9brains in Outlook

Mit dem Outlook-Add-in öffnest du 9brains als Seitenbereich direkt neben der E-Mail, die du gerade liest oder schreibst. 9brains liest diese E-Mail und ihre Anhänge, entwirft mit dem Wissen deines Unternehmens Antworten und neue E-Mails und öffnet sie in Outlook als Entwurf. Dort prüfst du den Entwurf und sendest ihn selbst: 9brains verschickt nie etwas in deinem Namen.

Das Add-in ist mit einer Business- oder Max-Lizenz verfügbar. Es läuft in Outlook im Web, im neuen Outlook für Windows und Mac und im klassischen Outlook für Windows und Mac mit Microsoft 365, auch in freigegebenen Postfächern. In IMAP- oder POP-Konten wie Gmail lässt Microsoft Add-ins nicht zu; einzige Ausnahme ist Outlook für Mac, wenn das Konto über die Microsoft Cloud synchronisiert wird.

Einmal anmelden

Öffne eine E-Mail und wähle in der Symbolleiste 9brains. In neueren Outlook-Versionen liegt das Add-in hinter der Schaltfläche Apps. Beim ersten Mal zeigt der Seitenbereich Anmelden. Die gewohnte 9brains-Anmeldung mit Passwort, Microsoft- oder Google-Konto öffnet sich in deinem Browser, wo auch dein Passwort-Manager und Passkeys funktionieren. Danach zeigt der Browser einen vierstelligen Code: Ist es derselbe wie im Seitenbereich, wähle Mit Outlook verbinden. Du bleibst im Add-in angemeldet, auch wenn du Outlook neu startest.

Hat sich kein Browser geöffnet, wähle im Seitenbereich Browser erneut öffnen oder Link kopieren und füge den Link in deinen Browser ein. Abmelden kannst du dich über das Personensymbol oben rechts im Seitenbereich.

Was du 9brains in Outlook fragen kannst

Oben im Seitenbereich steht die E-Mail, die gerade geöffnet ist, mit Betreff und Absender. Darunter hast du zwei Wege:

• Antwort entwerfen: Ein Klick, und 9brains schreibt mit dem Wissen deines Unternehmens einen Antwortentwurf. Schreibst du gerade selbst eine E-Mail, heißt der Knopf Mail entwerfen, und 9brains schreibt den Text in deinen Entwurf.
• Eigene Anweisung: Schreib in das Feld darunter, was 9brains tun soll.

9brains arbeitet dabei direkt in deinem Outlook. Es liest die geöffnete E-Mail selbst, wenn es sie braucht, und kann zum Beispiel:

• E-Mails und Anhänge lesen: „Fass die E-Mail zusammen“, „Was steht im angehängten Angebot?“. Textanhänge liest 9brains direkt, PDF- und Office-Dateien oder Bilder legt es in den Chat und liest sie dort wie eine hochgeladene Datei.
• Antworten und neue E-Mails entwerfen: „Antworte freundlich, dass wir erst nächste Woche liefern können“ oder „Schreib eine neue E-Mail an einkauf@beispiel.de und frag nach dem Liefertermin“. Outlook öffnet den Entwurf mit Empfängern, Betreff und Text.
• Deinen Entwurf bearbeiten: Sag in der E-Mail, die du gerade schreibst, einfach „Formulier den Text freundlicher“ oder „Kürz den zweiten Absatz“. Markieren musst du dafür nichts. 9brains ändert genau diese Stelle im Entwurf. Deine Signatur und die zitierten früheren Nachrichten bleiben, wie sie sind. Auf Wunsch fügt es auch neuen Text ein und setzt den Betreff.

Nach einer Änderung am Entwurf kann dein Cursor an einer anderen Stelle stehen. Klick einfach wieder dorthin, wo du weiterschreiben möchtest. Im klassischen Outlook und in Outlook für Mac lässt sich eine solche Änderung nicht mit Rückgängig zurücknehmen; bitte 9brains in dem Fall, sie zurückzudrehen.

Die Antworten erscheinen im Seitenbereich, und du kannst wie im normalen Chat nachfragen oder Änderungen verlangen. In 9brains steht der Chat nicht im Chat-Verlauf, du findest ihn dort über die Suche. Mit Neue Anfrage fängst du von vorn an.

9brains sendet nie

9brains öffnet und bearbeitet nur Entwürfe. Du prüfst jeden Entwurf in Outlook und sendest ihn selbst.

In Outlook im Web öffnet sich ein Entwurf je nach Ansicht als eigenes Fenster. Das lässt der Browser nur auf einen Klick hin zu. 9brains zeigt den Entwurf dann im Seitenbereich mit dem Knopf Entwurf öffnen: Ein Klick, und Outlook öffnet ihn. Ist der Entwurf offen, steht das im Seitenbereich. Hast du ihn versehentlich geschlossen, öffnet Noch einmal öffnen einen neuen mit demselben Text; jeder Klick darauf legt einen weiteren Entwurf an.

Mit der Stecknadel oben im Seitenbereich hältst du ihn geöffnet. Wählst du dann eine andere E-Mail aus, wechselt 9brains mit und beginnt für diese E-Mail neu.

Was 9brains von deiner E-Mail sieht

9brains liest nur die E-Mail, die gerade geöffnet ist, und nur, wenn eine Anfrage es braucht: Betreff, Absender, Empfänger, Datum, den Text einschließlich zitierter früherer Nachrichten und die Liste der Anhänge. Einen Anhang öffnet es erst, wenn er für deine Anfrage gebraucht wird. Schreibst du gerade eine E-Mail, sieht es auch, was du dort markiert hast, falls Outlook das herausgibt. Der Rest deines Postfachs bleibt außen vor.

Die Outlook-Funktionen gibt es nur, solange der Chat im Seitenbereich in Outlook offen ist. Öffnest du denselben Chat später in 9brains im Browser, kannst du dort weiterschreiben, aber 9brains kommt dann nicht an die E-Mail heran.

Für Administratoren: das Add-in im Unternehmen bereitstellen

Am einfachsten stellst du das Add-in zentral im Microsoft 365 Admin Center bereit. Du brauchst dafür die Rolle globaler Administrator oder Exchange-Administrator.

1. Lade die Manifest-Datei herunter: 9brains-Manifest für Outlook.
2. Öffne das Microsoft 365 Admin Center und gehe zu Einstellungen > Integrierte Apps.
3. Wähle Benutzerdefinierte Apps hochladen, als App-Typ Office-Add-In, und lade die Manifest-Datei hoch.
4. Lege fest, wer das Add-in bekommt: die gesamte Organisation oder bestimmte Benutzer und Gruppen.
5. Bestätige die Berechtigung und schließe die Bereitstellung ab.

Bis das Add-in bei allen in Outlook erscheint, kann es bis zu 72 Stunden dauern. Jede Person meldet sich danach einmal selbst an, wie oben beschrieben. Das Add-in braucht keine zusätzlichen Microsoft-Berechtigungen: Es liest und beschreibt nur die E-Mail, die gerade geöffnet ist. Stelle es den Personen bereit, nicht freigegebenen Postfächern: Wer Zugriff auf ein freigegebenes Postfach hat, nutzt dort sein eigenes Add-in.

Möchtest du das Add-in vorher nur für dich ausprobieren, kannst du es in Outlook im Web selbst hinzufügen: Öffne aka.ms/olksideload, wähle Meine Add-Ins, dann unter Benutzerdefinierte Add-Ins Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen > Aus Datei hinzufügen und wähle die Manifest-Datei.