Tool einrichten & konfigurieren

Ein neues Tool einrichten

Aus einem Template erstellen (empfohlen)

Gehe zu Einstellungen → System-Integrationen
Klicke auf „+ Tool” → „Aus Template”
Wähle ein Template

Was dann passiert, hängt von der Art des Templates ab:

Skill-Templates (z.B. Microsoft 365, DHL Tracking, Google Workspace): Es öffnet sich direkt der Zugangsdaten-Dialog beziehungsweise die Anmeldung beim Anbieter. Nach dem Speichern wird der Zugriff automatisch getestet, fertig. Die hinterlegten Zugangsdaten verwaltest du danach als Verbindung unter Einstellungen → Sicherheit im Abschnitt „Zugangsdaten”.

MCP-Server-Templates (z.B. Notion): Das Tool wird erstellt und der Editor öffnet sich. Folge der Integrations-Anleitung im Tab „Parameter” und schließe die Einrichtung mit „Verbindung testen” ab.

Einen MCP-Server manuell einrichten

Für MCP-Server, die nicht als Template verfügbar sind:

Klicke auf „+ Tool” → „Manueller MCP-Server”
Der Editor öffnet sich
Im Tab „Allgemein”: Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung
Im Tab „Parameter”: Trage die Server-URL ein
Optional: Definiere Parameter, die der Server benötigt (z.B. API-Key, Benutzername)
Klicke auf „Verbindung testen”
Bei Erfolg werden die verfügbaren Fähigkeiten automatisch erkannt

Eigene Skills

Eigene Automatisierungen baust du nicht mehr über die Tool-Verwaltung, sondern direkt im Chat: im Bereich Skills in der Seitenleiste. Dort erstellst du Skills im Gespräch, verbindest sie bei Bedarf mit externen Diensten und teilst sie mit deinem Team. Alle Details unter Skills.

Tool konfigurieren

Klicke in der Tool-Übersicht auf ein Tool, um den Editor zu öffnen. Die Konfiguration ist in mehrere Tabs unterteilt. Welche Tabs sichtbar sind, hängt von der Art des Tools ab: MCP-Server zeigen Allgemein, Parameter, Verbindungen, Teilen, Fähigkeiten und Audit. Skill-Integrationen (aus Skill-Templates) kommen mit Allgemein, Verbindungen und Audit aus; geteilt werden sie über ihre Verbindung.

Tab: Allgemein

Tool aktiviert: Schaltet das Tool ein oder aus. Deaktivierte Tools stehen der KI nicht zur Verfügung.
Name: Anzeigename des Tools (max. 100 Zeichen)
Beschreibung: Kurze Erklärung, wofür das Tool gedacht ist (max. 500 Zeichen)
System-Anweisungen: Hier kannst du der KI mitteilen, wann und wie er dieses Tool einsetzen soll (max. 2.000 Zeichen). Beispiel: „Verwende dieses Tool nur, wenn der Nutzer explizit nach Databricks-Daten fragt.”
Tool löschen: Am Ende der Seite in der Gefahrenzone. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Änderungen werden automatisch gespeichert – ein Speichern-Button ist nicht nötig.

Tab: Parameter

Hier werden die Verbindungseinstellungen konfiguriert.

Für Template-basierte Tools:

Die Parameter-Felder sind vom Template vorgegeben
Trage die erforderlichen Werte ein (z.B. Server-URL)
Geheime Werte (z.B. API-Keys, Passwörter) werden als Verbindung gespeichert: einmal eintragen, danach nicht mehr einsehbar, nur ersetzen oder löschen
Eine Integrations-Anleitung erklärt Schritt für Schritt, was einzutragen ist

Für manuell erstellte MCP-Server:

Server-URL: Die Adresse des MCP-Servers (Pflichtfeld)
Healthcheck-URL: Optionaler Endpunkt zur Verfügbarkeitsprüfung
Parameter definieren: Füge eigene Parameter hinzu (Text, Zahl oder Ja/Nein). Für jeden Parameter kannst du festlegen, wie er an den Server übermittelt wird (als Argument, HTTP-Header oder Query-Parameter).

Verbindung testen:

Klicke auf „Verbindung testen”, um zu prüfen, ob die Verbindung funktioniert:

Erfolg (grünes Häkchen): Die Verbindung steht und die verfügbaren Fähigkeiten wurden erkannt. Die Antwortzeit wird in Millisekunden angezeigt.
Fehlgeschlagen (rotes X): Die Verbindung konnte nicht hergestellt werden. Die Fehlermeldung gibt Hinweise zur Behebung.

Wichtig: Das Tool kann erst aktiviert werden, nachdem die Verbindung erfolgreich getestet wurde.

Tab: Verbindungen

Zeigt die Verbindungen dieses Tools, also die sicher hinterlegten Zugangsdaten. Hier kannst du sie testen, erneuern und bei OAuth-Diensten die Anmeldung mit „Neu verbinden” neu starten. Dieselben Verbindungen findest du auch unter Einstellungen → Sicherheit im Abschnitt „Zugangsdaten”.

Bei Skill-Integrationen legst du hier über den Zugriff der Verbindung auch fest, wer das Tool nutzen darf: Wer die Verbindung mitnutzen darf, kann den Skill verwenden.

Tab: Teilen (nur bei MCP-Servern)

Legt fest, wer dieses Tool verwenden kann:

Option	Beschreibung
Nur ich persönlich	Nur du selbst kannst das Tool nutzen (Standard)
Bestimmte Personen oder Gruppen	Du wählst aus, welche Kollegen oder Teams Zugriff bekommen
Gesamter Workspace	Alle Nutzer in deinem Workspace (nur für Administratoren)
Gesamt-9brains	Systemweit für alle Nutzer verfügbar (nur für Super-Administratoren)

Personen oder Gruppen hinzufügen:

Wähle „Bestimmte Personen oder Gruppen”
Klicke auf „Gruppe oder Person hinzufügen …”: Die Auswahl zeigt dir sofort alle vorhandenen Gruppen und Personen, nach Art gruppiert. Tippen musst du nur, wenn du die Liste eingrenzen willst
Wähle den Eintrag aus – er erscheint als Kennzeichnung. Wer schon Zugriff hat, ist ausgegraut und mit „Bereits vergeben” markiert
Zum Entfernen klicke auf das X neben dem Namen

Tab: Fähigkeiten (nur bei MCP-Servern)

Wird nach einem erfolgreichen Verbindungstest angezeigt. Listet alle Fähigkeiten (Tools) auf, die der MCP-Server bereitstellt.

Für jede Fähigkeit kannst du die Berechtigung festlegen:

Berechtigung	Bedeutung
Immer erlaubt	Die KI darf diese Fähigkeit jederzeit einsetzen
Vorher nachfragen	Die KI fragt dich im Chat, bevor er die Fähigkeit nutzt
Nicht erlaubt	Die KI darf diese Fähigkeit nicht verwenden
Gesperrt	Von einem Administrator festgelegt, kann nicht geändert werden

Beispiel: Du möchtest, dass die KI E-Mails lesen darf, aber vor dem Versenden immer nachfragt. Dann setzt du „E-Mail lesen” auf Immer erlaubt und „E-Mail senden” auf Vorher nachfragen.

Tab: Audit

Zeigt, wann die KI dieses Tool aufgerufen hat, mit Suche und Filtermöglichkeiten. Du siehst deine eigenen Aufrufe; Administratoren sehen die Aufrufe aller Mitglieder des Workspaces.

Microsoft 365 verbinden

Die Microsoft-365-Integration gibt der KI Zugriff auf E-Mails, Kalender, OneDrive, Teams, Kontakte, Aufgaben und weitere Microsoft-Dienste. Jeder Benutzer richtet seine eigene, persönliche Verbindung ein.

Voraussetzung: Administrator-Freigabe

Bevor Benutzer ihre Integration einrichten können, muss ein Administrator die Microsoft-Freigabe einmalig erteilen. Details unter Microsoft-Freigabe für Administratoren. Falls die Freigabe bereits erteilt wurde, kann dieser Schritt übersprungen werden.

Integration einrichten

Gehe zu Einstellungen → System-Integrationen
Klicke auf „+ Tool” → „Aus Template” → „Microsoft 365”
Es öffnet sich ein Anmelde-Popup: Melde dich mit deinem Microsoft-365-Konto an und erlaube den Zugriff

Die Verbindung ist sofort aktiv. Die KI kann jetzt auf deine E-Mails, Kalender, Dateien und weitere Microsoft-Dienste zugreifen. Du findest die Verbindung danach unter Einstellungen → Sicherheit im Abschnitt „Zugangsdaten”, wo du sie testen, neu verbinden oder trennen kannst. Dort siehst du auch, mit welchem Microsoft-Konto sie verbunden ist.

Probleme mit Microsoft 365 beheben

Wenn die KI nicht mehr auf E-Mails, Kalender oder andere Microsoft-Dienste zugreifen kann:

Prüfe deine Verbindung: Gehe zu Einstellungen → Sicherheit, öffne im Abschnitt „Zugangsdaten” die Verbindung „Microsoft 365” und klicke auf „Testen”. Falls keine Verbindung vorhanden ist, richte sie neu ein (siehe oben).
Neu verbinden: Schlägt der Test fehl oder steht die Verbindung auf „Fehler”, klicke auf „Neu verbinden” und melde dich erneut bei Microsoft an.
Administrator-Freigabe prüfen: Nur wenn bei der Anmeldung die Meldung „Administratorgenehmigung erforderlich” erscheint, muss ein Administrator die Microsoft-Freigabe erteilen.

Authentifizierung bei externen Diensten

Je nach Integration gibt es verschiedene Anmeldemethoden:

Skill-Templates und Connected Skills: Verbindungen

Zugangsdaten für Skill-Templates und Connected Skills werden als Verbindungen gespeichert: Du gibst sie einmal in einem sicheren Dialog ein, danach sind sie verschlüsselt abgelegt und lassen sich von niemandem mehr anzeigen, nur ersetzen oder löschen. Testen, Erneuern und das Aktivitätsprotokoll findest du unter Einstellungen → Sicherheit im Abschnitt „Zugangsdaten”.

OAuth 2.0 (z.B. Microsoft 365, Google Workspace)

OAuth ermöglicht eine sichere Anmeldung, ohne dass du dein Passwort in 9brains eingeben musst: Du meldest dich in einem Popup direkt beim Anbieter an und erlaubst den Zugriff. Die Anmeldung wird automatisch erneuert, solange die Verbindung besteht. Zum Widerrufen löschst du die Verbindung unter Einstellungen → Sicherheit.

API-Key bei MCP-Servern (z.B. Notion)

Manuell eingerichtete MCP-Server verwenden Parameter im Tool-Editor:

Erstelle den API-Schlüssel im jeweiligen Dienst (die Anleitung im Tab „Parameter” erklärt wie)
Trage den Schlüssel im entsprechenden Feld ein
Teste die Verbindung

Auch diese Schlüssel werden als Verbindung gespeichert: verschlüsselt und nach dem Speichern nicht mehr einsehbar. Testen und Erneuern geht im Tab „Verbindungen” des Tools oder unter Einstellungen → Sicherheit.

Sicherheit & Datenschutz

Zugangsdaten

Alle Zugangsdaten (API-Keys, OAuth-Tokens) werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert
Zugangsdaten werden in der Oberfläche niemals im Klartext angezeigt
OAuth-Tokens werden automatisch erneuert, solange die Verbindung aktiv ist

Skills und Code-Ausführung

Skill-Code läuft in einer vollständig isolierten Sandbox-Umgebung
Die Sandbox hat keinen Zugriff auf andere Nutzerdaten oder interne Systeme
Jede Chat-Sitzung hat einen eigenen, abgeschotteten Arbeitsbereich
Nach Beendigung der Sitzung wird die Sandbox-Umgebung zerstört

Connected Skills (Skills mit externem Zugriff)

Wenn ein Skill auf externe Dienste zugreift (z.B. euer CRM), werden die Zugangsdaten aus deiner Verbindung erst beim Netzwerkaufruf automatisch eingefügt
Der Code in der Sandbox sieht die Zugangsdaten nie direkt, und sie werden ausschließlich an den Dienst gesendet, für den sie hinterlegt wurden
Auch die KI selbst kennt deine Zugangsdaten nicht: Die Eingabe läuft an ihr vorbei direkt in den verschlüsselten Speicher