Chat verwenden

Neuen Chat starten

Klicke in der Seitenleiste auf „Chats”, den Eintrag mit der Sprechblase und dem Pluszeichen: ein Klick, und du bist in einem leeren Chat. Auf dem Handy und in einem schmalen Browserfenster ist die Seitenleiste zugeklappt; dort steht dasselbe Symbol im Chat oben links in der Kopfzeile.

Der Chat verwendet automatisch das Standard-Modell deines Workspaces – du kannst das Modell aber jederzeit wechseln.

Laufende Antwort stoppen oder umlenken

Während die KI antwortet, beendest du die Antwort mit Stop im Eingabefeld oder mit Esc.

Fällt dir unterwegs noch etwas ein, schreib einfach weiter: Sobald Text im Eingabefeld steht, wird aus Stop der Senden-Knopf, und Senden (am Computer auch mit Enter) reiht deine Nachricht ein, statt die Antwort anzuhalten. Bis die KI sie liest, wartet sie über dem Eingabefeld. Die KI liest sie nach ihrem laufenden Schritt und geht noch in derselben Antwort darauf ein; im Chat steht deine Nachricht dann an der Stelle, an der die KI sie gelesen hat. Endet die Antwort vorher, steht die Nachricht wieder im Eingabefeld. In einem geteilten Chat reihst du nur in Antworten auf deine eigenen Fragen ein; läuft gerade die Antwort für jemand anderen, wartet deine Nachricht über dem Eingabefeld und geht als nächste Frage raus, sobald diese fertig ist.

Arbeitet die KI in die falsche Richtung, klicke bei deiner wartenden Nachricht auf Sofort senden: Das stoppt die laufende Antwort und schickt die Nachricht als nächste Frage; deine anderen wartenden Nachrichten bleiben stehen und gehen an die neue Antwort. Mit × nimmst du sie zurück. Eine Nachricht mit Anhang wird nicht eingereiht: Senden stoppt die Antwort und schickt sie gleich hinterher. Was die KI bis zum Stopp erledigt hat, bleibt im Chat, und sie arbeitet damit weiter. Abgebrochen wird nur der Schritt, an dem sie gerade war. Hat dieser Schritt etwas verändert, etwa einen Datensatz angelegt, kann das trotzdem schon passiert sein; die KI ist angewiesen, das vor einer Wiederholung zu prüfen.

KI-Modell auswählen

Über die Modellauswahl im Chat-Bereich wählst du, welches KI-Modell deine Nachrichten bearbeitet. Die verfügbaren Modelle werden von deinem Administrator festgelegt. Hersteller, Standort, Tempo, Qualität und Datenschutz-Stufe jedes Modells findest du unter Einstellungen → KI-Modelle.

Tipp: Wenn du mit vertraulichen Unternehmensdaten arbeitest, wähle ein Modell der Stufe EU-souverän oder DSGVO (EU). Mehr dazu unter Datenschutz & Datensouveränität.

Modell wechseln

Du kannst das Modell jederzeit innerhalb eines Chats wechseln. Klicke einfach auf die Modellauswahl und wähle ein anderes Modell. Alle folgenden Nachrichten werden dann vom neuen Modell bearbeitet. Die Wahl gilt nur für diesen Chat: Ein neuer Chat startet wieder mit deinem Standard-Modell.

Möchtest du immer mit einem bestimmten Modell starten, stelle es unter Einstellungen → KI-Modelle als dein persönliches Standard-Modell ein. Genauso kannst du dir ein persönliches Premium-Modell einstellen.

Dateien im Chat verwenden

Du kannst Dateien direkt in den Chat hochladen, damit die KI deren Inhalt analysieren und verarbeiten kann.

So funktioniert es

Drag & Drop – Ziehe Dateien direkt in das Chat-Fenster
Klicken – Klicke auf das Upload-Symbol im Eingabefeld

Einschränkungen

Maximal 10 Dateien pro Nachricht
Maximale Dateigröße: 100 MB pro Datei
Alle gängigen Dateiformate werden unterstützt. Von Audio- und Videodateien schreibt die KI auf Wunsch ein Transkript; die Sprecher heißen darin Sprecher 1, Sprecher 2 und so weiter, nicht wie die Personen

Sehr lange Texte einfügen

Das Eingabefeld nimmt bis zu 100.000 Zeichen auf, das sind rund 40 Seiten Text. Darüber sperrt 9brains das Senden und weist dich darauf hin.

Der Grund: KI-Modelle können pro Anfrage nur eine begrenzte Menge Text auf einmal lesen. Ein vollständiges Protokoll oder ein langer Export sprengt diese Grenze, und die Anfrage bricht ohne Ergebnis ab.

Häng solche Inhalte stattdessen als Datei an. Dann liegen sie im Chat bereit, und die KI sucht gezielt darin, statt alles auf einmal lesen zu müssen. Für sehr große oder dauerhaft benötigte Inhalte ist eine Datenquelle der bessere Weg.

Viele Bilder in einem langen Chat

Pro Anfrage kann die KI eine begrenzte Anzahl Bilder gleichzeitig ansehen. Diese Grenze kommt von den KI-Anbietern selbst und lässt sich nicht erhöhen.

Sammeln sich in einem Chat mehr Bilder an, bleiben die älteren als Bild erhalten. Für die übrigen setzt 9brains automatisch eine Beschreibung ein, die ein Bildmodell erstellt hat, damit der Inhalt nicht verloren geht. Die Datei bleibt im Chat verfügbar, und du kannst die KI jederzeit bitten, sie erneut anzusehen (“Schau dir noch einmal das Bild XY an”) — dann bekommt sie das Bild in voller Auflösung.

Angehängte Dateien verwalten

Nach dem Upload siehst du die angehängten Dateien mit Name und Größe unterhalb des Eingabefelds. Du kannst einzelne Dateien vor dem Senden wieder entfernen.

Beispiele für den Einsatz:

„Fasse dieses PDF zusammen”
„Analysiere die Zahlen in dieser Excel-Datei”
„Übersetze dieses Dokument ins Englische”

Nachricht diktieren

Statt zu tippen kannst du deine Nachricht auch einsprechen.

Klicke im Eingabefeld auf das Mikrofon. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint daneben Diktat starten.
Warte, bis statt Mikrofon startet … die rote Aufnahmeanzeige mit Laufzeit erscheint, und sprich los. Die Balken zeigen, dass dich das Mikrofon hört.
Bist du fertig, hast du zwei Wege:
- Diktat beenden klicken: Dein Text erscheint im Eingabefeld, und du kannst ihn vor dem Senden noch prüfen oder ergänzen.
- Senden klicken oder Enter drücken: Die Aufnahme endet, und die Nachricht geht direkt ab, sobald der Text da ist.

Mit Esc verwirfst du eine laufende Aufnahme, ohne dass Text entsteht.

Hört das Mikrofon ein paar Sekunden lang nichts, fragt 9brains unter dem Eingabefeld, ob es stummgeschaltet ist. Das passiert zum Beispiel über eine Stummschalt-Taste an Laptop oder Headset. Eine Aufnahme, auf der gar nichts zu hören war, wird nicht umgewandelt; du bekommst stattdessen einen Hinweis und kannst es nach dem Einschalten noch einmal versuchen.

Dasselbe gilt für eine Aufnahme, auf der zwar Geräusche sind, aber niemand spricht, etwa Tippen, Klopfen oder ein Lüfter: 9brains schickt sie nicht zur Umwandlung, damit kein ausgedachter Text im Eingabefeld landet, und sagt dir Bescheid.

Beim ersten Diktat fragt dein Browser, ob 9brains das Mikrofon benutzen darf. Erlaubst du das nicht, meldet 9brains, dass kein Zugriff besteht.

Antworten vorlesen lassen und mit dem Chat sprechen. Ab der Business-Lizenz liest 9brains Antworten auch laut vor und führt ein Gespräch mit dir per Stimme. Ob dabei eine Frau oder ein Mann spricht, legst du in den persönlichen Einstellungen unter Stimme fest.

Vorlesen: Unter jeder Antwort steht neben Kopieren ein Lautsprecher. Ein Klick liest die Antwort vor; Code, Webadressen und Quellenangaben werden übersprungen, Tabellen Zeile für Zeile gelesen. Mit dem Quadrat (Vorlesen beenden) oder Esc hörst du auf. Startest du das Vorlesen bei einer anderen Antwort, endet das vorherige.
Sprachmodus: Klicke im Eingabefeld neben dem Mikrofon auf das Symbol mit den Schallwellen (Sprachmodus starten). Beim ersten Start lädt 9brains dafür einmalig seine Spracherkennung (rund 14 MB), das kann je nach Verbindung einige Sekunden dauern. Nach einem kurzen Startton erscheint Hört zu, dann stell deine Frage. Bist du fertig, geht sie als ganz normale Nachricht in den Chat; eine kurze Denkpause mitten im Satz wartet 9brains ab, und Geräusche wie Klopfen, Räuspern oder Musik nimmt es nicht als Frage. Die Antwort wird vorgelesen, sobald ihr erster Satz da ist (erst Denkt nach, dann Spricht). Danach hört 9brains wieder zu. Es antwortet das Modell, das du im Chat ausgewählt hast, nicht ein eigenes Sprachmodell: Mit einem schnelleren Modell geht es flotter. Im Sprachmodus fallen die Antworten kurz aus und kommen ohne Tabellen und Listen; was ausführlich sein muss, fasst die KI zusammen und bietet an, es aufzuschreiben.
Unterbrechen: Sprichst du, während 9brains nachdenkt oder antwortet, hält es die Stimme an, bis es verstanden hat, was du gesagt hast. War es eine Frage, bricht es die Antwort ab und nimmt das Gesagte als neue Frage; nach einem Räuspern, Husten oder einem „Mhm“ spricht es kurz vor der Stelle weiter, an der es aufgehört hat. Auch ein „Stopp“ oder „Moment“ bricht die Antwort ab, und der Chat geht auf das Gesagte ein. Mit Stop im Eingabefeld unterbrichst du jederzeit, auch während vorgelesen wird. Ist es um dich herum laut, etwa im Zug oder im Café, reagiert 9brains während der Antwort nicht auf Stimmen; ein Hinweis unter dem Eingabefeld sagt dann, dass du mit Stop unterbrichst.
Beenden: Sag einfach „Danke, das war’s“, „Tschüss“ oder „Stopp“: 9brains antwortet mit einem kurzen Abschlusssatz, danach endet der Sprachmodus in der Regel von selbst. Bleibt er doch an, oder willst du jederzeit aufhören, klicke auf Beenden oder drücke Esc. Wechselst du in einen anderen Chat oder verlässt die Seite, endet der Sprachmodus ebenfalls. Diktat und Sprachmodus laufen nie gleichzeitig.

In lauter Umgebung, und wenn die Lautsprecher nah am Mikrofon stehen, empfehlen sich Kopfhörer: Sonst kann 9brains seine eigene Stimme für eine Unterbrechung halten. Wie beim Diktat fragt dein Browser oder die App beim ersten Mal, ob 9brains das Mikrofon benutzen darf.

Teilaufgaben und Recherchen

Für größere Aufgaben gibt die KI einzelne Teile an einen eigenen Helfer ab: eine Teilaufgabe, etwa eine Rechnung auswerten, oder eine Recherche im Web. Jede steht im Chat als eigene Zeile, zum Beispiel „Recherche: CO2-Messgeräte“. Ein Klick darauf zeigt den Auftrag, nach getaner Arbeit das Ergebnis mit seinen Quellen und jeden Schritt, den der Helfer dafür gemacht hat; solange er arbeitet, steht sein aktueller Schritt unter der Zeile.

Im Hintergrund weiterarbeiten lassen. Braucht eine Teilaufgabe oder Recherche länger, kann die KI sie im Hintergrund arbeiten lassen. Solange sie läuft, sagt ihre Zeile „im Hintergrund“, und du schreibst im selben Chat weiter. Wartet die KI gerade auf eine Teilaufgabe oder Recherche, schickst du sie mit „In den Hintergrund“ neben ihrer Zeile selbst dorthin: Die KI antwortet sofort weiter, und die Teilaufgabe arbeitet weiter.

Wenn das Ergebnis da ist, steht es in der Zeile der Teilaufgabe unter „Ergebnis“, und die KI antwortet von selbst weiter und arbeitet es ein. Bist du gerade in einem anderen Chat oder in den Einstellungen, trägt der Chat in der Chat-Liste einen Punkt, bis du ihn öffnest. Du kannst die KI auch fragen, wie weit eine Teilaufgabe oder Recherche ist, oder sie bitten, eine anzuhalten.

Stoppen. Eine Teilaufgabe im Hintergrund hältst du mit „Stoppen“ neben ihrer Zeile an. Ihre Zeile sagt dann „abgebrochen“; darauf antwortet die KI nicht. Stop im Eingabefeld beendet nur die laufende Antwort der KI, Teilaufgaben im Hintergrund laufen weiter. Im Hintergrund arbeiten pro Person höchstens fünf Teilaufgaben und Recherchen gleichzeitig; die, auf die die KI gerade wartet, zählen nicht mit.

Wie lang ist dein Chat?

Neben dem Senden-Knopf zeigt ein kleiner Ring, wie voll das Kontextfenster deines Chats ist, also wie viel vom bisherigen Gespräch die KI bei jeder Antwort mitliest. Der Ring wird gelb, sobald der Chat so lang ist, dass die Antworten ungenauer werden und jede weitere Antwort mehr von deinem Kontingent verbraucht, und rot, kurz bevor 9brains ihn ohnehin zusammenfasst.

Ein Klick auf den Ring zeigt dir den Stand im Detail: das Kontextfenster in Prozent, was der Chat bisher gekostet hat und wie viel von deinem wöchentlichen KI-Kontingent verbraucht ist (in der Testphase: von deinem Tageslimit). Ring und Kosten laufen auch mit, während eine Antwort entsteht: Nach jedem Arbeitsschritt der KI siehst du den neuen Stand. Wird eine Antwort teurer als gedacht, kannst du sie so rechtzeitig mit Stop abbrechen.

Mit „Chat zusammenfassen” fasst 9brains den bisherigen Verlauf mit deiner nächsten Nachricht zusammen. Die KI arbeitet danach mit der Zusammenfassung und den letzten Schritten weiter, Einzelheiten vom Anfang können dabei verloren gehen. Bis du die nächste Nachricht schickst, kannst du das mit „Doch nicht” zurücknehmen.

Wird ein Chat zu lang, fasst 9brains ihn auch von selbst zusammen; die Stelle ist in beiden Fällen im Chat mit „Bisheriger Verlauf zusammengefasst” markiert. Mit einer Pro-Lizenz, in der Testphase und wenn dein Kontingent aufgebraucht ist, geschieht das schon an der gelben Marke, damit dein Kontingent länger reicht. Am meisten hilft trotzdem, für jede neue Aufgabe einen neuen Chat zu beginnen.

Chat-Verlauf verwalten

Übersicht

Alle deine Chats erscheinen in der Seitenleiste, gruppiert nach Zeitraum:

Heute
Gestern
Diese Woche
Letzte Woche
Ältere Zeiträume

Scrolle nach unten, um ältere Chats zu laden.

Auf dem Handy stehen deine Chats auf der Seite Chats (Menü-Symbol oben links, dann „Chats”) in einer Liste, angepinnte zuerst, dann die neuesten. Oben wählst du zwischen Alle, Meine, Geteilt und Archiviert; unter Geteilt stehen die Chats, die du geteilt hast oder die mit dir geteilt wurden.

Verlierst du den Zugriff auf ein Projekt oder einen Agenten, findest du deine eigenen Chats daraus hier in der normalen Chat-Liste; einen Chat mit einem Agenten kannst du dann nur noch lesen, nicht mehr fortsetzen.

Ist ein Chat-Name zu lang für die Seitenleiste, fahre mit der Maus darüber: Der vollständige Name erscheint als Kurzinfo. Alternativ ziehst du den rechten Rand der Seitenleiste mit der Maus breiter. Ziehst du ihn weit genug nach links, klappt die Seitenleiste ganz ein; ein Zug nach rechts holt sie wieder hervor. Kurz bevor sie einklappt, wird sie blasser, du siehst also vorher, was gleich passiert. Breite und Zustand gelten nur für den Moment: Beim nächsten Laden der Seite steht die Seitenleiste wieder aufgeklappt in ihrer Standardbreite.

Einen eigenen Knopf zum Ein- und Ausklappen gibt es am Rechner nicht mehr, das Ziehen ersetzt ihn. Ohne Maus geht es trotzdem: Strg+B (auf dem Mac Cmd+B) klappt die Seitenleiste ein und wieder aus. Auf dem Handy gibt es kein Ziehen; dort öffnest du die Seitenleiste über das Menü-Symbol oben links.

Chats durchsuchen

Klicke in der Seitenleiste auf Suche oder drücke Strg+K (auf dem Mac Cmd+K), um deine Chats, die Team-Chats deiner Projekte und mit dir geteilte Chats nach Stichworten zu durchsuchen. Die Suche findet auch Agenten und Einstellungen. Ohne Stichwort zeigt sie zuerst alle Chats mit ungelesenen Nachrichten, danach die zuletzt verwendeten; ein blauer Punkt an Suche zeigt, dass irgendwo etwas Neues wartet.

Chat umbenennen

Fahre in der Seitenleiste mit der Maus über einen Chat und klicke auf die drei Punkte daneben
Wähle „Umbenennen”
Gib den neuen Namen ein und bestätige mit Enter

Schneller geht es mit einem Doppelklick auf den Titel eines eigenen Chats. Esc bricht ab, ein Klick daneben speichert.

Chat archivieren

Ist eine Sache erledigt, räumst du den Chat aus deiner Liste, ohne ihn zu löschen:

Fahre mit der Maus über den Chat und klicke auf die drei Punkte daneben
Wähle „Archivieren”

Das geht mit jedem Chat, den du öffnen kannst: deinen eigenen, Chats in Projekten, auch den im Projekt geteilten Chats anderer, Chats mit Agenten und ihren automatischen Läufen sowie Chats unter „Geteilt mit mir” und „Von mir geteilt”. Auf der Übersichtsseite eines Projekts findest du die drei Punkte oben rechts auf jeder Chat-Karte.

Archivierte Chats stehen ganz unten in der jeweiligen Liste unter „Archiviert”: in der Seitenleiste, im Kontext-Panel eines Agenten und in der Projektleiste. Der Bereich erscheint, sobald du dort einen Chat archiviert hast, und ist zugeklappt; ein Klick öffnet ihn. Auf der Übersichtsseite eines Projekts und am Handy auf der Seite Chats ist „Archiviert” dagegen ein eigener Reiter oben. Über die drei Punkte und „Zurückholen” kommt ein Chat zurück in die normale Liste.

Nur für dich: Archivieren räumt den Chat nur aus deinen Listen. Alle anderen, die den Chat sehen, etwa dein Projektteam oder die Personen, mit denen er geteilt ist, sehen ihn weiter wie bisher.
Weiterschreiben holt ihn zurück: Schreibst du in einem archivierten Chat eine neue Nachricht, steht er für dich sofort wieder in der normalen Liste.
Die Suche findet ihn weiter: In der Suche erscheint ein archivierter Chat mit dem Hinweis „Archiviert”. Auch der Assistent kennt archivierte Chats weiterhin, etwa wenn du ihn nach deinen Chats der letzten Woche fragst.

Chat löschen

Fahre in der Seitenleiste mit der Maus über einen Chat und klicke auf die drei Punkte daneben
Wähle „Thread löschen”
Bestätige die Löschung im Dialog

Achtung: Gelöschte Chats können nicht wiederhergestellt werden. Hattest du den Chat geteilt, ist er auch für alle weg, mit denen du ihn geteilt hast.

E-Mails aus dem Chat verschicken

Der Chat verschickt E-Mails für dich, auch ohne verbundenes Postfach: „Schick die Zusammenfassung an Anna” oder „Melde das dem Support”. Bevor etwas rausgeht, zeigt er dir Empfänger, Betreff und Text und schickt erst, wenn du zustimmst. Dateien aus dem Chat kann er anhängen, zusammen bis 2,8 MB, und Bilder direkt in den Text setzen, etwa ein Logo in der Signatur.

Die Mail kommt von einer Adresse von 9brains. Eine Zeile am Ende sagt, dass du sie verschickt hast, und Antworten gehen direkt an deine eigene Adresse. Nennst du keinen Empfänger, etwa bei „Schick mir das per Mail”, geht sie an dich.

Wer eine Mail bekommen kann. Damit keine Firmendaten nach außen gelangen, schreibt der Chat nur an:

dich selbst, auch an Plus-Adressen wie max+projekt@firma.de
Mitglieder deines Workspaces
Adressen auf der Firmen-Domain deines Workspaces, also der Domain, mit der sich eure Mitglieder anmelden. Private Anbieter wie gmail.com oder web.de zählen nicht dazu.
den 9brains-Support unter support@9brains.de

An alle anderen Adressen verschickt er nichts. Ein Chat verschickt höchstens 50 Mails pro Stunde.

Mit eigenem Postfach. Hast du dein Postfach verbunden, etwa über die Microsoft-365-Integration oder Google Workspace, schreibt der Chat darüber: von deiner eigenen Adresse und an beliebige Empfänger, auch an Kunden und Partner. Nur Meldungen an den Support gehen weiter über 9brains, damit dein Workspace automatisch mitkommt.

Ein Problem melden. Sag einfach „Melde das dem Support”. Der Chat schreibt die Meldung, zeigt sie dir und schickt sie an support@9brains.de. Dein Name, deine Adresse und dein Workspace gehen automatisch mit, die Antwort des Supports kommt per E-Mail zu dir.

Chat teilen

Du kannst einen Chat mit Kolleginnen und Kollegen in deinem Unternehmen teilen, entweder über einen Link oder gezielt mit einzelnen Personen. Geteilte Chats sind standardmäßig schreibgeschützt: Wer Zugriff hat, liest den kompletten Verlauf mit. Wer im Chat schreibt, kann Personen mit Zugriff mit @ erwähnen; sie sehen einen Hinweis in 9brains und bekommen eine E-Mail mit einem Link in den Chat, wenn sie die Erwähnung nicht binnen 5 Minuten gesehen haben. Sobald im Chat jemand erwähnt wurde, erkennt die KI selbst, ob eine Nachricht ihr gilt oder nur den Kolleginnen und Kollegen; mit @9brains holst du sie sicher dazu.

Link erstellen und weitergeben

Öffne den Chat, den du teilen möchtest
Klicke oben rechts im Chat-Header auf das Teilen-Symbol
Wähle „Link erstellen” und kopiere den Link über das Kopier-Symbol
Gib den Link weiter, zum Beispiel per E-Mail oder Chat

Gezielt mit einzelnen Personen teilen

Statt einen Link zu verschicken, kannst du den Chat direkt für bestimmte Personen freigeben. Öffne den Teilen-Dialog, klicke auf „Person hinzufügen” und suche die Kollegin oder den Kollegen über Name oder E-Mail. Die Person erscheint anschließend in der Zugriffsliste und findet den Chat sofort in ihrer Seitenleiste unter „Geteilt mit mir”, auch ohne dass ein Link existiert.

Sobald du jemanden hinzufügst, erhält die Person unmittelbar einen Hinweis, dass du einen Chat mit ihr geteilt hast, und kann ihn direkt aus diesem Hinweis öffnen. Der Hinweis bleibt sichtbar, bis sie ihn schließt, damit er auch dann ankommt, wenn sie gerade nicht am Bildschirm war.

Lesen oder Bearbeiten festlegen: Für jede hinzugefügte Person kannst du in der Zugriffsliste zwischen „Lesen” und „Bearbeiten” wählen. „Lesen” ist die Voreinstellung: Die Person sieht den Verlauf, kann aber nicht schreiben. Mit „Bearbeiten” darf sie im Chat mitschreiben und laufende Antworten stoppen. Du kannst die Auswahl jederzeit umstellen, die Änderung wirkt sofort.

Wer mitschreibt, rechnet in einer eigenen Laufzeit: Dateien im Chat teilt ihr, Variablen und mit pip installierte Pakete hat jede Person für sich. Weil der Ordner geteilt ist, können Dateien darin beim Arbeiten dort Code unter deinen Konten auslösen. Gib das Bearbeiten-Recht deshalb nur Personen, denen du vertraust.

Zugriff wieder entziehen

Öffne über das Teilen-Symbol erneut den Dialog. Über das Entfernen-Symbol neben einer Person nimmst du einzelnen Personen den Zugriff. Mit „Freigabe aufheben” deaktivierst du den Link und entfernst alle Zugriffe auf einmal. Danach hat niemand mehr Zugriff, auch nicht mit einem bereits verschickten Link.

Was die andere Person sieht

Der geteilte Chat landet dauerhaft im Bereich „Geteilt mit mir” der anderen Person, so ist er jederzeit wieder auffindbar. Wo dieser Bereich steht, hängt vom Chat ab: Ein Chat mit einem Agenten steht im Kontext-Panel dieses Agenten, ein Chat aus einem Projekt in der Projektleiste dieses Projekts, alle anderen in der normalen Chat-Seitenleiste. Darf die Person den Agenten oder das Projekt nicht öffnen, findet sie den Chat in der normalen Chat-Seitenleiste. Ein Chat mit einem Agenten braucht allerdings eine Business- oder Max-Lizenz: Ohne sie erscheint er bei der Person gar nicht, und sie bekommt auch keine Benachrichtigung; der Teilen-Dialog weist bei solchen Personen darauf hin. Bei reinem Lesezugriff wird der Verlauf mit dem Hinweis „Geteilt von …” angezeigt und das Eingabefeld ist gesperrt.

Deine geteilten Chats wiederfinden

Deine eigenen geteilten Chats verlierst du nicht aus den Augen: Sie erscheinen in der Gruppe „Von mir geteilt”, direkt neben „Geteilt mit mir”, und zwar am selben Ort wie der Chat selbst: Agenten-Chats im Agenten, Projekt-Chats im Projekt, alle anderen in der normalen Chat-Seitenleiste. So siehst du auf einen Blick, welche Unterhaltungen du freigegeben hast. Ein solcher Chat trägt zusätzlich den Hinweis „Von dir geteilt” samt einem kleinen Zwei-Personen-Symbol, damit du ihn leicht von deinen übrigen Chats unterscheiden kannst.

Live mitlesen

Schreibst du im geteilten Chat weiter, sieht die andere Person neue Nachrichten und Antworten in Echtzeit, ohne die Seite neu zu laden.

Wer hat Zugriff?

Interne Freigaben funktionieren nur innerhalb deines Unternehmens. Behandle den Link vertraulich: Wer den vollständigen Link hat, kann den Verlauf lesen. Der reine Chat-Link ohne Freigabe, also die normale Adresse aus der Adresszeile, gibt hingegen keinen Zugriff.

Einen Chat mit dem Support teilen

Brauchst du zu einem bestimmten Chat Unterstützung, erstelle wie oben beschrieben über die Teilen-Funktion einen Link und schicke ihn zusammen mit deiner Anfrage an support@9brains.de, oder bitte den Chat, beides für dich an den Support zu schicken. So kann der Support genau diese Unterhaltung öffnen und dein Anliegen direkt am konkreten Verlauf nachvollziehen, statt es aus einer Beschreibung rekonstruieren zu müssen. Der Support erhält dabei nur Lesezugriff auf diesen einen Chat, und du kannst die Freigabe jederzeit über „Freigabe aufheben” wieder zurücknehmen.

Extern teilen (nur lesen). Manchmal möchtest du einen Chat mit jemandem außerhalb deines Unternehmens teilen, zum Beispiel mit einer Kundin oder einem Dienstleister ohne 9brains-Konto. Dafür gibt es das externe Teilen: einen PIN-geschützten Link, über den außenstehende Personen den Chat live mitlesen, aber nicht mitschreiben können.

Externen Link erstellen: So gehst du vor:

Öffne über das Teilen-Symbol den Teilen-Dialog
Schalte oben von „Intern” auf „Extern” um
Vergib eine PIN aus 6 bis 8 Ziffern, die du der externen Person getrennt vom Link mitteilst
Klicke auf „Externen Link erstellen” und danach auf „Link kopieren”
Gib Link und PIN weiter, zum Beispiel den Link per E-Mail und die PIN über einen anderen Kanal

Unter dem Link zeigt dir die Angabe „Gültig bis” samt Datum, wie lange der Zugang gültig ist. Der Link läuft automatisch nach 30 Tagen ab und wird danach ungültig.

Externen Zugang beenden. Über „Externen Zugang deaktivieren” schaltest du den externen Link jederzeit wieder ab. Danach kommt niemand mehr über diesen Link hinein, auch nicht mit der bereits verschickten PIN. Erstellst du später erneut einen externen Link, werden Link, PIN und Ablaufdatum neu gesetzt; ein alter Link bleibt also dauerhaft ungültig.

Was die externe Person sieht. Wer den Link öffnet, landet auf einer Seite mit der Überschrift „Geteilter Chat” und dem Hinweis „Nur-Lesen · geteilt über 9brains”. Zuerst muss die Person die PIN eingeben, erst danach wird der Verlauf sichtbar. Schreibst du im Chat weiter, sieht sie neue Nachrichten in Echtzeit (eine in die laufende Antwort eingereihte Nachricht an der Stelle, an der die KI sie gelesen hat), kann aber selbst nichts eingeben. Gibt es mehrere Fassungen einer Frage oder Antwort, sieht sie die neueste und kann umschalten; bei E-Mails steht nur die Zahl der Empfänger, weder Adressen noch Betreff. Nach zu vielen falschen PIN-Versuchen ist die Eingabe für 15 Minuten gesperrt; häufen sich Fehlversuche bei einem Link, bestätigt jede Person vor der Eingabe kurz eine Sicherheitsprüfung. Ist der Link abgelaufen oder hast du den Zugang deaktiviert, erscheint stattdessen ein Hinweis, dass der geteilte Chat nicht mehr verfügbar ist.

Bilder und Dateien im geteilten Chat. Die externe Person sieht auch die Dateien aus dem Verlauf: Hochgeladene Bilder erscheinen als Vorschau und lassen sich per Klick groß anzeigen, andere hochgeladene Dokumente lassen sich über ihren Namen herunterladen. Bilder und Dateien, die der Assistent im Chat erzeugt hat, sind ebenfalls sichtbar und herunterladbar, ebenso ein Dokument aus dem Projekt, auf das die Antwort verweist. Zugänglich ist dabei ausschließlich, was in diesem einen Chat vorkommt: andere Dateien deines Arbeitsbereichs oder deiner Agenten erreicht der Link nicht. Wenn ein Chat also Dateien enthält, die außerhalb deines Unternehmens nichts zu suchen haben, teile ihn nicht extern.