Datenquellen

Voraussetzungen

Datenquellen sind ab der Business-Lizenz verfügbar. Je nach Lizenz steht unterschiedlich viel Speicherplatz zur Verfügung:

| Lizenz | Speicherkontingent | | ------------ | -------------------------------------- | | Business | 1 GB pro Lizenz, geteilt im Workspace | | Max | 10 GB pro Lizenz, geteilt im Workspace |

Das Kontingent wird im Workspace geteilt, alle Datenquellen (persönliche und Workspace-Datenquellen) zählen zusammen. Den aktuellen Verbrauch siehst du auf der Datenquellen-Seite unter Einstellungen → Datenquellen.

Wenn du größere Datenquellen anbinden möchtest, melde dich bei uns, wir schalten zusätzliche Kontingente frei.

Was sind Datenquellen?

Datenquellen verbinden externe Dateispeicher mit 9brains. Dokumente aus diesen Speichern werden automatisch indexiert und stehen der KI als durchsuchbares Wissen zur Verfügung.

Dieses Verfahren ist auch als RAG bekannt, kurz für Retrieval-Augmented Generation. Die Idee dahinter: Bevor die KI eine Antwort formuliert, durchsucht er zunächst die angebundenen Dokumente nach relevanten Informationen. So basieren die Antworten nicht nur auf dem allgemeinen Sprachmodell, sondern auf den tatsächlichen Inhalten aus euren Dateien, mit Quellenverweisen.

Ohne Datenquellen nutzt die KI nur das Wissen aus manuell gepflegten Wissensbasen.

Mit Datenquellen kann er zusätzlich:

Dokumente aus den angebundenen Speichern durchsuchen
Antworten mit Quellenverweisen auf die Originaldateien liefern
Automatisch neue und geänderte Dateien erkennen und indexieren

Welche Speicher kann ich anbinden?

OneDrive. Das persönliche Microsoft-365-Laufwerk, jeder Nutzer bindet sein eigenes an.

SharePoint. Dokumentbibliotheken aus Microsoft 365 als gemeinsame Quelle für den ganzen Workspace, eingerichtet von einem Administrator.

Dateiserver. Windows-Dateiserver, NAS-Systeme und SMB-Freigaben aus dem eigenen Firmennetzwerk, angebunden über den On-Premise Connector. Auf Wunsch mit Übernahme der Windows-Dateirechte, dann sieht jeder Nutzer im Chat nur, was er auch auf dem Laufwerk sehen darf.

Microsoft-365-Postfach. Ein Postfach samt Anhängen als durchsuchbare Quelle.

Zwei Arten von Datenquellen

Persönliche Datenquellen

Persönliche Datenquellen sind nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar. Andere Nutzer und Administratoren können die Dateilisten nicht einsehen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verbindet sein persönliches OneDrive. Nur er selbst kann die Dateien daraus im Chat durchsuchen.

Workspace-Datenquellen

Workspace-Datenquellen sind für alle Nutzer im Workspace verfügbar. Sie werden von Administratoren eingerichtet und eignen sich für gemeinsam genutzte Dateien.

Beispiel: Ein Administrator verbindet eine SharePoint Document Library mit Firmendokumenten. Alle Mitarbeiter können diese Dokumente im Chat durchsuchen.

Ausblick: Weitere Speicher in Planung

In naher Zukunft wird zusätzlich S3-kompatibler Speicher (z.B. Amazon S3, MinIO) als native Datenquelle mit automatischer Indexierung unterstützt.

Übersicht: Was kann ich tun?

| Aktion | Wer kann das? | | ---------------------------------- | ------------------ | | Persönliche Datenquelle verbinden | Alle Nutzer | | Dateien im Chat durchsuchen | Alle Nutzer | | Workspace-Datenquelle verbinden | Administratoren | | Manuelle Synchronisierung auslösen | Eigentümer / Admin | | Datenquelle löschen | Eigentümer / Admin |

Die Datenquellen-Verwaltung ist über die Einstellungen erreichbar:

Einstellungen → Datenquellen

Die Seite zeigt drei Bereiche:

Meine Datenquellen: persönliche Datenquellen des aktuellen Nutzers
Workspace-Datenquellen: für alle Nutzer im Workspace verfügbar
Persönliche Datenquellen (nur für Admins), Datenquellen anderer Nutzer

Jede Datenquelle zeigt:

Name und Typ der Quelle
Status: Aktiv, Synchronisierung läuft, Fehler
Letzte Synchronisierung: Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Abgleichs
Dateianzahl: Wie viele Dateien indexiert sind

Unterstützte Dateitypen

Datenquellen indexieren alle Dateitypen, die 9brains verarbeiten kann:

| Kategorie | Dateitypen | | --------- | ------------------------------ | | Dokumente | PDF, DOCX, PPTX, XLSX | | Text | TXT, MD, CSV, HTML | | Bilder | PNG, JPG, JPEG, TIFF, BMP, GIF |

Nicht unterstützte Dateitypen (z.B. Videos, ZIP-Archive) werden automatisch übersprungen.

Synchronisierung

Datenquellen werden automatisch synchronisiert:

Erstindexierung: Beim Anlegen der Datenquelle werden alle Dateien indexiert
Echtzeit-Updates: OneDrive und SharePoint melden Änderungen von sich aus, sie werden in der Regel sofort erkannt und verarbeitet
Regelmäßiger Abgleich: Zusätzlich findet alle 60 Minuten ein vollständiger Abgleich statt. Speicher ohne eigene Änderungsmeldung werden ausschließlich darüber erfasst, neue Dateien sind dort also innerhalb einer Stunde durchsuchbar
Änderungserkennung: Nur neue, geänderte oder gelöschte Dateien werden verarbeitet, keine erneute Indexierung unveränderter Dateien

Die Synchronisierung kann auch manuell ausgelöst werden: Klicke auf die Datenquelle und wähle „Synchronisierung starten”.

Häufige Fragen

Welche Lizenz benötige ich?

Datenquellen sind ab der Business-Lizenz verfügbar. Mit der Pro- oder Starter-Lizenz ist das Feature nicht zugänglich.

Was passiert, wenn das Speicherkontingent erschöpft ist?

Bestehende Datenquellen bleiben durchsuchbar, aber neue Dateien werden nicht mehr indexiert, bis wieder Speicherplatz frei ist. Du kannst Datenquellen löschen, um Platz zu schaffen.

Kann ich mehrere OneDrive-Konten verbinden?

Nein, pro Nutzer kann ein persönliches OneDrive verbunden werden. Für gemeinsam genutzte Dateien eignen sich SharePoint-Datenquellen.

Kann ich mehrere SharePoint-Sites verbinden?

Ja. Administratoren können beliebig viele SharePoint Document Libraries als separate Workspace-Datenquellen anlegen, solange das Speicherkontingent ausreicht.

Werden gelöschte Dateien sofort aus dem Index entfernt?

Gelöschte Dateien werden in der Regel sofort erkannt und aus dem Index entfernt. Spätestens beim nächsten regulären Abgleich (alle 60 Minuten) werden sie entfernt.

Wer kann meine persönlichen Datenquellen sehen?

Niemand außer dir. Administratoren sehen in der Übersicht lediglich, dass eine persönliche Datenquelle existiert, die Dateilisten sind aus Datenschutzgründen nicht einsehbar.