Apps: Eigene Werkzeuge im Chat bauen lassen

Eine App ist ein kleines Werkzeug für eine konkrete Aufgabe in deinem Team: ein Vertriebs-Cockpit mit den Umsätzen aus eurer Datenbank, eine Übersicht über Objekte oder Termine, eine Liste, die mehrere gemeinsam pflegen. Du beschreibst im Chat, was sie können soll. Der Assistent baut die App, prüft sie selbst und veröffentlicht sie. Danach öffnest du sie wie jede andere Seite in 9brains.

Apps findest du im Bereich Apps in der Seitenleiste. Sie sind mit einer Business-Lizenz verfügbar.

Im Video entsteht aus einem Satz im Chat ein Service-Leitstand: eine Karte mit allen Maschinen aus dem ERP, beim Klick auf einen Fall die Lösung aus dem Wartungshandbuch und der Lagerbestand, dazu eine Wochenplanung für das Serviceteam.

Was eine App kann und was nicht

Eine App ist dafür da, Daten anzuzeigen und in kleinem Rahmen zu pflegen:

• Anzeigen: Tabellen, Kennzahlen und Diagramme (Balken, Linien, Torten, Zeitverläufe). Ein Klick auf einen Balken kann in die Details führen.
• Eigene Einträge: Die App hat eine eigene kleine Datenhaltung. Was jemand einträgt, sehen und ändern alle, mit denen die App geteilt ist, und es bleibt beim Weiterentwickeln erhalten.
• Live-Daten: Die App liest aktuelle Zahlen direkt aus euren Integrationen, zum Beispiel aus einer Datenbank (PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle), aus Microsoft 365, Notion, Asana, HubSpot, Jira oder Lexware. Die Daten werden nicht kopiert, die App zeigt immer den aktuellen Stand.

Was eine App bewusst nicht ist:

• Keine öffentliche Website. Eine App sehen nur Personen aus deinem Workspace, mit denen sie geteilt ist. Kundinnen, Kunden und die Öffentlichkeit haben keinen Zugang.
• Kein Zugriff auf beliebige Internetadressen. Eine App spricht nur mit ihren eigenen Einträgen und den Integrationen, für die du ihr zugestimmt hast. Bilder oder Schriften von fremden Seiten lädt sie nicht.
• Keine eigenen Schlüssel in der App. Eine App fragt nie nach API-Schlüsseln oder Passwörtern. Der Zugang kommt immer aus den Konten, denen die Person, die die App gerade benutzt, für diese App zugestimmt hat.
• Keine große Anwendung. Eine App ist ein Bildschirm für eine Aufgabe. Braucht sie mehrere Ansichten, bekommt sie Reiter.

Beispiele

Was sich als App lohnt, sind Aufgaben, bei denen immer wieder jemand dieselben Zahlen zusammensucht oder eine Liste herumgeschickt wird. Zu jedem Beispiel steht, woher die Daten kommen, und eine Formulierung, mit der du im Chat anfangen kannst.

Entwicklungs-Übersicht

Liest aus Jira, welche Tickets kürzlich abgeschlossen wurden, welche gerade im Test sind, welche in Entwicklung und was als Nächstes geplant ist. So sehen auch Kolleginnen und Kollegen, die kein Jira haben oder sich darin nicht auskennen, auf einen Blick, wo das Team steht und was sich zuletzt geändert hat.

• Daten: live aus Jira. Damit die anderen kein eigenes Jira-Konto brauchen, teilst du dein Jira-Konto mit ihnen. Sie stimmen dann beim ersten Öffnen nur noch zu und sehen dieselben Tickets wie du.
• Im Chat: „Bau mir eine App, die aus unserem Jira-Projekt zeigt, was in den letzten zwei Wochen fertig geworden ist, was im Test und was in Entwicklung ist und was als Nächstes ansteht. Sie ist für Kollegen gedacht, die Jira nicht kennen, also bitte ohne Ticket-Jargon.”

Vertriebs-Cockpit

Umsatz, Lizenzen und Marge je Kunde, dazu die Aufgaben, die im Vertrieb gerade anstehen, direkt mit der Telefonnummer zum Anrufen.

• Daten: Zahlen live aus eurer Datenbank (PostgreSQL, Microsoft SQL Server oder Oracle), die offenen Aufgaben samt Kontaktdaten live aus eurem CRM, etwa Brevo. Notizen zu einzelnen Kunden speichert die App als eigene Einträge.
• Im Chat: „Bau mir ein Vertriebs-Cockpit: Umsatz und Marge je Kunde im laufenden Jahr aus unserer Datenbank, sortierbar, und darunter alle offenen Vertriebsaufgaben aus Brevo mit Fälligkeit, Kontakt und Telefonnummer zum Anklicken.”

Geteilte Aufgabenliste oder Kanban-Board

Eine gemeinsame Liste oder ein Board mit Spalten wie „Offen”, „In Arbeit” und „Erledigt”, in dem das Team Aufgaben anlegt, verschiebt und abhakt. Die App kann auch mehrere bestehende Listen an einem Ort zusammenführen, etwa die Aufgaben aus zwei Tools, die verschiedene Teams benutzen.

• Daten: so, wie es für euch passt: als eigene Einträge der App oder live aus einem System, in dem die Aufgaben schon liegen, zum Beispiel einer SharePoint-Liste oder Microsoft To Do über Microsoft 365, Jira, Asana oder Notion.
• Im Chat: „Bau mir ein Kanban-Board für unser Team mit den Spalten Offen, In Arbeit und Erledigt. Jeder soll Aufgaben anlegen, einer Person zuweisen und per Klick weiterschieben können.”

Objekt-Board für Makler

Alle Objekte mit Status (frei, reserviert, verkauft), Ansprechpartner und nächstem Termin, gemeinsam gepflegt vom ganzen Büro.

• Daten: eigene Einträge der App. Wer mit onOffice arbeitet, kann die Objekte von dort lesen lassen.
• Im Chat: „Bau mir ein Board für unsere Objekte mit Adresse, Status und nächstem Besichtigungstermin. Den Status sollen alle im Büro ändern können.”

Belegungsübersicht

Welche Zimmer oder Besprechungsräume diese Woche belegt sind, als Plan auf einen Blick.

• Daten: im Hotel live aus ibelsa, für Besprechungsräume als eigene Einträge, die jeder selbst einträgt.
• Im Chat: „Bau mir eine Wochenübersicht unserer drei Besprechungsräume, in der jeder eine Buchung mit Name und Uhrzeit eintragen kann.”

Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht

Wer ist wann nicht da, als Kalender für das Team, damit Urlaube nicht kollidieren.

• Daten: eigene Einträge der App.
• Im Chat: „Bau mir eine Abwesenheitsübersicht für unser Team: Jeder trägt Urlaub, Schulung oder Krankheit mit Zeitraum ein, und ein Monatskalender zeigt, wann wie viele fehlen.”

Schulungs- und Prüfungs-App

Multiple-Choice-Fragen zu einem Thema, etwa zur Unterweisung neuer Mitarbeitender, mit Auswertung, wer bestanden hat und welche Fragen oft falsch beantwortet werden.

• Daten: eigene Einträge der App, für die Fragen und für die Ergebnisse.
• Im Chat: „Bau mir eine Prüfungs-App mit 20 Multiple-Choice-Fragen zur Arbeitssicherheit. Die Fragen füge ich dir unten ein. Am Ende soll jeder sein Ergebnis sehen, und ich brauche eine Auswertung je Frage.”

Offene Posten

Fällige und überfällige Rechnungen, nach Kunde und Alter sortiert, damit die Buchhaltung das Mahnen im Blick behält.

• Daten: live aus eurer Buchhaltung, etwa Lexware Office oder sevdesk, dazu als eigene Einträge, wer sich um welchen Posten kümmert.
• Im Chat: „Bau mir eine Übersicht der offenen Rechnungen aus Lexware Office, gruppiert nach Tagen überfällig, mit einem Feld, in dem wir eintragen, wer nachfasst.”

Eine App bauen

1. Öffne den Bereich Apps und klicke auf „Neue App”. Alternativ schreibst du in einem normalen Chat einfach, was du brauchst, etwa: „Bau mir eine App, in der wir die Belegung unserer Besprechungsräume pflegen.”
2. Beschreibe, wer die App öffnet und was darauf zu sehen sein soll. Der Assistent stellt zwei, drei Rückfragen und sagt dir dann in wenigen Sätzen, was er baut.
3. Er baut die App, öffnet sie selbst im Browser, schaut sich das Ergebnis an und bessert nach, bis sie fehlerfrei läuft. Jeden Stand, den er prüft, siehst du rechts neben dem Chat als Vorschau, du kannst ihn dort schon ausprobieren. Am Smartphone öffnest du sie mit „Vorschau öffnen” im Chat.
4. Er veröffentlicht die App und nennt dir ihren Namen. Ab dann steht sie im Bereich Apps.

Zunächst siehst nur du die neue App. Mit anderen teilst du sie auf ihrer Seite.

Zum Bauen brauchst du das Gruppenrecht „Apps erstellen”. Standardmäßig haben das alle Mitglieder, Administratoren können es in den Gruppen-Berechtigungen auf einzelne Gruppen beschränken. Wer das Recht nicht hat, sieht die Apps, die mit ihm geteilt sind, und kann sie benutzen, bekommt aber keine Knöpfe zum Bauen und Weiterentwickeln.

Was du vorher klären solltest

Eine App wird so gut wie die Beschreibung, die du mitgibst. Drei Fragen lohnen sich:

• Wer öffnet sie und wozu? „Ich schaue morgens drauf” ergibt eine andere App als „wir pflegen dort täglich Zahlen ein”.
• Was genau steht auf dem Bildschirm? Nenne die echten Spalten, Status und Kennzahlen. Am besten fügst du ein paar Beispielzeilen ein.
• Woher kommen die Daten, und haben die anderen Zugriff darauf? Wer die App benutzen soll, braucht Zugang zu derselben Integration (siehe unten). Kläre das, bevor du die App an eine ganze Abteilung gibst.

Soll die App auch am Smartphone benutzt werden, sag es dazu. Der Assistent prüft sie dann zusätzlich in Handy-Breite.

Wenn der Assistent von sich aus eine Ansicht baut

Manche Antworten benutzt man besser, als dass man sie liest: ein Tilgungsplan, den du mit verschiedenen Zinssätzen durchspielen willst, oder Umsätze, zwischen deren Regionen du umschalten möchtest. Dann baut der Assistent neben seiner Antwort von sich aus eine kleine Ansicht und zeigt sie rechts neben dem Chat.

Solch eine Ansicht ist eine App, die noch nicht gespeichert ist. Sie steht nicht im Bereich Apps und lässt sich nicht teilen. Willst du sie behalten, klicke über der Ansicht auf „Als App speichern”. Der Assistent prüft sie noch einmal und speichert sie, ab dann ist sie eine App wie jede andere. Nicht gespeicherte Ansichten löscht 9brains nach 30 Tagen.

Das gilt nur für alle, die das Gruppenrecht „Apps erstellen” haben.

Welche Konten eine App benutzt

Liest eine App Daten aus einer Integration, entscheidet jede Person, die sie benutzt, einmal, welche ihrer Konten die App dafür benutzen darf. Der Dialog nennt, wofür die App die Daten braucht, zum Beispiel „Liest die Umsätze des laufenden Monats aus deiner Datenbank”, und zeigt darunter die passenden Konten zum Ankreuzen, jeweils mit Adresse und Besitzer: deine eigenen, Konten, die Kolleginnen und Kollegen mit dir teilen („Konto von …“), und Firmenkonten. Du kannst auch mehrere ankreuzen, etwa dein eigenes Postfach und ein Team-Postfach. Hast du nur ein passendes Konto, ist es schon angekreuzt. Zustimmen kannst du, sobald bei jeder Integration mindestens ein Konto angekreuzt ist. Teile von 9brains, für die du kein Konto brauchst, etwa das Wissensmanagement, sind in deiner Zustimmung einfach mit enthalten.

Eine App kommt nur an die Konten, denen du zustimmst. Innerhalb eines solchen Kontos reicht sie so weit wie dein eigener Zugang, sie kann dort also auch Daten ändern, wenn sie dafür gebaut ist. Schreibende Zugriffe baut der Assistent nur ein, wenn du das ausdrücklich möchtest. Wird ein Konto gelöscht oder nicht mehr mit dir geteilt, endet auch deine Zustimmung dafür: Die App weicht nicht still auf ein anderes Konto aus, sondern fragt beim nächsten Öffnen neu.

• Beim Bauen erscheint der Dialog für deine Zustimmung direkt im Chat. Du klickst dort auf „Zustimmen”, und der Assistent macht von selbst weiter. Das klappt auch, wenn du die Vorschau in einem eigenen Fenster geöffnet hast und dort zustimmst.
• Beim Weiterentwickeln fragt 9brains nur nach Integrationen, die neu dazukommen. Für alle anderen, die die App schon benutzen, gilt dasselbe: Sie werden beim nächsten Öffnen nach der neuen Integration gefragt, aber erst, wenn die neue Version veröffentlicht ist. Bis dahin läuft für sie die bisherige Version mit den bisherigen Konten weiter.
• Braucht eine neue Version ein Konto nicht mehr, bleibt deine Zustimmung dafür bestehen. Unter Einstellungen → Integrationen steht am Konto dann, dass die aktuelle Version es nicht nutzt. Kehrt die App zu einer Version zurück, die es wieder braucht, musst du nicht erneut zustimmen.
• Kolleginnen und Kollegen werden beim ersten Öffnen gefragt, etwa mit „Vertriebs-Cockpit“ braucht deine Zustimmung. Mit „Zustimmen und öffnen” geht es direkt in die App.

Was die anderen dabei tun müssen, hängt vom Konto ab:

• Geteiltes Konto oder Firmenkonto (zum Beispiel ein gemeinsamer Zugang zum CRM): Kolleginnen und Kollegen kreuzen es an und sehen dieselben Daten wie du.
• Eigenes Konto: Jede Person braucht ein eigenes Konto bei dieser Integration. Fehlt es, zeigt der Dialog, welches, und es lässt sich unter Einstellungen → Integrationen anlegen.
• Dienste mit Anmeldung wie Microsoft 365: Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an. Zwei Personen sehen in derselben App also jeweils ihre eigenen Daten, etwa ihr eigenes Postfach.
• Selbst angebundene Schnittstelle (eine API, die du im Chat angebunden hast): Die App nutzt genau dein Konto dafür. Andere können die App erst öffnen, wenn du dieses Konto mit ihnen teilst.

Welche Datenquellen eine App braucht und welchen Konten du dafür zugestimmt hast, siehst du auf der App-Seite im Tab „Werkzeuge”, als „Zugestimmt:“ mit dem Namen des Kontos, bei mehreren Konten etwa als „Zugestimmt: 2 Konten”. Fehlt deine Zustimmung noch, steht dort „Noch nicht zugestimmt“ mit „Jetzt zustimmen“. „Zustimmung ändern” öffnet denselben Dialog wie beim ersten Öffnen, dort kreuzt du andere Konten an. Mit „Zustimmung zurücknehmen” nimmst du alle deine Zustimmungen für diese App auf einmal zurück.

Außerdem steht jede Zustimmung am Konto selbst: Klapp unter Einstellungen → Integrationen die Integration auf und beim Konto „Apps, die dieses Konto nutzen”. Dort hat jede App eine Zeile mit der Zahl der Personen, die zugestimmt haben; ein Klick darauf zeigt sie mit dem Tag ihrer Zustimmung. Mit „Zurücknehmen” nimmst du eine einzelne Zustimmung zurück. Das geht auch bei einem Konto, das jemand mit dir teilt. Wer ein Konto pflegt, sieht dort die Zustimmungen aller Personen, kann jede zurücknehmen und mit „Für alle zurücknehmen” alle Zustimmungen einer App auf einmal. War es das letzte Konto, dem du für diese Integration zugestimmt hast, fragt die App beim nächsten Öffnen wieder.

Apps öffnen

Klicke im Bereich Apps in der Zeile einer App auf „Öffnen” oder in der Seitenleiste auf die App. Sie öffnet sich im 9brains-Fenster, die Seitenleiste bleibt stehen und zeigt deine Apps unter „Meine Apps” und „Geteilt mit mir”, sodass du mit einem Klick zwischen ihnen wechselst.

Möchtest du eine App neben 9brains in einem eigenen Fenster haben, öffne in der Seitenleiste das Menü mit den drei Punkten neben der App und wähle „In neuem Fenster öffnen”. Das hilft auch, falls dein Browser die App innerhalb von 9brains nicht lädt.

Hell- und Dunkelmodus übernimmt die App von 9brains. Apps funktionieren auch im Browser am Smartphone.

Einträge im Chat pflegen

Die Einträge einer App kannst du auch direkt im Chat lesen und ändern, ohne die App zu öffnen. Das geht bei jeder App, die du benutzen darfst, auch bei Apps, die andere gebaut und mit dir geteilt haben. Schreib einfach, was du brauchst, und nenne die App beim Namen:

• „Trag in der Zeiterfassung 2,5 Stunden für die Müller GmbH ein, Konzept-Workshop, gestern.”
• „Wer ist laut Abwesenheitsübersicht nächste Woche nicht da?”
• „Setz im Objekt-Board die Hauptstraße 3 auf reserviert.”

Der Assistent schaut sich vorher ein paar vorhandene Einträge an, damit neue genauso aussehen wie die übrigen. Was er einträgt, steht in der App unter deinem Namen, als hättest du es dort selbst eingetragen. Hast du die App gerade offen, siehst du den Eintrag nach dem Neuladen.

Auch ein Agent kann die Einträge der Apps lesen und ändern, die sein Besitzer nutzen darf, auch wenn er autonom per Zeitplan läuft. Eine neue App baut ein Agent dagegen nie autonom, das geht nur im Chat.

Bevor der Assistent mehr als eine Handvoll Einträge löscht, sagt er dir, wie viele es sind, und wartet auf deine Bestätigung. Die Einträge gehören allen, die die App benutzen.

Im Chat erreichst du nur die eigenen Einträge einer App. Live-Daten, die eine App aus euren Integrationen anzeigt, fragst du im Chat direkt über die jeweilige Integration ab.

Apps teilen

Auf der Seite einer App (Klick auf ihren Namen) legst du im Tab „Allgemein” im Abschnitt „Freigabe” fest, wer sie benutzen darf. Das funktioniert wie bei Skills und Agenten: eine Zeile je Person oder Gruppe, für alle im Workspace wählst du „Alle Mitglieder”. Jede Zeile bekommt eine Rolle:

Rolle	Was damit möglich ist
App verwenden	Darf die App öffnen, bedienen und ihre Einträge pflegen, auch im Chat.
App bearbeiten	Darf die App zusätzlich im Chat weiterentwickeln und neu veröffentlichen.
App administrieren	Darf zusätzlich Freigaben ändern, den Besitzer wechseln und die App löschen.

Beim Teilen gibst du keine Konten mit. Jede Person wählt beim ersten Öffnen selbst, welche Konten die App benutzen darf, wie oben beschrieben.

Ein kopierter Link auf eine App gibt niemandem Zugriff. Wer den Link öffnet, meldet sich bei 9brains an und sieht die App nur, wenn sie mit ihm geteilt ist.

Apps ändern

Soll eine App etwas Neues können oder anders aussehen, klicke auf „Weiterentwickeln”: in ihrer Zeile im Bereich Apps, oben auf ihrer Seite oder im Menü neben der App in der Seitenleiste. Es öffnet sich ein Chat, in dem du die Änderung beschreibst. Der Assistent ändert nur, worum du bittest, prüft die App wieder und veröffentlicht sie neu. Die Änderung siehst du vorher in der Vorschau neben dem Chat, alle anderen erst nach dem Veröffentlichen. Die Einträge, die ihr in der App gepflegt habt, bleiben erhalten.

Jede Änderung wird als eigene Version der App gespeichert, mit deinem Namen. Jeder Chat arbeitet an seiner eigenen Kopie der App und zeigt daneben seine eigene Vorschau. Was ein Chat ändert, erreicht niemanden sonst, bevor es veröffentlicht ist. Arbeiten zwei Chats gleichzeitig an derselben App, geht dabei nichts verloren: Der Assistent übernimmt, was im anderen Chat schon veröffentlicht wurde, bevor er seine eigene Änderung veröffentlicht. Betreffen beide Änderungen dieselbe Stelle, zeigt er dir, was sich widerspricht, und fragt, wie es zusammenpassen soll.

Alle Versionen stehen auf der App-Seite im Tab „Versionen”: was geändert wurde, von wem und wann, die neueste oben. Die Version, die gerade alle sehen, ist als „Veröffentlicht” markiert. Willst du zu einer früheren Version zurück, wähle in ihrem Menü „Auf diese Version zurücksetzen”. Es öffnet sich ein Chat, in dem du das bestätigst. Der Assistent stellt die App dann so wieder her, wie sie damals war, und veröffentlicht sie. Die Versionen dazwischen bleiben in der Liste, du kannst also auch wieder vorwärts. Die Einträge, die ihr in der App gepflegt habt, setzt das nicht zurück. Den Tab sehen alle, die die App bearbeiten dürfen.

Name und Beschreibung änderst du selbst auf der App-Seite im Tab „Allgemein” unter „Profil”. Der Assistent übernimmt sie beim Weiterentwickeln und überschreibt sie nicht.

Gelöscht wird eine App im Tab „Allgemein” ganz unten. Das dürfen der Besitzer und alle mit der Rolle „App administrieren”. Die App verschwindet dann für alle, zusammen mit allen Einträgen und allen gespeicherten Versionen.

Gut zu wissen

• Änderungen der anderen siehst du, sobald du die App neu lädst. Viele Apps haben dafür einen eigenen Knopf. Ändern zwei Personen denselben Eintrag, gilt die zuletzt gespeicherte Fassung.
• Diagramme passen sich an Hell- und Dunkelmodus und an die Sprache der App an, Zahlen und Monatsnamen erscheinen so, wie ihr sie gewohnt seid.
• Am Smartphone stapeln sich Spalten untereinander und breite Tabellen lassen sich seitlich wischen. Bei Diagrammen mit sehr vielen Werten wird es auf einem schmalen Bildschirm eng.
• Größe: Eine App fasst bis zu 50.000 eigene Einträge und kann bis zu acht Integrationen nutzen. Meist reicht eine.
• Vertrauliches: Die eigenen Einträge einer App sehen alle, mit denen sie geteilt ist. Überleg dir also vor dem Teilen, was darin steht.

Sicherheit

Apps sind von 9brains und voneinander abgeschottet. Daten verlassen 9brains aus einer App heraus nur über die Integrationen, für die du genau dieser App zugestimmt hast.

Wie eine App abgeschottet ist

• Getrennt von 9brains und von anderen Apps. Jede App läuft unter einer eigenen Adresse. Sie kommt nicht an deine 9brains-Anmeldung und nicht an andere Apps. Auch wenn sie im 9brains-Fenster angezeigt wird, kann sie dieses Fenster nicht steuern.
• Keine Verbindung nach draußen. Eine App spricht nur mit ihren eigenen Einträgen und mit den Integrationen, für die du ihr zugestimmt hast. Anfragen an andere Internetadressen, Bilder, Schriften oder Skripte von fremden Seiten blockt der Browser. Im Hintergrund kann eine App deshalb keine Daten an Dritte schicken.
• Integrationen laufen über 9brains. Jeder Aufruf einer Integration geht über 9brains, nur für die Integrationen, die die App angemeldet hat, nur an die Adressen, zu denen das Konto gehört, dem du zugestimmt hast, und nur verschlüsselt. Die Zugangsdaten fügt 9brains erst auf dem Weg zum Dienst hinzu, die App selbst bekommt nie einen Schlüssel oder ein Passwort zu sehen.
• Jede Anfrage wird neu geprüft. Bei jedem Zugriff prüft 9brains erneut, ob du noch Mitglied des Workspace bist, die nötige Lizenz hast, die App mit dir geteilt ist und du dem Konto für sie zugestimmt hast. Wird dir die App entzogen, wirst du aus dem Workspace entfernt, nimmst du eine Zustimmung zurück oder wird das Konto nicht mehr mit dir geteilt, gilt das ab dem nächsten Zugriff, auch in einem Fenster, das seit Stunden offen ist. Meldest du dich bei 9brains ab, bist du auch in den Apps abgemeldet.
• Nur für angemeldete Mitglieder. Eine App ist nicht öffentlich erreichbar. Sie öffnet sich nur für angemeldete Mitglieder deines Workspace, mit denen sie geteilt ist. Ein kopierter Link ändert daran nichts.

Wo die Daten liegen

Die eigenen Einträge einer App liegen in der 9brains-Datenbank, die App selbst im 9brains-Dateispeicher und ihre Versionen in der Versionsverwaltung von 9brains, alle drei wie alle anderen Daten deines Workspace in Deutschland und getrennt von anderen Workspaces. Einzelheiten stehen unter Datenschutz & Datensouveränität. Live-Daten aus Integrationen fragt die App beim Öffnen ab, sie werden nicht in die App kopiert.

Worauf du achten solltest

• Ohne deine Zustimmung kommt eine App an kein Konto. Stimmst du einem zu, reicht sie dort so weit wie dein eigener Zugang: Sie kann über dieses Konto auch Daten ändern oder bei Diensten wie Microsoft 365 etwas senden, wenn sie dafür gebaut ist. An deine übrigen Konten kommt sie nicht. Deshalb nennt der Dialog für die Zustimmung, wofür die App die Daten braucht. Kreuze nur an, was zu diesem Zweck passt, und nimm Zustimmungen zurück, die du nicht mehr brauchst.
• Schreibende Zugriffe gibt es nur auf Wunsch. Der Assistent baut Änderungen an euren Systemen nur ein, wenn du ausdrücklich darum bittest. Bevor du eine App teilst, lohnt trotzdem ein Blick darauf, was sie tut.
• „App bearbeiten” ist Vertrauenssache. Wer eine App weiterentwickeln darf, bestimmt auch, was sie mit den Konten macht, denen andere für sie zugestimmt haben. Vergib diese Rolle nur an Personen, denen du dabei vertraust.
• Fremde Seiten erkennst du. Wie jede Webseite kann eine App eine fremde Seite öffnen, etwa über einen Link. Das passiert nicht unbemerkt, du siehst dann eine andere Seite oder ein neues Fenster. Öffnet eine App unerwartet so eine Seite, gib dort nichts ein und sag dem Besitzer der App Bescheid.

Häufige Fragen

Warum sehe ich keinen Knopf „Neue App”? Dir fehlt das Gruppenrecht „Apps erstellen”. Apps, die mit dir geteilt sind, kannst du trotzdem öffnen und benutzen. Wende dich an einen Administrator deines Workspace, wenn du selbst Apps bauen möchtest.

Eine Kollegin kann meine App nicht öffnen. Woran liegt das? Meist fehlt ihr ein Konto bei einer Integration, die die App braucht. Der Dialog für die Zustimmung sagt ihr, welches. Liegt es an einer Schnittstelle, die du selbst angebunden hast, musst du dein Konto dafür erst mit ihr teilen.

Sehen alle in einer App dieselben Zahlen? Bei den eigenen Einträgen der App ja. Bei Live-Daten aus Integrationen nur dann, wenn alle dasselbe geteilte Konto oder Firmenkonto ankreuzen. Mit eigenen Konten sieht jede Person, worauf sie selbst Zugriff hat.

Was bedeutet „Noch kein Inhalt hinterlegt”? Die App ist angelegt, aber noch nicht fertig gebaut. Mit „App bauen” setzt du den Chat fort.