Tool einrichten & konfigurieren

Ein neues Tool einrichten

Aus einem Template erstellen (empfohlen)

1. Gehe zu Einstellungen → Tools
2. Klicke auf „+ Tool” → „Aus Template”
3. Wähle ein Template (z.B. Microsoft 365, Notion, Databricks, Odoo)
4. Das Tool wird sofort erstellt und der Editor öffnet sich
5. Folge der Integrations-Anleitung im Tab „Parameter”, um die Verbindung einzurichten
6. Klicke auf „Verbindung testen”, um die Einrichtung abzuschließen

Einen MCP-Server manuell einrichten

Für MCP-Server, die nicht als Template verfügbar sind:

1. Klicke auf „+ Tool” → „Manueller MCP-Server”
2. Der Editor öffnet sich
3. Im Tab „Allgemein”: Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung
4. Im Tab „Parameter”: Trage die Server-URL ein
5. Optional: Definiere Parameter, die der Server benötigt (z.B. API-Key, Benutzername)
6. Klicke auf „Verbindung testen”
7. Bei Erfolg werden die verfügbaren Fähigkeiten automatisch erkannt

Einen eigenen Skill hochladen

Für eigene Automatisierungen oder Spezial-Werkzeuge:

1. Klicke auf „+ Tool” → „Manueller Skill”
2. Schritt 1: Lade den Skill-Ordner oder ein Archiv (ZIP) hoch
   • Der Ordner muss eine SKILL.md-Datei enthalten
   • Nach dem Upload wird die Dateistruktur angezeigt
3. Schritt 2: Überprüfe die Einstellungen
   • Name und Beschreibung (werden automatisch aus der SKILL.md gelesen)
   • Falls der Skill auf externe Dienste zugreift: Aktiviere „Connected Skill” und trage die Zugangsdaten ein
4. Klicke auf „Erstellen”

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Tool konfigurieren

Klicke in der Tool-Übersicht auf ein Tool, um den Editor zu öffnen. Die Konfiguration ist in mehrere Tabs unterteilt:

Tab: Allgemein

• Tool aktiviert: Schaltet das Tool ein oder aus. Deaktivierte Tools stehen der KI nicht zur Verfügung.
• Name: Anzeigename des Tools (max. 100 Zeichen)
• Beschreibung: Kurze Erklärung, wofür das Tool gedacht ist (max. 500 Zeichen)
• System-Anweisungen: Hier kannst du der KI mitteilen, wann und wie er dieses Tool einsetzen soll (max. 2.000 Zeichen). Beispiel: „Verwende dieses Tool nur, wenn der Nutzer explizit nach Databricks-Daten fragt.”
• Tool löschen: Am Ende der Seite in der Gefahrenzone. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Änderungen werden automatisch gespeichert – ein Speichern-Button ist nicht nötig.

Tab: Parameter

Hier werden die Verbindungseinstellungen konfiguriert.

Für Template-basierte Tools:

• Die Parameter-Felder sind vom Template vorgegeben
• Trage die erforderlichen Werte ein (z.B. API-Key, Server-URL)
• Geheime Felder (z.B. Passwörter) sind automatisch maskiert
• Eine Integrations-Anleitung erklärt Schritt für Schritt, was einzutragen ist

Für manuell erstellte MCP-Server:

• Server-URL: Die Adresse des MCP-Servers (Pflichtfeld)
• Healthcheck-URL: Optionaler Endpunkt zur Verfügbarkeitsprüfung
• Parameter definieren: Füge eigene Parameter hinzu (Text, Zahl oder Ja/Nein). Für jeden Parameter kannst du festlegen, wie er an den Server übermittelt wird (als Argument, HTTP-Header oder Query-Parameter).

Verbindung testen:

Klicke auf „Verbindung testen”, um zu prüfen, ob die Verbindung funktioniert:

• Erfolg (grünes Häkchen): Die Verbindung steht und die verfügbaren Fähigkeiten wurden erkannt. Die Antwortzeit wird in Millisekunden angezeigt.
• Fehlgeschlagen (rotes X): Die Verbindung konnte nicht hergestellt werden. Die Fehlermeldung gibt Hinweise zur Behebung.

Wichtig: Das Tool kann erst aktiviert werden, nachdem die Verbindung erfolgreich getestet wurde.

Tab: Dateien (nur bei Skills)

Zeigt die Dateien des hochgeladenen Skills an:

• Links: Verzeichnisbaum mit allen Dateien
• Rechts: Vorschau des ausgewählten Dateiinhalts
• Du kannst einzelne Dateien hinzufügen, ersetzen oder löschen
• Über „Alle Dateien ersetzen” lädst du eine komplett neue Version hoch

Tab: Teilen

Legt fest, wer dieses Tool verwenden kann:

Option	Beschreibung
Nur ich persönlich	Nur du selbst kannst das Tool nutzen (Standard)
Bestimmte Personen oder Gruppen	Du wählst aus, welche Kollegen oder Teams Zugriff bekommen
Gesamter Tenant	Alle Nutzer in deinem Workspace (nur für Administratoren)
Gesamt-9brains	Systemweit für alle Nutzer verfügbar (nur für Super-Administratoren)

Personen oder Gruppen hinzufügen:

1. Wähle „Bestimmte Personen oder Gruppen”
2. Suche nach dem Namen der Person oder Gruppe
3. Wähle den Eintrag aus – er erscheint als Kennzeichnung
4. Zum Entfernen klicke auf das X neben dem Namen

Tab: Fähigkeiten (nur bei MCP-Servern)

Wird nach einem erfolgreichen Verbindungstest angezeigt. Listet alle Fähigkeiten (Tools) auf, die der MCP-Server bereitstellt.

Für jede Fähigkeit kannst du die Berechtigung festlegen:

Berechtigung	Bedeutung
Immer erlaubt	Die KI darf diese Fähigkeit jederzeit einsetzen
Vorher nachfragen	Die KI fragt dich im Chat, bevor er die Fähigkeit nutzt
Nicht erlaubt	Die KI darf diese Fähigkeit nicht verwenden
Gesperrt	Von einem Administrator festgelegt, kann nicht geändert werden

Beispiel: Du möchtest, dass die KI E-Mails lesen darf, aber vor dem Versenden immer nachfragt. Dann setzt du „E-Mail lesen” auf Immer erlaubt und „E-Mail senden” auf Vorher nachfragen.

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Microsoft 365 verbinden

Die Microsoft-365-Integration gibt der KI Zugriff auf E-Mails, Kalender, OneDrive, Teams, Kontakte, Aufgaben und weitere Microsoft-Dienste. Jeder Benutzer richtet seine eigene, persönliche Verbindung ein.

Voraussetzung: Administrator-Freigabe

Bevor Benutzer ihre Integration einrichten können, muss ein Administrator die Microsoft-Freigabe einmalig erteilen. Details unter Microsoft-Freigabe für Administratoren. Falls die Freigabe bereits erteilt wurde, kann dieser Schritt übersprungen werden.

Integration einrichten

1. Gehe zu Einstellungen → Tools
2. Klicke auf „+ Tool” → „Aus Template” → „Microsoft 365”
3. Im Tab „Parameter”: Klicke auf „Mit Microsoft verbinden”
4. Melde dich mit deinem Microsoft-365-Konto an und erlaube den Zugriff
5. Nach erfolgreicher Verbindung zeigt der Status „Verbunden mit Microsoft”

Das Tool ist sofort aktiv. Die KI kann jetzt auf deine E-Mails, Kalender, Dateien und weitere Microsoft-Dienste zugreifen.

Probleme mit Microsoft 365 beheben

Wenn die KI nicht mehr auf E-Mails, Kalender oder andere Microsoft-Dienste zugreifen kann:

1. Prüfe, ob du eine eigene Microsoft-365-Integration hast: Gehe zu Einstellungen → Tools und suche nach „Microsoft 365”. Falls keine vorhanden ist, richte eine neue ein (siehe oben).
2. Prüfe den Verbindungsstatus: Öffne deine Microsoft-365-Integration und prüfe im Tab „Parameter”, ob die Verbindung noch aktiv ist. Falls der Status „Nicht verbunden” oder „Abgelaufen” zeigt, klicke auf „Mit Microsoft verbinden”, um die Verbindung zu erneuern.
3. Administrator-Freigabe prüfen: Nur wenn bei der Verbindung die Meldung „Administratorgenehmigung erforderlich” erscheint, muss ein Administrator die Microsoft-Freigabe erteilen.

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Authentifizierung bei externen Diensten

Je nach Integration gibt es verschiedene Anmeldemethoden:

OAuth 2.0 (z.B. Microsoft 365)

OAuth ermöglicht eine sichere Anmeldung, ohne dass du dein Passwort in 9brains eingeben musst.

1. Klicke im Parameter-Tab auf „Mit [Anbieter] verbinden”
2. Du wirst zur Anmeldeseite des Anbieters weitergeleitet (z.B. Microsoft)
3. Melde dich dort an und erlaube den Zugriff
4. Du wirst automatisch zurück zu 9brains geleitet

Nach der Anmeldung zeigt der Status:

• Verbunden mit [Anbieter] – alles in Ordnung
• Gültig für X Tage – wann die Anmeldung erneuert werden muss
• Berechtigungen – welche Zugriffe erteilt wurden

Verbindung trennen: Klicke auf „Verbindung trennen”, um den Zugriff zu widerrufen. Das Tool funktioniert dann nicht mehr, bis du dich erneut anmeldest.

API-Key (z.B. Notion, Databricks, Odoo)

Einige Dienste verwenden einen API-Schlüssel statt OAuth:

1. Erstelle den API-Schlüssel im jeweiligen Dienst (die Anleitung im Tab „Parameter” erklärt wie)
2. Trage den Schlüssel im entsprechenden Feld ein
3. Teste die Verbindung

API-Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und in der Anzeige maskiert (z.B. ***).

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Sicherheit & Datenschutz

Zugangsdaten

• Alle Zugangsdaten (API-Keys, OAuth-Tokens) werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert
• Zugangsdaten werden in der Oberfläche niemals im Klartext angezeigt
• OAuth-Tokens werden automatisch erneuert, solange die Verbindung aktiv ist

Skills und Code-Ausführung

• Skill-Code läuft in einer vollständig isolierten Sandbox-Umgebung
• Die Sandbox hat keinen Zugriff auf andere Nutzerdaten oder interne Systeme
• Jede Chat-Sitzung hat einen eigenen, abgeschotteten Arbeitsbereich
• Nach Beendigung der Sitzung wird die Sandbox-Umgebung zerstört

Connected Skills (Skills mit externem Zugriff)

• Wenn ein Skill auf externe Dienste zugreift (z.B. Databricks), werden die Zugangsdaten über einen sicheren Proxy injiziert
• Der Code in der Sandbox sieht die Zugangsdaten nicht direkt – sie werden erst beim Netzwerkaufruf automatisch eingefügt
• Alle ausgehenden Verbindungen laufen über den Proxy – bei konfigurierten Ziel-Servern werden die Zugangsdaten automatisch eingefügt, andere Verbindungen sind aber ebenfalls möglich