OneDrive verbinden

Voraussetzungen

• Dein Workspace benötigt eine Business- oder Max-Lizenz
• Eine Microsoft 365 Integration muss im Workspace eingerichtet sein (durch einen Administrator unter Einstellungen → Integrationen)
• Du musst dein Microsoft-365-Konto mit 9brains verbunden haben

OneDrive verbinden

1. Gehe zu Einstellungen → Datenquellen
2. Klicke auf „+ Datenquelle” → „OneDrive verbinden”
3. Falls du noch nicht mit Microsoft 365 verbunden bist:
   • Klicke auf „Mit Microsoft 365 verbinden”
   • Melde dich im Microsoft-Popup an und erteile die Zugriffsrechte
   • Das Popup schließt sich automatisch, der Dialog erkennt die Anmeldung von selbst
4. Sobald der Status „Microsoft 365 verbunden” (grünes Häkchen) zeigt, klicke auf „OneDrive aktivieren”
5. Die Erstindexierung startet automatisch

Was wird indexiert?

• Alle persönlichen Dateien in deinem OneDrive
• Unterordner werden rekursiv durchsucht
• Soll nur ein Teil hinein, wählst du vor dem Aktivieren unter „Ordner auswählen (optional)“ einzelne Ordner aus, später über „Bearbeiten” auf der Karte Filter. Unterordner eines gewählten Ordners nimmst du aus, indem du ihren Haken entfernst. Der übergeordnete Ordner zeigt dann einen Strich (teilweise ausgewählt), unter dem Baum steht die Ausnahme als „ohne …“, und über das Kreuz daran nimmst du sie zurück. Bereits eingelesene Dateien aus einem ausgenommenen Ordner verschwinden mit dem nächsten Abgleich aus der Suche
• Verknüpfte SharePoint-Dateien werden nicht indexiert — diese werden über eine separate SharePoint-Datenquelle bereitgestellt

Synchronisierung

Nach der Erstindexierung werden Änderungen automatisch erkannt:

• Neue Dateien werden indexiert
• Geänderte Dateien werden neu indexiert
• Gelöschte Dateien werden aus dem Index entfernt
• Umbenannte oder verschobene Dateien werden korrekt aktualisiert

OneDrive meldet Änderungen von sich aus, sie werden in der Regel sofort erkannt und verarbeitet. Zusätzlich findet alle 60 Minuten ein vollständiger Abgleich statt. Du kannst die Synchronisierung auch jederzeit manuell auslösen.

Dateien im Chat durchsuchen

Nach der Indexierung stehen die Dateien der KI automatisch zur Verfügung. Du musst nichts Besonderes tun — stelle einfach Fragen:

„Was steht in meinem Projektplan?“

„Fasse die wichtigsten Punkte aus dem Vertragsentwurf zusammen.“

„Gibt es in meinen Dokumenten Informationen zu den Lieferbedingungen?“

Die KI durchsucht deine OneDrive-Dateien und liefert Antworten mit Quellenverweisen. Über den Quellenverweis kannst du die Originaldatei direkt in OneDrive öffnen.

Datenschutz

• Deine OneDrive-Datenquelle ist zunächst nur für dich sichtbar, über „Datenquelle teilen” gibst du sie für Gruppen oder Personen frei
• Andere Nutzer und Administratoren können deine Dateilisten nicht einsehen, solange du die Datenquelle nicht teilst
• Die Verbindung nutzt dein persönliches Microsoft-365-Konto — 9brains hat nur Zugriff auf Dateien, die du selbst sehen kannst. Hat jemand sein Microsoft-Konto mit „Nutzen und weitergeben“ mit dir geteilt, kannst du beim Anlegen auch dieses wählen; dann wird dessen OneDrive durchsuchbar

Datenquelle verwalten

Detailansicht

Klicke auf deine OneDrive-Datenquelle, um die Detailansicht zu öffnen:

• Dateiliste: Alle indexierten Dateien mit Status, Größe und letzter Änderung
• Statistiken: Anzahl indexierter, ausstehender und fehlerhafter Dateien
• Jetzt synchronisieren: Manuelle Synchronisierung auslösen

Datenquelle löschen

1. Öffne die Detailansicht der Datenquelle
2. Scrolle nach unten zur Gefahrenzone
3. Klicke auf „Datenquelle löschen”

Beim Löschen werden alle indexierten Daten entfernt. Die Originaldateien in OneDrive bleiben unverändert.