Chat verwenden

Neuen Chat starten

Klicke in der Seitenleiste auf „Chats”, den Eintrag mit der Sprechblase und dem Pluszeichen: ein Klick, und du bist in einem leeren Chat. Auf dem Handy und in einem schmalen Browserfenster ist die Seitenleiste zugeklappt; dort steht dasselbe Symbol oben links in der Kopfzeile.

Der Chat verwendet automatisch das Standard-Modell deines Workspaces – du kannst das Modell aber jederzeit wechseln.

KI-Modell auswählen

Über die Modellauswahl im Chat-Bereich wählst du, welches KI-Modell deine Nachrichten bearbeitet. Die verfügbaren Modelle werden von deinem Administrator festgelegt.

Modell-Informationen

Jedes Modell zeigt dir:

Information	Beschreibung
Name	Bezeichnung des Modells (z.B. Claude 3.5 Sonnet)
Anbieter	Hersteller (z.B. Anthropic, OpenAI, Google, Mistral)
Standort	Wo das Modell betrieben wird (z.B. EU, USA)
Tempo	Relative Antwortgeschwindigkeit
Qualität	Relative Antwortqualität

Datenschutz-Kennzeichnungen

Achte auf die farbigen Badges bei jedem Modell:

Kennzeichnung	Bedeutung
EU-Souverän	Das Modell wird auf EU-souveräner Infrastruktur betrieben. Volle Datenkontrolle innerhalb der EU
DSGVO	DSGVO-konform. Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Kein Datenabfluss in Drittländer
Global	Server außerhalb der EU. Datenabfluss in Drittländer möglich

Tipp: Wenn du mit vertraulichen Unternehmensdaten arbeitest, wähle ein Modell mit der Kennzeichnung EU-Souverän oder DSGVO. Mehr dazu unter Datenschutz & Datensouveränität.

Modell wechseln

Du kannst das Modell jederzeit innerhalb eines Chats wechseln. Klicke einfach auf die Modellauswahl und wähle ein anderes Modell. Alle folgenden Nachrichten werden dann vom neuen Modell bearbeitet. Die Wahl gilt nur für diesen Chat: Ein neuer Chat startet wieder mit deinem Standard-Modell.

Möchtest du immer mit einem bestimmten Modell starten, stelle es unter Einstellungen → KI-Modelle als dein persönliches Standard-Modell ein. Genauso kannst du dir ein persönliches Premium-Modell einstellen.

Dateien im Chat verwenden

Du kannst Dateien direkt in den Chat hochladen, damit die KI deren Inhalt analysieren und verarbeiten kann.

So funktioniert es

Drag & Drop – Ziehe Dateien direkt in das Chat-Fenster
Klicken – Klicke auf das Upload-Symbol im Eingabefeld

Einschränkungen

Maximal 10 Dateien pro Nachricht
Maximale Dateigröße: 50 MB pro Datei (kann je nach Workspace variieren)
Alle gängigen Dateiformate werden unterstützt

Sehr lange Texte einfügen

Das Eingabefeld nimmt bis zu 100.000 Zeichen auf, das sind rund 40 Seiten Text. Darüber sperrt 9brains das Senden und weist dich darauf hin.

Der Grund: KI-Modelle können pro Anfrage nur eine begrenzte Menge Text auf einmal lesen. Ein vollständiges Protokoll oder ein langer Export sprengt diese Grenze, und die Anfrage bricht ohne Ergebnis ab.

Häng solche Inhalte stattdessen als Datei an. Dann liegen sie im Chat bereit, und die KI sucht gezielt darin, statt alles auf einmal lesen zu müssen. Für sehr große oder dauerhaft benötigte Inhalte ist eine Datenquelle der bessere Weg.

Viele Bilder in einem langen Chat

Pro Anfrage kann die KI eine begrenzte Anzahl Bilder gleichzeitig ansehen. Diese Grenze kommt von den KI-Anbietern selbst und lässt sich nicht erhöhen.

Sammeln sich in einem Chat mehr Bilder an, bleiben die älteren als Bild erhalten. Für die übrigen setzt 9brains automatisch eine Beschreibung ein, die ein Bildmodell erstellt hat, damit der Inhalt nicht verloren geht. Die Datei bleibt im Chat verfügbar, und du kannst die KI jederzeit bitten, sie erneut anzusehen (“Schau dir noch einmal das Bild XY an”) — dann bekommt sie das Bild in voller Auflösung.

Angehängte Dateien verwalten

Nach dem Upload siehst du die angehängten Dateien mit Name und Größe unterhalb des Eingabefelds. Du kannst einzelne Dateien vor dem Senden wieder entfernen.

Beispiele für den Einsatz:

„Fasse dieses PDF zusammen”
„Analysiere die Zahlen in dieser Excel-Datei”
„Übersetze dieses Dokument ins Englische”

Nachricht diktieren

Statt zu tippen kannst du deine Nachricht auch einsprechen.

Klicke im Eingabefeld auf das Mikrofon. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint daneben Diktat starten.
Warte, bis statt Mikrofon startet … die rote Aufnahmeanzeige mit Laufzeit erscheint, und sprich los. Die Balken zeigen, dass dich das Mikrofon hört.
Bist du fertig, hast du zwei Wege:
- Diktat beenden klicken: Dein Text erscheint im Eingabefeld, und du kannst ihn vor dem Senden noch prüfen oder ergänzen.
- Senden klicken oder Enter drücken: Die Aufnahme endet, und die Nachricht geht direkt ab, sobald der Text da ist.

Mit Esc verwirfst du eine laufende Aufnahme, ohne dass Text entsteht.

Hört das Mikrofon ein paar Sekunden lang nichts, fragt 9brains unter dem Eingabefeld, ob es stummgeschaltet ist. Das passiert zum Beispiel über eine Stummschalt-Taste an Laptop oder Headset. Eine Aufnahme, auf der gar nichts zu hören war, wird nicht umgewandelt; du bekommst stattdessen einen Hinweis und kannst es nach dem Einschalten noch einmal versuchen.

Beim ersten Diktat fragt dein Browser, ob 9brains das Mikrofon benutzen darf. Erlaubst du das nicht, meldet 9brains, dass kein Zugriff besteht.

Chat-Verlauf verwalten

Übersicht

Alle deine Chats erscheinen in der Seitenleiste, gruppiert nach Zeitraum:

Heute
Gestern
Diese Woche
Letzte Woche
Ältere Zeiträume

Scrolle nach unten, um ältere Chats zu laden.

Ist ein Chat-Name zu lang für die Seitenleiste, fahre mit der Maus darüber: Der vollständige Name erscheint als Kurzinfo. Alternativ ziehst du den rechten Rand der Seitenleiste mit der Maus breiter. Ziehst du ihn weit genug nach links, klappt die Seitenleiste ganz ein; ein Zug nach rechts holt sie wieder hervor. Kurz bevor sie einklappt, wird sie blasser, du siehst also vorher, was gleich passiert. Breite und Zustand gelten nur für den Moment: Beim nächsten Laden der Seite steht die Seitenleiste wieder aufgeklappt in ihrer Standardbreite.

Einen eigenen Knopf zum Ein- und Ausklappen gibt es am Rechner nicht mehr, das Ziehen ersetzt ihn. Ohne Maus geht es trotzdem: Strg+B (auf dem Mac Cmd+B) klappt die Seitenleiste ein und wieder aus. Auf dem Handy gibt es kein Ziehen; dort öffnest du die Seitenleiste über das Menü-Symbol oben links.

Chats durchsuchen

Nutze das Suchfeld oben in der Seitenleiste, um Chats nach Stichworten zu durchsuchen. Für eine vollständige Suche über alle Chats klicke auf „Alle Chats durchsuchen”.

Chat umbenennen

Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Chat in der Seitenleiste
Wähle „Umbenennen”
Gib den neuen Namen ein und bestätige mit Enter

Chat löschen

Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Chat in der Seitenleiste
Wähle „Thread löschen”
Bestätige die Löschung im Dialog

Achtung: Gelöschte Chats können nicht wiederhergestellt werden. Hattest du den Chat geteilt, ist er auch für alle weg, mit denen du ihn geteilt hast.

E-Mails aus dem Chat verschicken

Der Chat verschickt E-Mails für dich, auch ohne verbundenes Postfach: „Schick die Zusammenfassung an Anna” oder „Melde das dem Support”. Bevor etwas rausgeht, zeigt er dir Empfänger, Betreff und Text und schickt erst, wenn du zustimmst. Dateien aus dem Chat kann er anhängen, zusammen bis 2,8 MB.

Die Mail kommt von einer Adresse von 9brains. Eine Zeile am Ende sagt, dass du sie verschickt hast, und Antworten gehen direkt an deine eigene Adresse. Nennst du keinen Empfänger, etwa bei „Schick mir das per Mail”, geht sie an dich.

Wer eine Mail bekommen kann. Damit keine Firmendaten nach außen gelangen, schreibt der Chat nur an:

dich selbst, auch an Plus-Adressen wie max+projekt@firma.de
Mitglieder deines Workspaces
Adressen auf der Firmen-Domain deines Workspaces, also der Domain, mit der sich eure Mitglieder anmelden. Private Anbieter wie gmail.com oder web.de zählen nicht dazu.
den 9brains-Support unter support@9brains.de

An alle anderen Adressen verschickt er nichts. Ein Chat verschickt höchstens 50 Mails pro Stunde.

Mit eigenem Postfach. Hast du dein Postfach verbunden, etwa über die Microsoft-365-Integration oder Google Workspace, schreibt der Chat darüber: von deiner eigenen Adresse und an beliebige Empfänger, auch an Kunden und Partner. Nur Meldungen an den Support gehen weiter über 9brains, damit dein Workspace automatisch mitkommt.

Ein Problem melden. Sag einfach „Melde das dem Support”. Der Chat schreibt die Meldung, zeigt sie dir und schickt sie an support@9brains.de. Dein Name, deine Adresse und dein Workspace gehen automatisch mit, die Antwort des Supports kommt per E-Mail zu dir.

Chat teilen

Du kannst einen Chat mit Kolleginnen und Kollegen in deinem Unternehmen teilen, entweder über einen Link oder gezielt mit einzelnen Personen. Geteilte Chats sind standardmäßig schreibgeschützt: Wer Zugriff hat, liest den kompletten Verlauf mit.

Link erstellen und weitergeben

Öffne den Chat, den du teilen möchtest
Klicke oben rechts im Chat-Header auf das Teilen-Symbol
Wähle „Link erstellen” und kopiere den Link über das Kopier-Symbol
Gib den Link weiter, zum Beispiel per E-Mail oder Chat

Gezielt mit einzelnen Personen teilen

Statt einen Link zu verschicken, kannst du den Chat direkt für bestimmte Personen freigeben. Öffne den Teilen-Dialog, klicke auf „Person hinzufügen” und suche die Kollegin oder den Kollegen über Name oder E-Mail. Die Person erscheint anschließend in der Zugriffsliste und findet den Chat sofort in ihrer Seitenleiste unter „Geteilt mit mir”, auch ohne dass ein Link existiert.

Sobald du jemanden hinzufügst, erhält die Person unmittelbar einen Hinweis, dass du einen Chat mit ihr geteilt hast, und kann ihn direkt aus diesem Hinweis öffnen. Der Hinweis bleibt sichtbar, bis sie ihn schließt, damit er auch dann ankommt, wenn sie gerade nicht am Bildschirm war.

Lesen oder Bearbeiten festlegen: Für jede hinzugefügte Person kannst du in der Zugriffsliste zwischen „Lesen” und „Bearbeiten” wählen. „Lesen” ist die Voreinstellung: Die Person sieht den Verlauf, kann aber nicht schreiben. Mit „Bearbeiten” darf sie im Chat mitschreiben und laufende Antworten stoppen. Du kannst die Auswahl jederzeit umstellen, die Änderung wirkt sofort.

Zugriff wieder entziehen

Öffne über das Teilen-Symbol erneut den Dialog. Über das Entfernen-Symbol neben einer Person nimmst du einzelnen Personen den Zugriff. Mit „Freigabe aufheben” deaktivierst du den Link und entfernst alle Zugriffe auf einmal. Danach hat niemand mehr Zugriff, auch nicht mit einem bereits verschickten Link.

Was die andere Person sieht

Der geteilte Chat landet dauerhaft in der Seitenleiste der anderen Person im Bereich „Geteilt mit mir”, so ist er jederzeit wieder auffindbar. Bei reinem Lesezugriff wird der Verlauf mit dem Hinweis „Geteilt von …” angezeigt und das Eingabefeld ist gesperrt.

Deine geteilten Chats wiederfinden

Deine eigenen geteilten Chats verlierst du nicht aus den Augen: In deiner Seitenleiste erscheinen sie in der Gruppe „Von mir geteilt”, direkt neben „Geteilt mit mir”. So siehst du auf einen Blick, welche Unterhaltungen du freigegeben hast. Ein solcher Chat trägt zusätzlich den Hinweis „Von dir geteilt” samt einem kleinen Zwei-Personen-Symbol, damit du ihn leicht von deinen übrigen Chats unterscheiden kannst.

Live mitlesen

Schreibst du im geteilten Chat weiter, sieht die andere Person neue Nachrichten und Antworten in Echtzeit, ohne die Seite neu zu laden.

Wer hat Zugriff?

Freigaben funktionieren ausschließlich innerhalb deines Unternehmens, Externe erhalten keinen Zugriff. Behandle den Link vertraulich: Wer den vollständigen Link hat, kann den Verlauf lesen. Der reine Chat-Link ohne Freigabe, also die normale Adresse aus der Adresszeile, gibt hingegen keinen Zugriff.

Einen Chat mit dem Support teilen

Brauchst du zu einem bestimmten Chat Unterstützung, erstelle wie oben beschrieben über die Teilen-Funktion einen Link und schicke ihn zusammen mit deiner Anfrage an support@9brains.de, oder bitte den Chat, beides für dich an den Support zu schicken. So kann der Support genau diese Unterhaltung öffnen und dein Anliegen direkt am konkreten Verlauf nachvollziehen, statt es aus einer Beschreibung rekonstruieren zu müssen. Der Support erhält dabei nur Lesezugriff auf diesen einen Chat, und du kannst die Freigabe jederzeit über „Freigabe aufheben” wieder zurücknehmen.

Extern teilen (nur lesen). Manchmal möchtest du einen Chat mit jemandem außerhalb deines Unternehmens teilen, zum Beispiel mit einer Kundin oder einem Dienstleister ohne 9brains-Konto. Dafür gibt es das externe Teilen: einen PIN-geschützten Link, über den außenstehende Personen den Chat live mitlesen, aber nicht mitschreiben können.

Externen Link erstellen: So gehst du vor:

Öffne über das Teilen-Symbol den Teilen-Dialog
Schalte oben von „Intern” auf „Extern” um
Vergib eine PIN aus 4 bis 8 Ziffern, die du der externen Person getrennt vom Link mitteilst
Klicke auf „Externen Link erstellen” und danach auf „Link kopieren”
Gib Link und PIN weiter, zum Beispiel den Link per E-Mail und die PIN über einen anderen Kanal

Unter dem Link zeigt dir die Angabe „Gültig bis” samt Datum, wie lange der Zugang gültig ist. Der Link läuft automatisch nach 30 Tagen ab und wird danach ungültig.

Externen Zugang beenden. Über „Externen Zugang deaktivieren” schaltest du den externen Link jederzeit wieder ab. Danach kommt niemand mehr über diesen Link hinein, auch nicht mit der bereits verschickten PIN. Erstellst du später erneut einen externen Link, werden Link, PIN und Ablaufdatum neu gesetzt; ein alter Link bleibt also dauerhaft ungültig.

Was die externe Person sieht. Wer den Link öffnet, landet auf einer Seite mit der Überschrift „Geteilter Chat” und dem Hinweis „Nur-Lesen · geteilt über 9brains”. Zuerst muss die Person die PIN eingeben, erst danach wird der Verlauf sichtbar. Schreibst du im Chat weiter, sieht sie neue Nachrichten in Echtzeit, kann aber selbst nichts eingeben. Nach zu vielen falschen PIN-Versuchen ist die Eingabe für 15 Minuten gesperrt. Ist der Link abgelaufen oder hast du den Zugang deaktiviert, erscheint stattdessen ein Hinweis, dass der geteilte Chat nicht mehr verfügbar ist.

Bilder und Dateien im geteilten Chat. Die externe Person sieht auch die Dateien aus dem Verlauf: Hochgeladene Bilder erscheinen als Vorschau und lassen sich per Klick groß anzeigen, andere hochgeladene Dokumente lassen sich über ihren Namen herunterladen. Bilder und Dateien, die der Assistent im Chat erzeugt hat, sind ebenfalls sichtbar und herunterladbar, ebenso ein Dokument aus dem Projekt, auf das die Antwort verweist. Zugänglich ist dabei ausschließlich, was in diesem einen Chat vorkommt: andere Dateien deines Arbeitsbereichs oder deiner Agenten erreicht der Link nicht. Wenn ein Chat also Dateien enthält, die außerhalb deines Unternehmens nichts zu suchen haben, teile ihn nicht extern.