Benutzerverwaltung

Nur für Administratoren.

Einstellungen → Benutzer

Hier verwaltest du alle Nutzer deines Workspaces – vom Einladen über die Rollenvergabe bis zum Entfernen.

Übersicht

Am oberen Rand siehst du die wichtigsten Kennzahlen:

• Aktive Nutzer: Anzahl der Nutzer, die sich bereits angemeldet haben
• Ausstehende Einladungen: Nutzer, die eingeladen aber noch nicht beigetreten sind
• Lizenzen: Verteilung der Lizenztypen (Pro, Business, Knowledge Only)

Benutzer einladen

1. Klicke auf „Benutzer einladen”
2. Fülle das Formular aus:

Feld	Beschreibung	Pflicht
E-Mail	Die E-Mail-Adresse des neuen Nutzers	Ja
Rolle	User oder Admin	Ja
Lizenztyp	Business, Pro oder Knowledge Only	Ja
Gruppen	Optional: Gruppen, denen der Nutzer zugewiesen wird	Nein

3. Klicke auf „Einladung senden”

Der eingeladene Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Rollen

Rolle	Beschreibung
User	Standardrolle. Kann den Chat nutzen, persönliche Einstellungen anpassen und eigene Tools erstellen
Admin	Kann zusätzlich Benutzer verwalten, Gruppen erstellen, KI-Modelle konfigurieren und MFA-Richtlinien festlegen

Lizenztypen

Lizenztyp	Beschreibung
Business	Voller Zugriff auf alle Funktionen inklusive Integrationen und Tools
Pro	Zugriff auf Chat und Wissensbasen
Knowledge Only	Eingeschränkter Zugriff, primär für Wissensmanagement

Benutzertabelle

Die Tabelle zeigt alle Nutzer mit folgenden Informationen:

• Name – Vollständiger Name (bei dir selbst steht ein „(Sie)“-Zusatz)
• E-Mail – E-Mail-Adresse
• Rolle – Admin oder User
• Lizenz – Business, Pro oder Knowledge Only
• Letzte Aktivität – Wann der Nutzer zuletzt aktiv war (z.B. „Vor 2 Stunden”, „Gestern”)
• Gruppen – Zugewiesene Gruppen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet rechts den Bereich mit den Details dieses Nutzers: dort bearbeitest du ihn und findest alle Aktionen, die nur einzeln funktionieren.

Status eingeladener Nutzer

Eingeladene Nutzer werden mit dem Status „Eingeladen” angezeigt. Zusätzlich siehst du:

• Einen Countdown, wann die Einladung abläuft
• Einen Button „Erneut einladen”, falls die Einladung abgelaufen ist
• Einen Button zum Kopieren des Einladungslinks

Eine Einladung ist 30 Tage gültig. Danach schickst du über „Erneut einladen” einen frischen Link, der alte funktioniert dann nicht mehr.

Gäste aus anderen Workspaces

Lädst du jemanden ein, der bereits ein Konto in einem anderen Workspace hat, wird er nicht neu angelegt, sondern als Gast hinzugefügt. In der Tabelle steht dann ein „Gast”-Hinweis hinter dem Namen. Gedacht ist das für zwei Fälle: ein Partner, der dich in deinem Workspace unterstützt, und Personen, die in mehreren Firmen einer Unternehmensgruppe arbeiten.

Die Lizenz eines Gasts kommt aus seinem eigenen Workspace und wird dort auch bezahlt und verwaltet. Deshalb kannst du seinen Lizenztyp bei dir nicht ändern, das Feld ist im Bearbeiten-Bereich gesperrt. Dasselbe gilt für seinen Namen und das Zurücksetzen seiner Zwei-Faktor-Anmeldung. Was du für ihn festlegst, sind Rolle und Gruppen: die gelten nur in deinem Workspace. Machst du einen Gast zum Admin, ist er das also nur bei dir, nicht in seinem eigenen Workspace.

Was ein Gast bei dir mit den KI-Modellen verbraucht, geht vom Kontingent seines eigenen Workspaces ab und erscheint auch nur dort in der Nutzungsanalyse. Umgekehrt zählt bei dir, was deine eigenen Leute als Gast in anderen Workspaces verbrauchen.

Sein Status reist mit: Ist er in seinem eigenen Workspace ein Testnutzer, gelten die Grenzen der Testphase auch bei dir. Ist sein eigener Workspace gesperrt, etwa weil die Testphase abgelaufen ist oder eine Rechnung offen steht, meldet er sich stattdessen direkt bei dir an, sofern er dort noch Zugang hat. Hat er nirgends mehr einen aktiven Workspace, bleibt er ausgesperrt.

Wer in mehreren Workspaces arbeitet, wechselt oben links über die Workspace-Auswahl zwischen ihnen. Chats, Wissensbasen und Agenten bleiben dabei getrennt: jeder Workspace zeigt nur seine eigenen Inhalte.

Benutzer bearbeiten

Klicke auf die Zeile des Nutzers. Rechts öffnet sich sein Detail-Bereich. Du kannst ändern:

• Vorname und Nachname
• Rolle (User oder Admin) – du kannst deine eigene Rolle nicht ändern
• Lizenztyp
• Gruppen – Gruppen hinzufügen oder entfernen

Die E-Mail-Adresse kann nicht geändert werden.

Mehrere Nutzer auf einmal

Setze links in der Tabelle Häkchen bei mehreren Nutzern. Oben erscheint eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Nutzer und den Aktionen „Lizenz ändern”, „Deaktivieren” und „Entfernen”.

Solange mindestens ein Häkchen gesetzt ist, arbeitest du an der Auswahl: ein Klick auf eine Zeile setzt dann ihr Häkchen, statt den Detail-Bereich zu öffnen. Über „Auswahl aufheben” kommst du zurück.

Bei deinem eigenen Eintrag gibt es kein Häkchen. Keine dieser Aktionen lässt sich auf dich selbst anwenden, und deine eigene Lizenz änderst du in deinem Detail-Bereich.

Lizenzen ändern

Im Dialog wählst du den Ziel-Lizenztyp. Vor dem Bestätigen siehst du eine Vorschau:

• Wie viele Nutzer betroffen sind. Nutzer, die den Ziel-Lizenztyp schon haben, werden übersprungen.
• Wie viele Lizenzen zusätzlich gebucht werden müssen, falls in deinem Abo nicht genügend freie vorhanden sind.
• Die Zusatzkosten pro Abrechnungszeitraum.

Lizenzen entziehen

Wähle als Ziel „Keine Lizenz”, um mehreren Nutzern die Lizenz auf einmal zu entziehen. Das kostet nichts: die Plätze bleiben in deinem Abo gebucht und stehen für die nächste Zuweisung bereit. Willst du die Plätze wirklich abbauen, passe dein Abo unter Abrechnung an.

Nutzer ohne Lizenz behalten ihren Zugang zum Konto, können aber die lizenzpflichtigen Funktionen nicht mehr nutzen.

MFA zurücksetzen

Klicke auf „MFA zurücksetzen” im Detail-Bereich eines aktiven Nutzers. Damit wird die MFA-Einrichtung des Nutzers gelöscht. Der Nutzer muss MFA bei der nächsten Anmeldung neu einrichten.

Einsatzzweck: Wenn ein Nutzer sein Authenticator-Gerät verloren hat oder eine neue Authenticator-App verwenden möchte.

Benutzer entfernen

Klicke auf „Entfernen” im Detail-Bereich des Nutzers, oder wähle mehrere Nutzer per Häkchen aus und nutze „Entfernen” in der Leiste oben. Es erscheint ein Bestätigungsdialog: er nennt alle betroffenen Personen und zeigt, was ihnen gehört und wer es übernimmt.

Bei mehreren Nutzern wird die Frage nach dem neuen Besitzer einmal für alle gestellt. Wen du dort auswählst, der erbt die Agenten, Skills, Projekte, Datenquellen und Integrationen von allen entfernten Personen.

Was niemand sonst nutzt, wechselt nur mit, wenn du „Auch die privaten Inhalte übernehmen” ankreuzt. Ohne dieses Häkchen wird es zusammen mit der Person gelöscht, bei einer Datenquelle samt der bereits indexierten Inhalte. Der Dialog zählt vorher auf, worum es geht.

Die hinterlegten Zugänge der Person werden immer gelöscht, auch mit Häkchen. Sie gehören ihr persönlich und lassen sich nicht weitergeben. Der Dialog nennt dir vorher die Agenten, die dadurch stehen bleiben.

Hinweis: Du kannst dich nicht selbst entfernen. Konnte jemand aus der Auswahl nicht entfernt werden, wird er danach mit Namen und Grund genannt; die übrigen sind trotzdem entfernt.