Sicherheit & MFA

Einstellungen → Sicherheit

Hier verwaltest du dein Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA). Die MFA-Richtlinien für den gesamten Workspace legen Administratoren unter Einstellungen → Workspace fest.

Passwort ändern

1. Gib dein aktuelles Passwort ein
2. Gib ein neues Passwort ein, das die angezeigten Anforderungen erfüllt
3. Bestätige das neue Passwort durch erneute Eingabe
4. Falls MFA aktiviert ist: Gib zusätzlich deinen aktuellen Authenticator-Code ein (6-stellig)
5. Klicke auf „Passwort ändern”

Hinweis: Wenn dein Unternehmen die Anmeldung über Microsoft 365 oder Google Workspace nutzt, verwaltest du dein Passwort dort und nicht in 9brains. Mehr dazu in den Abschnitten weiter unten und unter Microsoft-Freigabe.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA)

MFA schützt dein Konto mit einem zusätzlichen Sicherheitsfaktor. Neben deinem Passwort benötigst du einen Passkey (Fingerabdruck, Gesicht, Geräte-PIN oder Sicherheitsschlüssel) oder einen zeitbasierten Code aus einer Authenticator-App (z.B. Microsoft Authenticator, Google Authenticator oder Authy).

Status: Oben auf der Seite siehst du, ob MFA für dein Konto aktiviert oder deaktiviert ist.

MFA einrichten

1. Klicke auf „Passkey hinzufügen” oder in der Zeile Authenticator-App auf „Einrichten”
2. Du wirst zur Einrichtungsseite weitergeleitet
3. Scanne den angezeigten QR-Code mit deiner Authenticator-App
4. Gib den generierten Code ein, um die Einrichtung abzuschließen

Ab sofort wirst du bei jeder Anmeldung nach dem Authenticator-Code gefragt.

Lege danach Wiederherstellungscodes an und bewahre sie sicher auf: Mit einem Code kommst du ohne dein Gerät in dein Konto, ohne Codes kann dich nur noch dein Admin wieder freischalten („MFA zurücksetzen” in der Benutzerverwaltung).

MFA deaktivieren

Wenn MFA nicht von deinem Unternehmen erzwungen wird, kannst du es deaktivieren:

1. Klicke auf „MFA deaktivieren”
2. Gib dein Passwort und deinen aktuellen Authenticator-Code ein
3. Bestätige die Deaktivierung, dabei werden auch deine Passkeys und Wiederherstellungscodes entfernt

Hinweis: Wenn dein Unternehmen MFA erzwungen hat, siehst du den Hinweis „MFA kann nicht deaktiviert werden, da es von deinem Unternehmen erzwungen wird”.

MFA-Frist

Wenn ein Administrator MFA zur Pflicht gemacht hat, siehst du möglicherweise eine Frist-Warnung:

„MFA ist erforderlich. Bitte richte die Zwei-Faktor-Authentifizierung bis zum [Datum] ein.“

Richte MFA vor diesem Datum ein, um den Zugang zu deinem Konto nicht zu verlieren. Das gilt auch, wenn du dich mit Microsoft oder Google anmeldest, dein Konto daneben aber ein 9brains-Passwort hat: Mit dem Passwort allein käme sonst jemand am Anbieter vorbei.

Anmeldung über Microsoft 365

Wenn dein Unternehmen Microsoft 365 (Entra ID / Azure AD) nutzt, kann der Administrator die Anmeldung darüber einrichten. In diesem Fall meldest du dich mit deinem Microsoft-Konto bei 9brains an – ein separates 9brains-Passwort ist nicht nötig.

Vorteile:

• Nur eine Anmeldung für alle Dienste (Single Sign-On)
• Passwort-Verwaltung über Microsoft
• MFA-Einstellungen deines Microsoft-Kontos gelten automatisch

Hinweis: Die Einrichtung der Microsoft-365-Anmeldung erfolgt durch den IT-Administrator auf Unternehmensebene. Eine Anleitung dafür findest du unter Microsoft-Freigabe für Administratoren.

Anmeldung über Google Workspace

Wenn dein Unternehmen Google Workspace nutzt, kannst du dich mit deinem Google-Konto bei 9brains anmelden – ein separates 9brains-Passwort ist nicht nötig. Auf der Anmeldeseite und in deiner Einladung findest du dafür die Schaltfläche „Mit Google anmelden”.

Vorteile:

• Nur eine Anmeldung für alle Dienste (Single Sign-On)
• Passwort-Verwaltung über Google
• Die Sicherheitseinstellungen deines Google-Kontos (z.B. Zwei-Faktor-Authentifizierung) gelten automatisch

Hinweis: Ohne Einladung meldest du dich auf der Anmeldeseite mit „Mit Google anmelden“ an. Ist deine Adresse bei 9brains noch unbekannt, fragt 9brains nach deiner Firma und richtet deinen Workspace mit Testzugang ein. Gibt es für die Domain deiner Adresse schon einen Workspace, bittest du stattdessen dessen Admins um eine Einladung. Mit Microsoft geht das genauso.

Anmeldung mit Apple

Mit deiner Apple-ID meldest du dich über „Mit Apple anmelden“ an, ein 9brains-Passwort brauchst du nicht. Registrieren kannst du dich ebenso, wie oben bei Google beschrieben. Verbirgst du bei Apple deine E-Mail-Adresse, bekommt 9brains eine Adresse von Apple, die auf @privaterelay.appleid.com endet; unsere E-Mails leitet Apple an dein Postfach weiter.

MFA-Richtlinien (nur Administratoren)

Einstellungen → Workspace, nur für Administratoren.

Als Administrator kannst du MFA für alle Nutzer im Workspace verpflichtend machen.

MFA für alle Benutzer erzwingen

1. Aktiviere den Schalter „MFA für alle Benutzer erzwingen”
2. Bestätige die Aktivierung im erscheinenden Dialog

Was passiert dann:

• Alle Nutzer ohne MFA werden aufgefordert, es einzurichten
• Nutzer erhalten eine Frist (Grace Period), innerhalb derer sie MFA aktivieren müssen
• Nutzer können MFA nicht selbst deaktivieren, solange die Erzwingung aktiv ist

Grace Period (Übergangsfrist)

Lege fest, wie viel Zeit Nutzer für die MFA-Einrichtung haben:

• 7 Tage
• 14 Tage
• 30 Tage

Nach Ablauf der Frist können Nutzer ohne MFA nicht mehr auf 9brains zugreifen. Für die Anmeldung mit Microsoft oder Google gilt der zweite Faktor des jeweiligen Anbieters, und 9brains prüft nicht, ob dort einer verlangt wurde.

Benutzer ohne MFA

Eine Liste zeigt dir alle Nutzer, die MFA noch nicht eingerichtet haben, inklusive ihrer individuellen Frist. So behältst du den Überblick und kannst Nutzer bei Bedarf daran erinnern.

Hinterlegte Konten

Deine hinterlegten Konten findest du jetzt unter Einstellungen → Integrationen. Wie du sie prüfst, teilst und erneuerst, steht unter Konten.