Datenquellen
Voraussetzungen
Abschnitt betitelt „Voraussetzungen“Datenquellen sind ab der Business-Lizenz verfügbar. Mit der Starter- oder Pro-Lizenz ist der Bereich nicht zugänglich.
Speicherplatz
Abschnitt betitelt „Speicherplatz“Alles, was 9brains für euch durchsuchbar macht, teilt sich einen gemeinsamen Speicher: die angebundenen Datenquellen, persönliche wie unternehmensweite, und die Dateien in euren Projekten. Wie groß dieser Speicher ist, hängt an euren Lizenzen:
| Lizenz | Speicherplatz |
|---|---|
| Business | 1 GB pro Lizenz, geteilt im Workspace |
| Max | 10 GB pro Lizenz, geteilt im Workspace |
Die Angabe ist pro Lizenz gerechnet, der Platz steht aber allen gemeinsam zur Verfügung: 20 Business-Lizenzen ergeben 20 GB für das ganze Unternehmen, ganz gleich, wer davon wie viel belegt.
Wie viel schon belegt ist, sehen Administratoren unter Einstellungen → Datenquellen ganz oben. Der Balken zeigt getrennt, wie viel auf angebundene Systeme und wie viel auf Projekte entfällt, darunter steht jede Quelle und jedes Projekt einzeln, die größte zuerst. So ist auf einen Blick klar, wo aufgeräumt werden kann.
Ist der Speicher voll, verhalten sich die beiden Wege unterschiedlich. Bereits indexierte Inhalte bleiben in jedem Fall durchsuchbar. Neue Dateien aus einer angebundenen Datenquelle warten auf freien Platz und werden automatisch nachgeholt, sobald welcher da ist. Der Upload in ein Projekt wird dagegen sofort abgelehnt, weil dort jemand danebensteht und lieber gleich erfährt, dass es nicht geklappt hat.
Platz schaffst du, indem du nicht mehr benötigte Datenquellen oder Projekte löschst.
Speicher dazubuchen. Reicht das nicht, könnt ihr jederzeit erweitern. Administratoren finden an der Verbrauchsanzeige die Schaltfläche „Speicher erweitern”; sie schlägt gleich vor, wie viel fehlt, um die wartenden Dateien abzudecken. Der Platz steht in wenigen Sekunden zur Verfügung, der anteilige Betrag für den laufenden Abrechnungszeitraum wird sofort über die hinterlegte Zahlungsweise abgebucht, und wartende Dateien werden automatisch nachgeholt. Denselben Zusatzspeicher könnt ihr auch beim Verwalten der Lizenzen anpassen, dort geht er ebenso wieder nach unten.
Was sind Datenquellen?
Abschnitt betitelt „Was sind Datenquellen?“Datenquellen verbinden externe Dateispeicher mit 9brains. Dokumente aus diesen Speichern werden automatisch indexiert und stehen der KI als durchsuchbares Wissen zur Verfügung.
Dieses Verfahren ist auch als RAG bekannt, kurz für Retrieval-Augmented Generation. Die Idee dahinter: Bevor die KI eine Antwort formuliert, durchsucht er zunächst die angebundenen Dokumente nach relevanten Informationen. So basieren die Antworten nicht nur auf dem allgemeinen Sprachmodell, sondern auf den tatsächlichen Inhalten aus euren Dateien, mit Quellenverweisen.
Ohne Datenquellen nutzt die KI nur das Wissen aus manuell gepflegten Wissensbasen.
Mit Datenquellen kann er zusätzlich:
- Dokumente aus den angebundenen Speichern durchsuchen
- Antworten mit Quellenverweisen auf die Originaldateien liefern
- Automatisch neue und geänderte Dateien erkennen und indexieren
Welche Speicher kann ich anbinden?
Abschnitt betitelt „Welche Speicher kann ich anbinden?“OneDrive. Das persönliche Microsoft-365-Laufwerk, jeder Nutzer bindet sein eigenes an.
SharePoint. Dokumentbibliotheken aus Microsoft 365 als gemeinsame Quelle für den ganzen Workspace, eingerichtet von einem Administrator.
Dateiserver. Windows-Dateiserver, NAS-Systeme und SMB-Freigaben aus dem eigenen Firmennetzwerk, angebunden über den On-Premise Connector. Auf Wunsch mit Übernahme der Windows-Dateirechte, dann sieht jeder Nutzer im Chat nur, was er auch auf dem Laufwerk sehen darf.
Microsoft-365-Postfach. Ein Postfach samt Anhängen als durchsuchbare Quelle.
IMAP-Postfach. Ein E-Mail-Postfach eines beliebigen Anbieters.
Mail-Archiv. Ein MailStore-Archiv im eigenen Netzwerk.
Zwei Arten von Datenquellen
Abschnitt betitelt „Zwei Arten von Datenquellen“Persönliche Datenquellen
Abschnitt betitelt „Persönliche Datenquellen“Persönliche Datenquellen sind nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar. Andere Nutzer und Administratoren können die Dateilisten nicht einsehen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter verbindet sein persönliches OneDrive. Nur er selbst kann die Dateien daraus im Chat durchsuchen.
Workspace-Datenquellen
Abschnitt betitelt „Workspace-Datenquellen“Workspace-Datenquellen sind für alle Nutzer im Workspace verfügbar. Sie werden von Administratoren eingerichtet und eignen sich für gemeinsam genutzte Dateien.
Beispiel: Ein Administrator verbindet eine SharePoint Document Library mit Firmendokumenten. Alle Mitarbeiter können diese Dokumente im Chat durchsuchen.
Ausblick: Weitere Speicher in Planung
Abschnitt betitelt „Ausblick: Weitere Speicher in Planung“In naher Zukunft wird zusätzlich S3-kompatibler Speicher (z.B. Amazon S3, MinIO) als native Datenquelle mit automatischer Indexierung unterstützt.
Übersicht: Was kann ich tun?
Abschnitt betitelt „Übersicht: Was kann ich tun?“| Aktion | Wer kann das? |
|---|---|
| Persönliche Datenquelle verbinden | Alle Nutzer |
| Dateien im Chat durchsuchen | Alle Nutzer |
| Workspace-Datenquelle verbinden | Administratoren |
| Manuelle Synchronisierung auslösen | Eigentümer / Admin |
| Datenquelle löschen | Eigentümer / Admin |
Navigation
Abschnitt betitelt „Navigation“Die Datenquellen-Verwaltung ist über die Einstellungen erreichbar:
Einstellungen → Datenquellen
Die Seite zeigt drei Bereiche:
- Meine Datenquellen: persönliche Datenquellen des aktuellen Nutzers
- Workspace-Datenquellen: für alle Nutzer im Workspace verfügbar
- Persönliche Datenquellen (nur für Admins), Datenquellen anderer Nutzer
Jede Datenquelle zeigt:
- Name und Typ der Quelle
- Status: Aktiv, Synchronisierung läuft, Fehler
- Letzte Synchronisierung: Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Abgleichs
- Dateianzahl: Wie viele Dateien indexiert sind
Unterstützte Dateitypen
Abschnitt betitelt „Unterstützte Dateitypen“Datenquellen indexieren alle Dateitypen, die 9brains verarbeiten kann:
| Kategorie | Dateitypen |
|---|---|
| Dokumente | PDF, DOCX, PPTX, XLSX |
| Text | TXT, MD, CSV, HTML |
| Bilder | PNG, JPG, JPEG, TIFF, BMP, GIF |
Nicht unterstützte Dateitypen (z.B. Videos, ZIP-Archive) werden automatisch übersprungen. Wie viele Dateien das betrifft, steht nach dem Abgleich auf der Statuskarte der Datenquelle. Auf gewachsenen Dateiservern sind das vor allem die alten Office-Formate von vor 2007 (.doc, .xls, .ppt): Sie zählen nicht zu den Dokumenten oben und werden nicht gelesen. Wer sie einmal im heutigen Format speichert, macht sie beim nächsten Abgleich durchsuchbar.
Synchronisierung
Abschnitt betitelt „Synchronisierung“Datenquellen werden automatisch synchronisiert:
- Erstindexierung: Beim Anlegen der Datenquelle werden alle Dateien indexiert
- Echtzeit-Updates: OneDrive und SharePoint melden Änderungen von sich aus, sie werden in der Regel sofort erkannt und verarbeitet
- Regelmäßiger Abgleich: Zusätzlich findet alle 60 Minuten ein vollständiger Abgleich statt. Speicher ohne eigene Änderungsmeldung werden ausschließlich darüber erfasst, neue Dateien sind dort also innerhalb einer Stunde durchsuchbar
- Änderungserkennung: Nur neue, geänderte oder gelöschte Dateien werden verarbeitet, keine erneute Indexierung unveränderter Dateien
Die Synchronisierung kann auch manuell ausgelöst werden: Klicke auf die Datenquelle und wähle „Jetzt synchronisieren”.
Wenn die Verbindung dauerhaft nicht mehr funktioniert
Abschnitt betitelt „Wenn die Verbindung dauerhaft nicht mehr funktioniert“Scheitert der Abgleich immer wieder, pausiert 9brains ihn, stellt die Datenquelle auf Fehler und zeigt auf ihrer Statuskarte den Hinweis „Automatische Synchronisierung pausiert” mit dem Grund. Das passiert sofort, wenn die Anmeldung nicht mehr gültig ist (etwa weil das Microsoft-Konto neu verbunden werden muss oder eine Berechtigung entzogen wurde), und nach mehreren erfolglosen Anläufen, wenn der Speicher dauerhaft nicht erreichbar ist.
Bereits indexierte Dateien bleiben durchsuchbar, es kommen nur keine neuen mehr dazu. Sobald das Problem behoben ist, startest du den Abgleich einmal von Hand über „Jetzt synchronisieren”; danach läuft er wieder automatisch weiter. Unter dem Grund steht auch, was das angebundene System selbst gemeldet hat; mit „Details kopieren” übernimmst du das samt Fehler-ID in eine Supportanfrage.
Eine vorübergehende Störung, etwa ein Dateiserver, der kurz nicht erreichbar ist, führt nicht zu dieser Pause: 9brains versucht es dann von selbst weiter.
Häufige Fragen
Abschnitt betitelt „Häufige Fragen“Welche Lizenz benötige ich?
Abschnitt betitelt „Welche Lizenz benötige ich?“Datenquellen sind ab der Business-Lizenz verfügbar. Mit der Pro- oder Starter-Lizenz ist das Feature nicht zugänglich.
Was passiert, wenn der Speicher voll ist?
Abschnitt betitelt „Was passiert, wenn der Speicher voll ist?“Siehe Speicherplatz: Vorhandenes bleibt durchsuchbar, Neues aus einer Datenquelle wartet auf freien Platz, ein Projekt-Upload wird abgelehnt.
Kann ich mehrere OneDrive-Konten verbinden?
Abschnitt betitelt „Kann ich mehrere OneDrive-Konten verbinden?“Nein, pro Nutzer kann ein persönliches OneDrive verbunden werden. Für gemeinsam genutzte Dateien eignen sich SharePoint-Datenquellen.
Kann ich mehrere SharePoint-Sites verbinden?
Abschnitt betitelt „Kann ich mehrere SharePoint-Sites verbinden?“Ja. Administratoren können beliebig viele SharePoint Document Libraries als separate Workspace-Datenquellen anlegen, solange das Speicherkontingent ausreicht.
Werden gelöschte Dateien sofort aus dem Index entfernt?
Abschnitt betitelt „Werden gelöschte Dateien sofort aus dem Index entfernt?“Gelöschte Dateien werden in der Regel sofort erkannt und aus dem Index entfernt. Spätestens beim nächsten regulären Abgleich (alle 60 Minuten) werden sie entfernt.
Wer kann meine persönlichen Datenquellen sehen?
Abschnitt betitelt „Wer kann meine persönlichen Datenquellen sehen?“Niemand außer dir. Administratoren sehen in der Übersicht lediglich, dass eine persönliche Datenquelle existiert, die Dateilisten sind aus Datenschutzgründen nicht einsehbar.