Mail-Archiv verbinden

Voraussetzungen

Dein Workspace benötigt mindestens eine Business-Lizenz
Ein eingerichteter On-Premise Connector, in dem bereits ein MailStore-Server (IMAP) als Dienst angelegt ist. Das Mail-Archiv ist ausschließlich über euer Firmennetzwerk erreichbar, ein Direktzugriff aus dem Internet ist nicht vorgesehen.
Die Zugangsdaten für das MailStore-Archiv (Benutzername und Passwort)

Mail-Archiv verbinden

Gehe zu Einstellungen → Datenquellen
Klicke auf „+ Datenquelle” → „Mail-Archiv verbinden”
Gib der Datenquelle einen Namen (z. B. „Mail-Archiv Vertrieb”)
Wähle unter „MailStore-Server (On-Premise Connector)“ den passenden Dienst aus. Server und Port kommen aus dem Connector.
Trage Benutzername und Passwort für das Archiv ein
„Verschlüsselte Verbindung (implizites TLS, Port 993)“ ist standardmäßig aktiviert.
„TLS-Zertifikat prüfen”: Verwendet euer MailStore-Server ein selbstsigniertes Zertifikat, lass diese Option deaktiviert.
Wähle unter „Welche Ordner indexieren?“ die gewünschten Ordner aus. Klicke dazu auf „Verbindung testen & Ordner laden”, um den Ordner-Baum zu laden. Ohne Auswahl werden alle Ordner indexiert (bis zu 50 Ordner). Unterordner eines gewählten Ordners nimmst du aus, indem du ihren Haken entfernst: Der übergeordnete Ordner zeigt dann einen Strich (teilweise ausgewählt), unter dem Baum steht die Ausnahme als „ohne …“, und über das Kreuz daran nimmst du sie zurück.
Optional: Unter „Nur Mails ab” legst du ein Startdatum fest. Bleibt das Feld leer, werden alle Mails berücksichtigt.
Klicke auf „Mail-Archiv verbinden”. Die Erstindexierung startet automatisch.

Was wird indexiert?

Die E-Mails aus den ausgewählten Ordnern des Archivs (bzw. aus allen Ordnern, wenn du keine Auswahl triffst)
Pro Nachricht werden Betreff, Absender, Empfänger, Datum und der Textinhalt durchsuchbar gemacht
Namen von Dateianhängen werden mit erfasst, sodass die KI weiß, welche Anhänge zu einer Mail gehören
Dieselbe Mail liegt im Archiv oft in mehreren Ordnern. Sie wird einmal indexiert, alle Ablageorte bleiben aber sichtbar, sodass die KI zeigen kann, wo eine Mail abgelegt ist

Synchronisierung

Nach der Ersteinrichtung wird das Archiv regelmäßig automatisch abgeglichen, in der Regel etwa im Stundenrhythmus:

Neu hinzugekommene Mails werden ergänzt
Entfernte Mails werden aus dem Index genommen
Bereits indexierte, unveränderte Mails werden nicht erneut verarbeitet

Du kannst den Abgleich jederzeit auch manuell auslösen: Öffne die Datenquelle und wähle „Jetzt synchronisieren”.

E-Mails im Chat durchsuchen

Nach der Indexierung stehen die archivierten E-Mails der KI automatisch zur Verfügung. Du musst nichts Besonderes tun, stelle einfach Fragen:

„Was wurde 2023 mit der Firma Hansen zum Rahmenvertrag vereinbart?“

„Fasse die archivierte Korrespondenz zur Reklamation Nr. 4471 zusammen.“

„Gibt es im Archiv eine Zusage zu den Zahlungszielen?“

Die KI durchsucht das Archiv und liefert Antworten mit Quellenverweisen. Im Quellenverweis siehst du auch, in welchem Ordner die jeweilige Mail abgelegt ist.

Datenschutz

Deine Mail-Archiv-Datenquelle ist zunächst nur für dich sichtbar
Andere Nutzer und Administratoren können die Mail-Inhalte nicht einsehen, solange du die Datenquelle nicht teilst
Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für den Abgleich des Archivs verwendet
Die Verbindung zum Archiv läuft über euren On-Premise Connector und damit ausschließlich innerhalb eures Netzwerks

Datenquelle teilen

Eine Mail-Archiv-Datenquelle ist zunächst persönlich. Der aktuelle Zustand steht oben in der Detailansicht: Die Datenquelle ist nur für dich sichtbar, niemand sonst kann darauf zugreifen.

So gibst du das Archiv für andere frei:

Öffne die Datenquelle und klicke auf „Datenquelle teilen”
Füge über „Gruppe oder Person hinzufügen …“ die gewünschten Gruppen und Personen hinzu. Die Auswahl zeigt dir sofort alle vorhandenen Gruppen und Personen, nach Art gruppiert; tippen musst du nur, wenn du die Liste eingrenzen willst. Wer bereits Zugriff hat, ist ausgegraut und mit „Bereits vergeben” markiert
Klicke auf „Zugriff speichern”

Sollen alle im Workspace zugreifen können, wähle die Gruppe „Alle Mitglieder”.

Die freigegebenen Gruppen und Personen können die archivierten E-Mails anschließend ebenfalls im Chat durchsuchen. Du kannst den Zugriff jederzeit wieder anpassen oder ganz zurücknehmen, indem du erneut den Teilen-Dialog öffnest und einzelne Einträge entfernst.

Datenquelle verwalten

Detailansicht

Klicke auf deine Mail-Archiv-Datenquelle, um die Detailansicht zu öffnen:

Mail-Liste: alle indexierten Nachrichten mit Status und Datum
Statistiken: Anzahl indexierter, ausstehender und fehlerhafter Nachrichten
Jetzt synchronisieren: manuellen Abgleich auslösen

Einstellungen ändern

Server und Benutzername stehen fest, sie lassen sich nachträglich nicht ändern. Für einen anderen Zugang legst du eine neue Datenquelle an. Ordner-Auswahl und die übrigen Optionen kannst du dagegen jederzeit anpassen. Eine geänderte Ordner-Auswahl löst eine erneute Indexierung aus. Bereits eingelesene Mails aus einem ausgenommenen Ordner verschwinden dabei aus der Suche. Lässt du das Passwortfeld beim Bearbeiten leer, bleibt das gespeicherte Passwort unverändert.

Datenquelle löschen

Öffne die Detailansicht der Datenquelle
Scrolle nach unten zur Gefahrenzone
Klicke auf „Datenquelle löschen”

Beim Löschen werden alle indexierten Daten entfernt. Die E-Mails im MailStore-Archiv selbst bleiben unverändert.