitzplätze eines Tarifs so weit, dass mehr Nutzer diesen Tarif halten als Plätze übrig bleiben, weist 9brains dich darauf hin und du entscheidest selbst, wer einem anderen Tarif zugewiesen oder entfernt wird. 9brains entzieht niemandem automatisch die Lizenz.
Diese Auswahl triffst du beim Bestellen, wirksam wird sie aber erst zum Stichtag. Bis dahin arbeiten alle Nutzer normal weiter, denn die Plätze sind bis dahin bezahlt. Auf der Abrechnungsseite steht bei der vorgemerkten Umstellung, wen es zu welchem Datum trifft. Nimmst du die Umstellung zurück, verfällt auch die Auswahl.
Beim Speicher gilt dasselbe Feld: Verringerst du ihn unter das, was eure Datenquellen und Projekte bereits belegen, weist 9brains vor der Bestellung darauf hin. Vorhandene Dateien bleiben erhalten, neue kommen dann aber nicht mehr hinzu.
Alle Mengen auf null zu setzen ist keine Verkleinerung, sondern eine Kündigung. Dafür gibt es den eigenen Weg, siehe Laufzeit & Kündigung.
Verkleinern wirkt zum Ende der Laufzeit
Abschnitt betitelt „Verkleinern wirkt zum Ende der Laufzeit“Entscheidend ist, was du künftig insgesamt zahlst, nicht die einzelne Position. Zahlst du gleich viel oder mehr, gilt die Änderung sofort und wird anteilig berechnet. Zahlst du weniger, gilt sie erst zum Ende der bezahlten Laufzeit.
Das betrifft alles, was deine Buchung kleiner macht: weniger Lizenzen, ein niedrigerer Tarif, weniger Speicher für die Wissensbasis und auch der Wechsel von jährlicher auf monatliche Zahlung. Deine Buchung läuft bis zum Stichtag zum bisherigen Preis weiter, es gibt weder eine Gutschrift noch eine anteilige Erstattung.
Ein Beispiel: Stufst du einen Nutzer von Pro auf Business hoch, zahlst du insgesamt mehr, also greift das sofort, auch der frei werdende Pro-Platz. Umgekehrt von Business auf Pro zahlst du weniger, also greift es zum Ende der Laufzeit.
Wichtig bei gemischten Bestellungen: Eine Bestellung hat immer ein Datum. Nimmst du in einem Vorgang eine Pro-Lizenz dazu und gibst eine Business-Lizenz ab, zahlst du unterm Strich weniger, also wird der ganze Vorgang zum Stichtag wirksam, auch die neue Pro-Lizenz. Brauchst du die sofort, bestelle sie zuerst allein und gib die Business-Lizenz danach in einem zweiten Vorgang ab. Die Reihenfolge ist wichtig: Buchst du etwas dazu, während eine Umstellung vorgemerkt ist, wird die Vormerkung verworfen.
Vor der Bestellung nennt dir 9brains bereits das Datum, zu dem die Verkleinerung greift. Auf der Abrechnungsseite steht danach, was zu welchem Datum gebucht wird. Solange das Datum nicht erreicht ist, kannst du die Umstellung mit einem Klick zurücknehmen.
Buchst du zwischendurch etwas dazu, wird eine vorgemerkte Umstellung verworfen. Sonst würdest du zum Stichtag auf einen Stand fallen, der nicht mehr zu deiner aktuellen Buchung passt. Willst du danach immer noch verkleinern, merkst du die Umstellung einfach neu vor.
Einen Nutzer auf einen kleineren Tarif zurückzustufen, bieten wir nicht an. Der Weg dafür: entziehe ihm die Lizenz und weise sie jemand anderem zu. Das geht sofort und kostet nichts, der Platz bleibt bis zum Ende der Laufzeit bezahlt und ist sofort wieder vergebbar. So sortierst du Lizenzen auch um, ohne auf einen Stichtag zu warten.
Hochstufen geht weiterhin jederzeit sofort.
Ein bereits gekündigtes Abo kann nicht zusätzlich verkleinert werden, es endet ohnehin zum Ende der Laufzeit.
Zahlungsdetails
Abschnitt betitelt „Zahlungsdetails“Abrechnungsinformationen
Abschnitt betitelt „Abrechnungsinformationen“Auf der Abrechnungsseite siehst du:
- Zahlungsweise – Monatlich oder jährlich
- Nächste Erneuerung – Datum der nächsten Abrechnung
- Nächster Betrag – Die Höhe der nächsten Zahlung
Rechnungs-E-Mail
Abschnitt betitelt „Rechnungs-E-Mail“Du kannst eine Rechnungs-E-Mail hinterlegen. An diese Adresse werden alle Rechnungen und Zahlungsbenachrichtigungen gesendet.
Rechnungen und Zahlungsmethode
Abschnitt betitelt „Rechnungen und Zahlungsmethode“Klicke auf „Zahlungsdetails & Rechnungen”, um das Zahlungsportal zu öffnen. Dort kannst du:
- Zahlungsmethoden verwalten
- Bisherige Rechnungen herunterladen
- Rechnungsadresse ändern
Laufzeit & Kündigung
Abschnitt betitelt „Laufzeit & Kündigung“Du kannst dein Abonnement jederzeit kündigen, es läuft einfach bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums weiter.
| Zahlungsweise | Laufzeit | Kündigung möglich bis |
|---|---|---|
| Monatlich | 1 Monat | Jederzeit zum Monatsende |
| Jährlich | 1 Jahr | Jederzeit zum Jahresende |
So kündigst du
Abschnitt betitelt „So kündigst du“- Gehe zu Einstellungen → Abrechnung
- Klicke auf „Abo kündigen”
- Das Abo bleibt bis zum Ende der Laufzeit aktiv
Kein Anruf, kein Formular. Die Kündigung kann bis zum Ende der Laufzeit auch wieder rückgängig gemacht werden.
Sonderkündigungsrecht
Abschnitt betitelt „Sonderkündigungsrecht“Bei Preiserhöhungen über 10 % hast du ein außerordentliches Kündigungsrecht mit einer Frist von zwei Wochen. Details findest du in unseren AGB.
Häufige Fragen
Abschnitt betitelt „Häufige Fragen“Wie lange bin ich gebunden?
Abschnitt betitelt „Wie lange bin ich gebunden?“Das monatliche Abo hat eine Mindestlaufzeit von einem Monat, das Jahresabo von einem Jahr. Danach verlängert sich das Abo automatisch, du kannst aber jederzeit zum Ende der Laufzeit kündigen.
Kann ich Lizenztypen nachträglich ändern?
Abschnitt betitelt „Kann ich Lizenztypen nachträglich ändern?“Ja. Du kannst den Lizenztyp einzelner Nutzer jederzeit in der Benutzerverwaltung ändern.
Was passiert bei einem Zahlungsproblem?
Abschnitt betitelt „Was passiert bei einem Zahlungsproblem?“Wenn du schon mindestens eine Rechnung bezahlt hast, bleibt dein Zugang zunächst offen: Der Workspace geht auf „Zahlungsproblem” und du hast 14 Tage Zeit, ein anderes Zahlungsmittel zu hinterlegen. Wird das Problem in diesen 14 Tagen nicht behoben, wird der Workspace gesperrt und das Abo endet.
Du erfährst davon per E-Mail: einmal am Tag des fehlgeschlagenen Einzugs und noch einmal, wenn eine Woche der Frist verstrichen ist. Beide Mails gehen an die Administratoren, deren Heimat-Workspace der betroffene ist, und führen direkt zur Abrechnungsseite, wo du das Zahlungsportal erreichst. Zusätzlich steht der Hinweis in der App, sobald du sie öffnest.
Bei einem Workspace, für den noch nie eine Zahlung angekommen ist, greift die Frist nicht: Dort wird der Zugang sofort gesperrt, sobald die erste Abbuchung scheitert. Eine E-Mail gibt es auch in diesem Fall, dann eben ohne Frist.
Deine Daten bleiben in beiden Fällen erhalten. Sobald du wieder buchst, ist alles unverändert da.
Was passiert nach der Kündigung mit meinen Daten?
Abschnitt betitelt „Was passiert nach der Kündigung mit meinen Daten?“Dein Account bleibt bis zum Ende der Laufzeit voll nutzbar. Danach wird der Zugang gesperrt, deine Daten (Chats, Wissensbasen, Dokumente) bleiben zunächst erhalten.
Wie lange werden meine Daten nach einer Sperrung aufbewahrt?
Abschnitt betitelt „Wie lange werden meine Daten nach einer Sperrung aufbewahrt?“90 Tage. Bleibt ein Workspace nach diesem Zeitraum gesperrt, wird er mit allen Inhalten endgültig gelöscht: Chats, Wissensbasen, hochgeladene Dokumente und die zugehörigen Benutzerkonten. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und es gibt vorher keine gesonderte Erinnerung.
Innerhalb der 90 Tage genügt es, wieder eine Lizenz zu buchen, dann ist alles unverändert da. Willst du deine Daten vorher sichern, exportiere sie, solange der Zugang noch besteht.