Datenquellen

Voraussetzungen

Datenquellen sind ab der Business-Lizenz verfügbar. Je nach Lizenz steht unterschiedlich viel Speicherplatz zur Verfügung:

Lizenz	Speicherkontingent
Business	1 GB pro Lizenz, geteilt im Workspace
Max	10 GB pro Lizenz, geteilt im Workspace

Das Kontingent wird im Workspace geteilt, alle Datenquellen (persönliche und Workspace-Datenquellen) zählen zusammen. Den aktuellen Verbrauch siehst du auf der Datenquellen-Seite unter Einstellungen → Datenquellen.

Wenn du größere Datenquellen anbinden möchtest, melde dich bei uns, wir schalten zusätzliche Kontingente frei.

Was sind Datenquellen?

Datenquellen verbinden externe Dateispeicher mit 9brains. Dokumente aus diesen Speichern werden automatisch indexiert und stehen der KI als durchsuchbares Wissen zur Verfügung.

Dieses Verfahren ist auch als RAG bekannt, kurz für Retrieval-Augmented Generation. Die Idee dahinter: Bevor die KI eine Antwort formuliert, durchsucht er zunächst die angebundenen Dokumente nach relevanten Informationen. So basieren die Antworten nicht nur auf dem allgemeinen Sprachmodell, sondern auf den tatsächlichen Inhalten aus euren Dateien, mit Quellenverweisen.

Ohne Datenquellen nutzt die KI nur das Wissen aus manuell gepflegten Wissensbasen.

Mit Datenquellen kann er zusätzlich:

Dokumente aus OneDrive oder SharePoint durchsuchen
Antworten mit Quellenverweisen auf die Originaldateien liefern
Automatisch neue und geänderte Dateien erkennen und indexieren

Zwei Arten von Datenquellen

Persönliche Datenquellen

Persönliche Datenquellen sind nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar. Andere Nutzer und Administratoren können die Dateilisten nicht einsehen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verbindet sein persönliches OneDrive. Nur er selbst kann die Dateien daraus im Chat durchsuchen.

Workspace-Datenquellen

Workspace-Datenquellen sind für alle Nutzer im Workspace verfügbar. Sie werden von Administratoren eingerichtet und eignen sich für gemeinsam genutzte Dateien.

Beispiel: Ein Administrator verbindet eine SharePoint Document Library mit Firmendokumenten. Alle Mitarbeiter können diese Dokumente im Chat durchsuchen.

Ausblick: Weitere Speicher in Planung

In naher Zukunft werden zusätzliche Speichertypen als native Datenquelle mit automatischer Indexierung unterstützt:

Windows File Server, NAS-Systeme und SMB-Freigaben
S3-kompatibler Speicher (z.B. Amazon S3, MinIO)

Heute schon möglich, aber ohne automatische Indexierung: Über den On-Premise Connector lässt sich die Netzwerkverbindung zu internen Fileservern, NAS- oder SMB-Systemen bereits heute aufbauen. Bis die native Indexierung verfügbar ist, brauchst du einen Custom-Skill, der die Dateien für die KI lesbar macht.

Übersicht: Was kann ich tun?

Aktion	Wer kann das?
Persönliche Datenquelle verbinden (OneDrive)	Alle Nutzer
Dateien im Chat durchsuchen	Alle Nutzer
Workspace-Datenquelle verbinden (SharePoint)	Administratoren
Manuelle Synchronisierung auslösen	Eigentümer / Admin
Datenquelle löschen	Eigentümer / Admin

Die Datenquellen-Verwaltung ist über die Einstellungen erreichbar:

Einstellungen → Datenquellen

Die Seite zeigt drei Bereiche:

Meine Datenquellen: persönliche Datenquellen des aktuellen Nutzers
Workspace-Datenquellen: für alle Nutzer im Workspace verfügbar (SharePoint)
Persönliche Datenquellen (nur für Admins), Datenquellen anderer Nutzer

Jede Datenquelle zeigt:

Name und Typ (OneDrive, SharePoint)
Status: Aktiv, Synchronisierung läuft, Fehler
Letzte Synchronisierung: Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Abgleichs
Dateianzahl: Wie viele Dateien indexiert sind

Unterstützte Dateitypen

Datenquellen indexieren alle Dateitypen, die 9brains verarbeiten kann:

Kategorie	Dateitypen
Dokumente	PDF, DOCX, PPTX, XLSX
Text	TXT, MD, CSV, HTML
Bilder	PNG, JPG, JPEG, TIFF, BMP, GIF

Nicht unterstützte Dateitypen (z.B. Videos, ZIP-Archive) werden automatisch übersprungen.

Synchronisierung

Datenquellen werden automatisch synchronisiert:

Erstindexierung: Beim Anlegen der Datenquelle werden alle Dateien indexiert
Echtzeit-Updates: OneDrive und SharePoint sind per Webhook angebunden, Änderungen an Dateien werden in der Regel sofort erkannt und per Delta-Sync verarbeitet
Regelmäßiger Abgleich: Zusätzlich findet alle 60 Minuten ein vollständiger Abgleich statt, um sicherzustellen, dass keine Änderungen verpasst werden
Änderungserkennung: Nur neue, geänderte oder gelöschte Dateien werden verarbeitet, keine erneute Indexierung unveränderter Dateien

Die Synchronisierung kann auch manuell ausgelöst werden: Klicke auf die Datenquelle und wähle „Synchronisierung starten”.

Häufige Fragen

Welche Lizenz benötige ich?

Datenquellen sind ab der Business-Lizenz verfügbar. Mit der Pro- oder Starter-Lizenz ist das Feature nicht zugänglich.

Was passiert, wenn das Speicherkontingent erschöpft ist?

Bestehende Datenquellen bleiben durchsuchbar, aber neue Dateien werden nicht mehr indexiert, bis wieder Speicherplatz frei ist. Du kannst Datenquellen löschen, um Platz zu schaffen.

Kann ich mehrere OneDrive-Konten verbinden?

Nein, pro Nutzer kann ein persönliches OneDrive verbunden werden. Für gemeinsam genutzte Dateien eignen sich SharePoint-Datenquellen.

Kann ich mehrere SharePoint-Sites verbinden?

Ja. Administratoren können beliebig viele SharePoint Document Libraries als separate Workspace-Datenquellen anlegen, solange das Speicherkontingent ausreicht.

Werden gelöschte Dateien sofort aus dem Index entfernt?

Gelöschte Dateien werden in der Regel sofort per Webhook erkannt und aus dem Index entfernt. Spätestens beim nächsten regulären Abgleich (alle 60 Minuten) werden sie entfernt.

Wer kann meine persönlichen Datenquellen sehen?

Niemand außer dir. Administratoren sehen in der Übersicht lediglich, dass eine persönliche Datenquelle existiert, die Dateilisten sind aus Datenschutzgründen nicht einsehbar.