Benutzerverwaltung

Nur für Administratoren.

Einstellungen → Benutzer

Hier verwaltest du alle Nutzer deines Workspaces – vom Einladen über die Rollenvergabe bis zum Entfernen.

Übersicht

Am oberen Rand siehst du die wichtigsten Kennzahlen:

• Aktive Nutzer: Anzahl der Nutzer, die sich bereits angemeldet haben
• Ausstehende Einladungen: Nutzer, die eingeladen aber noch nicht beigetreten sind
• Lizenzen: Verteilung der Lizenztypen (Pro, Business, Knowledge Only)

Benutzer einladen

1. Klicke auf „Benutzer einladen”
2. Fülle das Formular aus:

Feld	Beschreibung	Pflicht
E-Mail	Die E-Mail-Adresse des neuen Nutzers	Ja
Rolle	User oder Admin	Ja
Lizenztyp	Business, Pro oder Knowledge Only	Ja
Gruppen	Optional: Gruppen, denen der Nutzer zugewiesen wird	Nein

3. Klicke auf „Einladung senden”

Der eingeladene Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Rollen

Rolle	Beschreibung
User	Standardrolle. Kann den Chat nutzen, persönliche Einstellungen anpassen und eigene Tools erstellen
Admin	Kann zusätzlich Benutzer verwalten, Gruppen erstellen, KI-Modelle konfigurieren und MFA-Richtlinien festlegen

Lizenztypen

Lizenztyp	Beschreibung
Business	Voller Zugriff auf alle Funktionen inklusive Integrationen und Tools
Pro	Zugriff auf Chat und Wissensbasen
Knowledge Only	Eingeschränkter Zugriff, primär für Wissensmanagement

Benutzertabelle

Die Tabelle zeigt alle Nutzer mit folgenden Informationen:

• Name – Vollständiger Name (bei dir selbst steht ein „(Sie)“-Zusatz)
• E-Mail – E-Mail-Adresse
• Rolle – Admin oder User
• Lizenz – Business, Pro oder Knowledge Only
• Letzte Aktivität – Wann der Nutzer zuletzt aktiv war (z.B. „Vor 2 Stunden”, „Gestern”)
• Gruppen – Zugewiesene Gruppen
• Aktionen – Bearbeiten, MFA zurücksetzen, Entfernen

Status eingeladener Nutzer

Eingeladene Nutzer werden mit dem Status „Eingeladen” angezeigt. Zusätzlich siehst du:

• Einen Countdown, wann die Einladung abläuft
• Einen Button „Erneut einladen”, falls die Einladung abgelaufen ist
• Einen Button zum Kopieren des Einladungslinks

Eine Einladung ist 30 Tage gültig. Danach schickst du über „Erneut einladen” einen frischen Link, der alte funktioniert dann nicht mehr.

Gäste aus anderen Workspaces

Lädst du jemanden ein, der bereits ein Konto in einem anderen Workspace hat, wird er nicht neu angelegt, sondern als Gast hinzugefügt. In der Tabelle steht dann ein „Gast”-Hinweis hinter dem Namen. Gedacht ist das für zwei Fälle: ein Partner, der dich in deinem Workspace unterstützt, und Personen, die in mehreren Firmen einer Unternehmensgruppe arbeiten.

Die Lizenz eines Gasts kommt aus seinem eigenen Workspace und wird dort auch bezahlt und verwaltet. Deshalb kannst du seinen Lizenztyp bei dir nicht ändern, das Feld ist im Bearbeiten-Bereich gesperrt. Was du für ihn festlegst, sind Rolle und Gruppen: die gelten nur in deinem Workspace.

Sein Status reist mit: Ist er in seinem eigenen Workspace ein Testnutzer, gelten die Grenzen der Testphase auch bei dir. Ist sein eigener Workspace gesperrt, etwa weil die Testphase abgelaufen ist oder eine Rechnung offen steht, kann er auch in deinem Workspace nicht arbeiten. Das löst sich erst, wenn sein eigener Workspace wieder aktiv ist.

Wer in mehreren Workspaces arbeitet, wechselt oben links über die Workspace-Auswahl zwischen ihnen. Chats, Wissensbasen und Agenten bleiben dabei getrennt: jeder Workspace zeigt nur seine eigenen Inhalte.

Benutzer bearbeiten

Klicke auf „Bearbeiten” im Aktionen-Menü eines Nutzers. Du kannst ändern:

• Vorname und Nachname
• Rolle (User oder Admin) – du kannst deine eigene Rolle nicht ändern
• Lizenztyp
• Gruppen – Gruppen hinzufügen oder entfernen

Die E-Mail-Adresse kann nicht geändert werden.

Lizenzen für mehrere Nutzer ändern

Setze links in der Tabelle Häkchen bei mehreren Nutzern. Oben erscheint eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Nutzer und dem Button „Lizenz ändern”.

Im Dialog wählst du den Ziel-Lizenztyp. Vor dem Bestätigen siehst du eine Vorschau:

• Wie viele Nutzer betroffen sind. Nutzer, die den Ziel-Lizenztyp schon haben, werden übersprungen.
• Wie viele Lizenzen zusätzlich gebucht werden müssen, falls in deinem Abo nicht genügend freie vorhanden sind.
• Die Zusatzkosten pro Abrechnungszeitraum.

Lizenzen entziehen

Wähle als Ziel „Keine Lizenz”, um mehreren Nutzern die Lizenz auf einmal zu entziehen. Das kostet nichts: die Plätze bleiben in deinem Abo gebucht und stehen für die nächste Zuweisung bereit. Willst du die Plätze wirklich abbauen, passe dein Abo unter Abrechnung an.

Nutzer ohne Lizenz behalten ihren Zugang zum Konto, können aber die lizenzpflichtigen Funktionen nicht mehr nutzen.

MFA zurücksetzen

Klicke auf „MFA zurücksetzen” im Aktionen-Menü eines aktiven Nutzers. Damit wird die MFA-Einrichtung des Nutzers gelöscht. Der Nutzer muss MFA bei der nächsten Anmeldung neu einrichten.

Einsatzzweck: Wenn ein Nutzer sein Authenticator-Gerät verloren hat oder eine neue Authenticator-App verwenden möchte.

Benutzer entfernen

Klicke auf „Entfernen” im Aktionen-Menü. Es erscheint ein Bestätigungsdialog mit dem Namen des Nutzers und der Anzahl der Workspaces, in denen er Mitglied ist.

Hinweis: Du kannst dich nicht selbst entfernen.