Lizenzen & Abrechnung

Für Administratoren und Gruppen mit dem Recht „Abrechnung verwalten“.

Einstellungen → Abrechnung

Lizenztypen

9brains bietet vier Lizenztypen, die unterschiedliche Funktionen freischalten:

Lizenztyp	Funktionen	Kontingent
Pro	Chat mit allen aktivierten KI-Modellen	1x
Business	Alles aus Pro + Agenten + Integrationen	3x
Max	Alles aus Business + 10 GB RAG	12x
Knowledge Only	Im Chat nur Fragen ans Firmenwissen	–

Welche Lizenz für wen?

• Pro eignet sich für Nutzer, die den KI-Chat für allgemeine Aufgaben nutzen
• Business ist für Nutzer, die zusätzlich eigene Agenten (inkl. autonomer Trigger per Zeitplan oder Webhook) anlegen oder externe Tools (z.B. Microsoft 365, Jira) anbinden möchten
• Max ist für Power-User mit hohem KI-Bedarf, mit 12-fachem Kontingent
• Knowledge Only ist für Nutzer, die im Chat nur Fragen an das Firmenwissen stellen, ohne selbst Wissen zu pflegen

Jede Lizenz beinhaltet ein wöchentliches Nutzungskontingent. Höhere Tiers bieten mehr Spielraum. Details dazu findest du unter Budget & Kontingent.

Tipp: Den Lizenztyp einzelner Nutzer kannst du in der Benutzerverwaltung festlegen.

Testphase

9brains kannst du 7 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsmethode zu hinterlegen.

Im Testzeitraum bekommst du:

• Die Business-Lizenz mit KI-Modellen vom Standard-Modell bis zur Spitzenklasse. Welche davon dein Testzugang nutzen kann, zeigt dir die Modellauswahl im Chat: Modelle mit einem Schloss sind in der Testphase gesperrt
• Alle Features freigeschaltet: Chat, Wissensmanagement, Agenten und Integrationen. Je nach Testzugang schaltet erst eine Lizenz die Bilderzeugung frei
• Ein Tageslimit auf KI-Anfragen, das sich jeden Tag um Mitternacht (deutsche Zeit) automatisch zurücksetzt. Es gilt nur in der Testphase: Mit einer bezahlten Lizenz entfällt es, dann gilt dein wöchentliches KI-Kontingent

Wurde dein Workspace von einem 9brains-Partner eingerichtet, laufen die 7 Tage nicht ab dem Anlegen, sondern erst ab dem Moment, in dem der Partner die erste Person aus deinem Unternehmen einlädt. Der Partner kann den Workspace also in Ruhe vorbereiten, ohne dass dir Testtage verloren gehen.

Das Tageslimit ist so gesetzt, dass du die Plattform in den 7 Tagen umfassend ausprobieren kannst. Es soll dir einen ehrlichen Eindruck vom Funktionsumfang geben, ist aber nicht für den dauerhaften produktiven Einsatz gedacht. Wenn du 9brains in deinem Arbeitsalltag einsetzen willst, ist nach dem Testzeitraum eine reguläre Lizenz die richtige Wahl.

Agenten mit Zeitplan oder Webhook laufen auch in der Testphase. Ihre Läufe zählen zum selben Tageslimit wie deine Chats. Ist es für heute erreicht, starten sie am nächsten Tag von selbst wieder. Nach Ablauf der Testphase startet kein Agent mehr von allein.

Testphase verlängern

Kurz vor Ablauf bekommst du eine E-Mail mit dem Angebot, ein kurzes Gespräch mit unserem Gründer zu buchen. Buchst du darüber einen Termin, verlängert sich deine Testphase automatisch bis zum Tag nach dem Gespräch, um höchstens 14 Tage. Das gibt es einmal pro Workspace, und du bekommst eine Bestätigung mit dem neuen Enddatum per E-Mail.

Was passiert nach Ablauf der 7 Tage?

Nach Ablauf des Testzeitraums wird der Account gesperrt. Du kannst dich noch anmelden, neue KI-Anfragen sind aber nicht mehr möglich. Deine Daten (Chats, Wissensbasen, Dokumente) bleiben zunächst erhalten, siehe unten zur Aufbewahrung.

Sobald du eine Lizenz buchst, sind alle Inhalte sofort wieder verfügbar, ohne dass du etwas erneut einrichten musst.

Abo-Status

Auf der Abrechnungsseite siehst du den aktuellen Status deines Abonnements:

Status	Bedeutung
Testzugang	Kostenlose 7-Tage-Testphase. Die verbleibenden Tage werden angezeigt
Aktiv	Laufendes Abonnement
Zahlungsproblem	Eine Zahlung konnte nicht verarbeitet werden. Zahlungsmethode aktualisieren
Gesperrt	Account ist gesperrt. Ein neues Abo muss gebucht werden
Gekündigt	Das Abo wurde gekündigt und läuft zum Ende der Laufzeit aus

Lizenzen verwalten

Lizenzen / Seats

Für Pro und Business siehst du die Belegung:

• „X von Y belegt” – Wie viele Lizenzen vergeben sind
• Verfügbare Plätze werden grün hervorgehoben

Für Knowledge Only wird die Anzahl der lizenzierten Nutzer angezeigt.

Lizenzen kaufen und verwalten

Klicke auf „Lizenzen kaufen und verwalten”, um:

• Zusätzliche Lizenzen zu erwerben
• Die Anzahl gebuchter Lizenzen zu verringern
• Den Zusatzspeicher anzupassen

Lizenz aus der iPhone-App. Hast du deine Lizenz in der iPhone-App über den App Store gekauft, verwaltest du sie bei Apple. Lizenzen dazukaufen, Speicher und Guthaben gibt es dafür nicht, und weitere Personen kannst du erst aufnehmen, wenn das App-Store-Abo geendet hat. Alles dazu steht unter Lizenz in der iPhone-App kaufen.

Jedes Mengenfeld nennt die Gesamtzahl, die du künftig buchst, nicht die Änderung. Es startet auf dem, was heute gebucht ist: Aus 10 machst du 12, wenn du zwei Lizenzen dazunimmst, und 8, wenn du zwei abgibst. Unter dem Feld steht jeweils, wie viel aktuell gebucht ist, und die Zusammenfassung zeigt die Differenz zum heutigen Stand. Diese Differenz gilt für eine volle Laufzeit, also pro Monat oder pro Jahr. Buchst du mitten in der Laufzeit mehr dazu oder stufst hoch, wird nur die Zeit bis zur nächsten Verlängerung anteilig berechnet, und die Zusammenfassung nennt dir das Datum dazu.

Beim Hochstufen wählst du direkt aus, welche Nutzer die höhere Lizenz erhalten. Reduzierst du die Anzahl der Sitzplätze eines Tarifs so weit, dass mehr Nutzer diesen Tarif halten als Plätze übrig bleiben, weist 9brains dich darauf hin und du entscheidest selbst, wer einem anderen Tarif zugewiesen oder entfernt wird. 9brains entzieht niemandem automatisch die Lizenz.

Diese Auswahl triffst du beim Bestellen, wirksam wird sie aber erst zum Stichtag. Bis dahin arbeiten alle Nutzer normal weiter, denn die Plätze sind bis dahin bezahlt. Auf der Abrechnungsseite steht bei der vorgemerkten Umstellung, wen es zu welchem Datum trifft. Nimmst du die Umstellung zurück, verfällt auch die Auswahl.

Beim Speicher gilt dasselbe Feld: Verringerst du ihn unter das, was eure Datenquellen und Projekte bereits belegen, weist 9brains vor der Bestellung darauf hin. Vorhandene Dateien bleiben erhalten, neue kommen dann aber nicht mehr hinzu.

Alle Mengen auf null zu setzen ist keine Verkleinerung, sondern eine Kündigung. Dafür gibt es den eigenen Weg, siehe Laufzeit & Kündigung.

Vor dem Bestätigen siehst du, welcher Betrag sofort fällig wird und von welcher Zahlungsart er eingezogen wird. Wird nichts abgebucht, weil deine Änderung erst zum Ende der Laufzeit greift, steht auch das dort. Solange der Betrag noch geladen wird, lässt sich nicht bestätigen. Arbeitest du gerade in einem Workspace, der nicht dein eigener ist, weist 9brains dich zusätzlich darauf hin, wessen Zahlungsart belastet wird.

Verkleinern wirkt zum Ende der Laufzeit

Entscheidend ist, was du künftig insgesamt zahlst, nicht die einzelne Position. Zahlst du gleich viel oder mehr, gilt die Änderung sofort und wird anteilig berechnet. Zahlst du weniger, gilt sie erst zum Ende der bezahlten Laufzeit.

Das betrifft alles, was deine Buchung kleiner macht: weniger Lizenzen, ein niedrigerer Tarif und weniger Speicher für die Wissensbasis. Was du abgibst, läuft bis zum Stichtag zum bisherigen Preis weiter, es gibt weder eine Gutschrift noch eine anteilige Erstattung.

Ein Beispiel: Stufst du einen Nutzer von Pro auf Business hoch und kaufst dafür eine Business-Lizenz dazu, zahlst du insgesamt mehr, also greift das sofort, auch der frei werdende Pro-Platz. Tauschst du dagegen in deiner Buchung eine Business-Lizenz gegen eine Pro-Lizenz, zahlst du weniger, also greift es zum Ende der Laufzeit.

Wichtig bei gemischten Bestellungen: Hat deine Bestellung insgesamt mehr Lizenzen als heute, bekommst du die zusätzlichen sofort und zahlst sie anteilig, genauso zusätzlichen Speicher. Wird aus einer Max- und 23 Business-Lizenzen zum Beispiel 25 Business-Lizenzen, ist eine Business-Lizenz sofort frei, der Rest greift zum Stichtag. Nimmst du die Umstellung später zurück, bleibt die sofort gebuchte Lizenz. Wechselst du in derselben Bestellung von jährlicher auf monatliche Abrechnung, greift die ganze Bestellung zum Stichtag. Wechseln dagegen nur dieselben Personen den Tarif, etwa eine Business-Lizenz gegen eine Pro-Lizenz, wird der ganze Vorgang zum Stichtag wirksam, auch die neue Pro-Lizenz. Brauchst du die sofort, bestelle sie zuerst allein und gib die Business-Lizenz danach in einem zweiten Vorgang ab.

Vor der Bestellung nennt dir 9brains bereits das Datum, zu dem die Verkleinerung greift. Auf der Abrechnungsseite steht danach, was zu welchem Datum gebucht wird. Solange das Datum nicht erreicht ist, kannst du die Umstellung mit einem Klick zurücknehmen.

Buchst du zwischendurch nur etwas dazu, bleibt eine vorgemerkte Umstellung bestehen, und der Zukauf gilt auch nach dem Stichtag. Änderst du in derselben Bestellung noch etwas anderes, wird die Vormerkung verworfen, weil sie nicht mehr zu deiner Buchung passt. Willst du danach immer noch verkleinern, merkst du die Umstellung einfach neu vor.

Einen Nutzer auf einen kleineren Tarif setzen kannst du, sobald in diesem Tarif eine Lizenz frei ist. Das geht sofort und ändert an deiner Buchung nichts: Der Nutzer bekommt die freie Lizenz, seine bisherige bleibt gebucht und ist sofort für jemand anderen frei. So sortierst du Lizenzen um, ohne auf einen Stichtag zu warten. Ist im kleineren Tarif keine Lizenz frei, lässt sich der Nutzer nicht dorthin setzen; die größere Lizenz wird dabei nicht gegen eine kleinere getauscht.

Hochstufen geht weiterhin jederzeit sofort. Stufst du einen Nutzer aus Knowledge Only hoch, bleibt dein Knowledge-Paket unverändert gebucht, auch wenn danach niemand mehr darauf sitzt. Ein Paket endet nur, wenn du es selbst auf der Abrechnungsseite abbestellst.

Ein bereits gekündigtes Abo kann nicht zusätzlich verkleinert werden, es endet ohnehin zum Ende der Laufzeit.

Zahlungsdetails

Rechnungen und Zahlungsmethode

Klicke auf „Zahlungsdetails & Rechnungen”, um das Zahlungsportal zu öffnen. Dort kannst du:

• Zahlungsmethoden verwalten
• Bisherige Rechnungen herunterladen
• Rechnungsadresse ändern

Eine Lastschrift (SEPA) kannst du dort nur hinterlegen, wenn wir sie für deinen Workspace freigeschaltet haben. Sprich uns an, wenn du per Lastschrift zahlen möchtest.

Abo über den App Store. Bei einem App-Store-Abo bucht Apple ab, mit der Zahlungsart deines Apple Accounts, und den Kaufbeleg schickt dir Apple. Das Zahlungsportal und die Zahlung per Rechnung gibt es dafür nicht.

Automatische Abbuchung oder Rechnung

Ist dein Workspace für die Zahlung per Rechnung freigeschaltet, steht auf der Abrechnungsseite im Abschnitt Abonnement direkt unter „Nächste Abrechnung” die Zeile „Bezahlung”, etwa „Automatische Abbuchung · Visa •••• 4242” oder „per Rechnung, 7 Tage Zahlungsziel”. Über „Ändern” legst du dort selbst fest, wie dein laufendes Abo bezahlt wird:

• Automatische Abbuchung: Der Betrag wird am Abrechnungstag von deiner hinterlegten Zahlungsart abgebucht.
• Rechnung: Du bekommst die Rechnung per E-Mail und hast 7 Tage Zeit, sie per Überweisung oder Karte zu bezahlen.

Im Dialog wählst du die andere Bezahlung und bestätigst mit „Auf Rechnung umstellen” bzw. „Auf Abbuchung umstellen”. Die Umstellung gilt ab sofort für alle neuen Rechnungen, also für die nächste reguläre Abrechnung genauso wie für Lizenzen, die du gleich danach dazukaufst. Bereits offene Rechnungen bleiben, wie sie sind, und beim Umstellen selbst wird nichts abgebucht.

Hast du Lizenzen auf Rechnung gekauft, stellt 9brains dein Abo auf die automatische Abbuchung um, sobald du die erste Rechnung per Karte bezahlst, außer du hast unter „Bezahlung” ausdrücklich „Rechnung” gewählt. Dann bleibt es bei der Rechnung, auch wenn du eine davon einmal per Karte bezahlst.

Für die automatische Abbuchung brauchst du eine Karte, eine Lastschrift oder Link als Zahlungsart. Link ist der Bezahldienst von Stripe, in dem du Karte oder Bankkonto einmal speicherst und danach wiederverwendest. Fehlt eine passende Zahlungsart, ist die Option gesperrt, und „Zahlungsart hinterlegen” führt dich ins Zahlungsportal; kommst du von dort zurück, ist die Option ohne Neuladen frei. Umstellen darf, wer auch Lizenzen kaufen darf.

Die Zahlung per Rechnung schalten wir nach Absprache frei; sprich uns an, wenn du sie nutzen möchtest. Nehmen wir die Freischaltung zurück, während dein Abo per Rechnung läuft, bleibt es bei der Rechnung, bis du auf die automatische Abbuchung umstellst. Zurück zur Rechnung geht es danach nicht mehr.

Laufzeit & Kündigung

Du kannst dein Abonnement jederzeit kündigen, es läuft einfach bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums weiter.

Abrechnung	Laufzeit	Kündigung möglich bis
Monatlich	1 Monat	Jederzeit zum Monatsende
Jährlich	1 Jahr	Jederzeit zum Jahresende

So kündigst du

1. Gehe zu Einstellungen → Abrechnung
2. Klicke auf „Abo kündigen”
3. Das Abo bleibt bis zum Ende der Laufzeit aktiv

Kein Anruf, kein Formular. Die Kündigung kann bis zum Ende der Laufzeit auch wieder rückgängig gemacht werden.

Das passiert auch, wenn du dein gekündigtes Abo stattdessen nur verkleinerst, also Lizenzen oder Speicher zurückgibst. Die Verkleinerung greift zum bisherigen Enddatum, und ab da läuft dein Abo mit der kleineren Buchung weiter, statt zu enden. Beim Bestätigen weist 9brains darauf hin. Willst du wirklich aufhören, kündige, statt zu verkleinern.

Abo über den App Store. Ein Abo aus der iPhone-App kündigst du bei Apple: in der App unter Einstellungen → Abrechnung → Abo verwalten oder in den Einstellungen deines Geräts unter [dein Name] → Abonnements. Auch dann läuft die Lizenz bis zum Ende der bezahlten Laufzeit weiter.

Sonderkündigungsrecht

Bei Preiserhöhungen über 10 % hast du ein außerordentliches Kündigungsrecht mit einer Frist von zwei Wochen. Details findest du in unseren AGB.

Häufige Fragen

Wie lange bin ich gebunden?

Das monatliche Abo hat eine Mindestlaufzeit von einem Monat, das Jahresabo von einem Jahr. Danach verlängert sich das Abo automatisch, du kannst aber jederzeit zum Ende der Laufzeit kündigen.

Kann ich Lizenztypen nachträglich ändern?

Ja. Du kannst den Lizenztyp einzelner Nutzer jederzeit in der Benutzerverwaltung ändern.

Was passiert bei einem Zahlungsproblem?

Wenn du schon mindestens eine Rechnung bezahlt hast, bleibt dein Zugang zunächst offen: Der Workspace geht auf „Zahlungsproblem” und du hast 7 Tage Zeit, ein anderes Zahlungsmittel zu hinterlegen. Wird das Problem in diesen 7 Tagen nicht behoben, wird der Workspace gesperrt und das Abo endet.

Du erfährst davon per E-Mail: einmal am Tag des fehlgeschlagenen Einzugs und noch einmal zwei Tage vor der Sperre. Beide Mails gehen an die Administratoren, deren Heimat-Workspace der betroffene ist, und führen direkt zur Abrechnungsseite, wo du das Zahlungsportal erreichst. Zusätzlich steht der Hinweis in der App, sobald du sie öffnest.

Bei einem Workspace, für den noch nie eine Zahlung angekommen ist, greift die Frist nicht: Dort wird der Zugang sofort gesperrt, sobald die erste Abbuchung scheitert. Eine E-Mail gibt es auch in diesem Fall, dann eben ohne Frist.

Deine Daten bleiben in beiden Fällen erhalten. Sobald du wieder buchst, ist alles unverändert da.

Abo über den App Store. Dafür gilt die Frist eines im Browser gebuchten Abos nicht. Die Zahlung liegt bei Apple: Du aktualisierst die Zahlungsart in deinem Apple Account, und Apple versucht die Abbuchung selbst erneut. Wie es in der Zwischenzeit mit deinem Zugang aussieht, steht unter Wenn Apple nicht abbuchen kann.

Wir werden manuell abgerechnet. Können wir trotzdem selbst Lizenzen kaufen?

Ja. Auch in einem manuell abgerechneten Workspace kannst du unter Einstellungen → Abrechnung Lizenzen kaufen. Mit dem Kauf läuft die Abrechnung ab sofort automatisch über Stripe, und wir beenden die manuelle Rechnung. Ab dann gelten für deinen Workspace dieselben Kontingente und Speichergrenzen wie für alle anderen Lizenzen.

Was passiert nach der Kündigung mit meinen Daten?

Dein Account bleibt bis zum Ende der Laufzeit voll nutzbar. Danach wird der Zugang gesperrt, deine Daten (Chats, Wissensbasen, Dokumente) bleiben zunächst erhalten.

Wie lange werden meine Daten nach einer Sperrung aufbewahrt?

90 Tage. Bleibt ein Workspace nach diesem Zeitraum gesperrt, wird er mit allen Inhalten endgültig gelöscht: Chats, Wissensbasen, hochgeladene Dokumente und die zugehörigen Benutzerkonten. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und es gibt vorher keine gesonderte Erinnerung.

Innerhalb der 90 Tage genügt es, wieder eine Lizenz zu buchen, dann ist alles unverändert da. Willst du deine Daten vorher sichern, exportiere sie, solange der Zugang noch besteht.