Benutzerverwaltung

Nur für Administratoren.

Einstellungen → Benutzer

Hier verwaltest du alle Nutzer deines Workspaces – vom Einladen über die Rollenvergabe bis zum Entfernen.

Übersicht

Am oberen Rand siehst du die wichtigsten Kennzahlen:

• Aktive Nutzer: Anzahl der Nutzer, die sich bereits angemeldet haben
• Ausstehende Einladungen: Nutzer, die eingeladen aber noch nicht beigetreten sind
• Lizenzen: Verteilung der Lizenztypen

Benutzer einladen

1. Klicke auf „Benutzer einladen”
2. Fülle das Formular aus:

Feld	Beschreibung	Pflicht
E-Mail	Die E-Mail-Adresse des neuen Nutzers	Ja
Rolle	User oder Admin	Ja
Lizenztyp	Max, Business, Pro, Knowledge Only oder Keine Lizenz	Ja
Gruppen	Optional: Gruppen, denen der Nutzer zugewiesen wird	Nein

3. Klicke auf „Einladung senden”

Der eingeladene Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Den Dialog kannst du auch direkt aufrufen: Hängst du /settings/users?invite=1 an die Adresse deines 9brains an, öffnet sich diese Seite gleich mit dem Einladungsdialog. Das eignet sich zum Beispiel als Lesezeichen.

Rollen

Rolle	Beschreibung
User	Standardrolle. Kann den Chat nutzen, persönliche Einstellungen anpassen und eigene Tools erstellen
Admin	Kann zusätzlich Benutzer verwalten, Gruppen erstellen, KI-Modelle konfigurieren und MFA-Richtlinien festlegen

Lizenztypen

Was die Lizenztypen enthalten, steht unter Lizenzen & Abrechnung.

Beitrittsanfragen

Hat dein Workspace eine Firmen-Domain bestätigt, bekommt niemand mit einer Adresse auf dieser Domain mehr einen eigenen Workspace. Wer sich selbst bei 9brains registriert und seine E-Mail-Adresse bestätigt, gibt nur noch Vor- und Nachnamen ein und schickt damit eine Beitrittsanfrage an euch. Alle Admins deines Workspaces bekommen dazu eine E-Mail. Die Person selbst erfährt nicht, an welchen Workspace ihre Anfrage geht.

Offene Anfragen stehen oben auf der Seite unter „Beitrittsanfragen”, mit Name, E-Mail-Adresse und Datum. Gibt es keine, ist der Abschnitt nicht zu sehen.

• Annehmen: Die Person bekommt die normale Einladung per E-Mail und legt dort ihr Passwort fest. Sie kommt als User ohne Lizenz dazu, die Lizenz vergibst du danach wie gewohnt in ihrem Detail-Bereich. Hat die Adresse inzwischen ein Konto in einem anderen Workspace, wird sie als Gast hinzugefügt, sofern jener Workspace eine aktive Lizenz hat. Ist sie schon Mitglied deines Workspaces, wird die Anfrage nur erledigt, ohne E-Mail an die Person.
• Ablehnen: Nach einer Rückfrage bekommt die Person eine kurze E-Mail, dass ihre Anfrage nicht angenommen wurde. Der Name deines Workspaces steht nicht darin.

Lädst du jemanden mit offener Anfrage direkt über „Benutzer einladen” ein, ist die Anfrage damit erledigt und verschwindet aus der Liste.

Benutzertabelle

Die Tabelle zeigt alle Nutzer mit folgenden Informationen:

• Name – Vollständiger Name (bei dir selbst steht ein „(du)“-Zusatz)
• E-Mail – E-Mail-Adresse
• Rolle – Admin oder User
• Lizenz – Max, Business, Pro oder Knowledge Only
• Letzte Aktivität – Wann der Nutzer zuletzt aktiv war (z.B. „Vor 2 Stunden”, „Gestern”)
• Gruppen – Zugewiesene Gruppen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet rechts den Bereich mit den Details dieses Nutzers: dort bearbeitest du ihn und findest alle Aktionen, die nur einzeln funktionieren.

Status eingeladener Nutzer

Eingeladene Nutzer werden mit dem Status „Eingeladen” angezeigt. Zusätzlich siehst du:

• Einen Countdown, wann die Einladung abläuft
• Einen Button „Erneut einladen”, falls die Einladung abgelaufen ist
• Einen Button zum Kopieren des Einladungslinks

Eine Einladung ist 30 Tage gültig. Danach schickst du über „Erneut einladen” einen frischen Link, der alte funktioniert dann nicht mehr.

Gäste aus anderen Workspaces

Lädst du jemanden ein, der bereits ein Konto in einem anderen Workspace hat, wird er nicht neu angelegt, sondern bekommt eine Einladung als Gast. Dabei ist er erst, wenn er sie annimmt, und das geht nur, solange sein eigener Workspace eine aktive Lizenz hat. Bis dahin siehst du von ihm nur die E-Mail-Adresse, im Abschnitt „Ausstehende Gast-Einladungen” über der Tabelle; dort sendest du die Einladung erneut oder ziehst sie zurück, nach 30 Tagen läuft sie ab. Nach dem Annehmen steht er in der Tabelle, mit einem „Gast”-Hinweis hinter dem Namen. Gedacht ist das für zwei Fälle: ein Partner, der dich in deinem Workspace unterstützt, und Personen, die in mehreren Firmen einer Unternehmensgruppe arbeiten.

Die Lizenz eines Gasts kommt aus seinem eigenen Workspace und wird dort auch bezahlt und verwaltet. Deshalb kannst du seinen Lizenztyp bei dir nicht ändern, das Feld ist im Bearbeiten-Bereich gesperrt. Dasselbe gilt für seinen Namen und das Zurücksetzen seiner Zwei-Faktor-Anmeldung. Was du für ihn festlegst, sind Rolle und Gruppen: die gelten nur in deinem Workspace. Machst du einen Gast zum Admin, ist er das also nur bei dir, nicht in seinem eigenen Workspace.

Was ein Gast bei dir mit den KI-Modellen verbraucht, geht vom Kontingent seines eigenen Workspaces ab und erscheint auch nur dort in der Nutzungsanalyse. Umgekehrt zählt bei dir, was deine eigenen Leute als Gast in anderen Workspaces verbrauchen.

Sein Status reist mit: Ist er in seinem eigenen Workspace ein Testnutzer, gelten die Grenzen der Testphase auch bei dir. Ist sein eigener Workspace gesperrt, etwa weil die Testphase abgelaufen ist oder eine Rechnung offen steht, meldet er sich stattdessen direkt bei dir an, sofern er dort noch Zugang hat. Hat er nirgends mehr einen aktiven Workspace, bleibt er ausgesperrt.

Wer in mehreren Workspaces arbeitet, wechselt oben links über die Workspace-Auswahl zwischen ihnen. Chats, Wissensbasen und Agenten bleiben dabei getrennt: jeder Workspace zeigt nur seine eigenen Inhalte. Öffnest du über einen Link oder eine Benachrichtigung einen Chat aus einem anderen deiner Workspaces, der dir gehört oder mit dir geteilt ist, wechselt 9brains von selbst dorthin und sagt dir Bescheid.

Benutzer bearbeiten

Klicke auf die Zeile des Nutzers. Rechts öffnet sich sein Detail-Bereich. Du kannst ändern:

• Vorname und Nachname
• Rolle (User oder Admin) – du kannst deine eigene Rolle nicht ändern
• Lizenztyp
• Gruppen – Gruppen hinzufügen oder entfernen

E-Mail-Adresse ändern

1. Klicke im Detail-Bereich neben der E-Mail-Adresse auf „Ändern”.
2. Trage die neue Adresse ein und klicke auf „Link senden”.

Die Adresse wechselt erst, wenn jemand den Link in der Bestätigungsmail öffnet und dort auf „Bestätigen” klickt. Die Mail geht an die neue Adresse, der Link gilt 72 Stunden. Bis dahin steht die Änderung im Detail-Bereich. Dort kannst du den Link „Erneut senden” (der alte gilt dann nicht mehr) oder die Änderung „Zurückziehen”. Das geht auch für deine eigene Adresse.

Nach der Bestätigung gilt die Anmeldung mit der neuen Adresse sofort, die alte funktioniert nicht mehr. Offene Sitzungen enden sofort, danach meldet sich die Person mit der neuen Adresse an. Passwort, Chats, Agenten und alles andere bleiben erhalten. An die alte Adresse geht ein Hinweis, wer die Änderung veranlasst hat und wie die neue Adresse lautet.

Konten mit Anmeldung über einen Anmeldedienst (SSO): Mit der Bestätigung wird die Verknüpfung zum Anmeldedienst gelöst, sonst würde er die alte Adresse bei jeder Anmeldung zurückschreiben. Die Anmeldung über den Anmeldedienst mit der alten Adresse geht danach nicht mehr. Die Person meldet sich dann auf einem von zwei Wegen an:

• Über den Anmeldedienst, mit einem Konto, dessen Hauptadresse die neue Adresse ist. Ein Alias genügt nicht.
• Mit Passwort. Hat die Person noch keines, vergibt sie es über „Passwort vergessen?“.

Verlangt dein Workspace eine Zwei-Faktor-Anmeldung, richtet die Person sie beim Weg über das Passwort nach der ersten Anmeldung ein, falls sie noch keine hat.

In diesen Fällen lässt sich die Adresse hier nicht ändern:

• Mehrere Workspaces: Das Konto gehört auch zu einem anderen Workspace. Der 9brains-Support kann die Adresse umstellen.
• 9brains-Admins: Ihre Adresse kann nur ein 9brains-Admin ändern.
• Gäste: Die Adresse verwaltet ihr eigener Workspace.
• Eingeladene: Lade die Person mit der richtigen Adresse neu ein.
• Deaktivierte Konten: Aktiviere das Konto zuerst wieder.
• Vergebene Adressen: Eine Adresse, die schon zu einem Konto gehört, lässt sich nicht eintragen.

Mehrere Nutzer auf einmal

Setze links in der Tabelle Häkchen bei mehreren Nutzern. Oben erscheint eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Nutzer und den Aktionen „Lizenz ändern”, „Deaktivieren” und „Entfernen”.

Solange mindestens ein Häkchen gesetzt ist, arbeitest du an der Auswahl: ein Klick auf eine Zeile setzt dann ihr Häkchen, statt den Detail-Bereich zu öffnen. Über „Auswahl aufheben” kommst du zurück.

Bei deinem eigenen Eintrag gibt es kein Häkchen, ebenso bei 9brains-Admins, deren Konto nur ein 9brains-Admin verwaltet. Keine dieser Aktionen lässt sich auf dich selbst anwenden, und deine eigene Lizenz änderst du in deinem Detail-Bereich.

Lizenzen ändern

Im Dialog wählst du den Ziel-Lizenztyp. Vor dem Bestätigen siehst du eine Vorschau:

• Wie viele Nutzer betroffen sind. Nutzer, die den Ziel-Lizenztyp schon haben, werden übersprungen.
• Wie viele Lizenzen zusätzlich gebucht werden müssen, falls in deinem Abo nicht genügend freie vorhanden sind.
• Die Zusatzkosten pro Abrechnungszeitraum.

Lizenzen entziehen

Wähle als Ziel „Keine Lizenz”, um mehreren Nutzern die Lizenz auf einmal zu entziehen. Das kostet nichts: die Plätze bleiben in deinem Abo gebucht und stehen für die nächste Zuweisung bereit. Willst du die Plätze wirklich abbauen, passe dein Abo unter Abrechnung an.

Nutzer ohne Lizenz behalten ihren Zugang zum Konto, können aber die lizenzpflichtigen Funktionen nicht mehr nutzen.

MFA zurücksetzen

Klicke auf „MFA zurücksetzen” im Detail-Bereich eines aktiven Nutzers, bei einem 9brains-Admin kann das nur ein 9brains-Admin. Damit wird die MFA-Einrichtung des Nutzers gelöscht (Authenticator-App, Passkeys, Wiederherstellungscodes). Erzwingt dein Workspace MFA, muss der Nutzer es bei der nächsten Anmeldung neu einrichten. Sonst meldet er sich danach nur mit Passwort an, bis er MFA selbst wieder einrichtet.

Einsatzzweck: Wenn ein Nutzer sein Authenticator-Gerät verloren hat oder eine neue Authenticator-App verwenden möchte.

Benutzer entfernen

Klicke auf „Entfernen” im Detail-Bereich des Nutzers, oder wähle mehrere Nutzer per Häkchen aus und nutze „Entfernen” in der Leiste oben. Es erscheint ein Bestätigungsdialog: er nennt alle betroffenen Personen und zeigt, was ihnen gehört und wer es übernimmt, und wen du nicht entfernen kannst, etwa einen 9brains-Admin, dessen Konto dabei gelöscht würde.

Bei mehreren Nutzern wird die Frage nach dem neuen Besitzer einmal für alle gestellt. Wen du dort auswählst, der erbt die Agenten, Skills, Projekte, Datenquellen und Integrationen von allen entfernten Personen.

Integrationen wechseln immer mit, samt ihren Freigaben, Fähigkeiten und Firmenkonten; gelöscht werden nur die persönlichen Konten, die die Person daran hinterlegt hat. Was sonst niemand nutzt, wechselt nur mit, wenn du „Auch die privaten Inhalte übernehmen” ankreuzt. Ohne dieses Häkchen wird es zusammen mit der Person gelöscht, bei einer Datenquelle samt der bereits indexierten Inhalte. Der Dialog zählt vorher auf, worum es geht.

Die persönlichen Konten der Person werden gelöscht, auch mit Häkchen, und mit ihnen der Zugang aller, mit denen sie geteilt waren. Der Dialog listet sie mit ihrer Integration auf. Soll ein Konto bleiben, etwa ein Postfach, das ein Kollege weiterführt, wählst du dort eine Person, die es übernimmt; das Konto wird ihr übergeben, und wer es geteilt bekommen hat, nutzt es weiter. Agenten, die an dieselbe Person gehen, arbeiten weiter damit; auf anderen Agenten ruht es, bis diese Person es dort bestätigt. Firmenkonten bleiben ohnehin bestehen. Der Dialog nennt dir vorher die Agenten, die durch gelöschte Konten stehen bleiben.

Hinweis: Du kannst dich nicht selbst entfernen. Konnte jemand aus der Auswahl nicht entfernt werden, wird er danach mit Namen und Grund genannt; die übrigen sind trotzdem entfernt.