Projekte

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist der Schreibtisch für eine konkrete Sache: die Dateien, die gerade dazugehören, was das Projekt weiß, und die Gespräche darüber. Alles an einem Ort, für alle, die dabei sind.

Ein typisches Projekt ist ein Angebot, eine Ausschreibung, ein Kundenprojekt, ein Audit oder eine Produkteinführung. Du lädst die Unterlagen hoch, hältst den Stand fest und führst darin deine Chats. Die KI kennt in diesen Chats den Stand und die Dateien, ohne dass du etwas auswählen musst.

Abgrenzung zur Wissensbasis: Die Wissensbasis ist das gepflegte Firmenwissen und bleibt dauerhaft: Handbücher, Richtlinien, Produktkatalog. Ein Projekt ist der Arbeitsstand einer konkreten Sache, und es darf auch wieder verschwinden, wenn die Sache erledigt ist.

Projekte sind in der Business- und Max-Lizenz enthalten. Innerhalb eures Arbeitsbereichs steuert das Gruppenrecht „Projekte nutzen”, wer sie sehen und anlegen darf, siehe Gruppen und Modelle. Voreingestellt haben es alle Mitglieder. Wem es fehlt, dem wird der ganze Bereich nicht angezeigt.

Ein Projekt anlegen

Du erreichst deine Projekte über die Seitenleiste → Projekte. In der Seitenleiste selbst stehen sie unter Meine Projekte, und was Kollegen mit dir geteilt haben, unter Mit mir geteilt. Die Übersichtsseite zeigt alle zusammen als Liste, ein Projekt pro Zeile, mit einem Suchfeld darüber.

Über „Neues Projekt” hast du zwei Wege:

• Selbst ausfüllen: Du vergibst Name und Beschreibung und landest sofort im neuen Projekt.
• Im Gespräch anlegen: Ein kurzer Chat klärt mit dir, worum es geht, und legt das Projekt danach an.

Die Beschreibung ist optional, lohnt sich aber: Sie landet als Einstieg im Projekt-Kontext und ist das Erste, was die KI über das Projekt liest.

Ein neues Projekt gehört zunächst nur dir. Wer sonst hineindarf, entscheidest du im Zugriff.

Die Projektseite

Die Startseite des Projekts zeigt oben Name und Beschreibung, darunter die Chats in zwei Gruppen: Meine Chats und Im Projekt geteilt.

Rechts liegt die Projektleiste mit allem, was zum Projekt gehört: Anzahl der Dateien samt Verarbeitungsstand, die Beteiligten mit ihrer Rolle, die Chat-Listen und die Schaltfläche „Konfigurieren” (wer das Projekt nur lesen darf, findet dort „Details”). Diese Leiste begleitet dich auch in jeden Chat des Projekts, du musst also nicht zurück auf die Startseite, um eine Datei nachzulegen.

Unter den Chat-Listen stehen bei Bedarf „Von mir geteilt” und „Geteilt mit mir”: Chats aus diesem Projekt, die du einzelnen Personen freigegeben hast oder die dir jemand freigegeben hat. Ein Chat, der für das ganze Projekt sichtbar ist, steht bei den anderen nur unter „Im Projekt geteilt”, nicht zusätzlich unter „Geteilt mit mir”. Hast du einen solchen Chat selbst zusätzlich einzelnen Personen freigegeben, steht er bei dir auch unter „Von mir geteilt”.

Über „Konfigurieren” kommst du in die Einstellungen mit drei Reitern: Allgemein (Name, Beschreibung, Besitzer, Zugriff, Löschen), Kontext und Dateien.

Dateien

Im Reiter Dateien ziehst du Dateien in das Feld oder wählst sie über „Dateien auswählen” aus. Die zuletzt hochgeladenen stehen oben in der Liste.

Während des Hochladens siehst du für jede Datei, wie weit sie ist. Große Dateien brauchen je nach Leitung einige Minuten. Du kannst in der Zeit in den anderen Reitern weiterarbeiten, aber schließ die Seite nicht und lade sie nicht neu, sonst bricht das Hochladen ab und du lädst die Datei noch einmal hoch.

Jede hochgeladene Datei durchläuft kurz die Verarbeitung und wird dann durchsuchbar. Im Chat kannst du sie trotzdem sofort verwenden: Sprichst du die KI auf die Datei an, öffnet sie sie auch, solange die Verarbeitung noch läuft. Nur die Suche über alle Projektdateien findet sie erst danach. Den Stand siehst du an der Datei:

• Wird verarbeitet: die Datei wird gerade gelesen und aufbereitet
• Wartet auf Speicher: das Speicherkontingent des Workspaces ist erschöpft. Die Datei bleibt erhalten und wird automatisch verarbeitet, sobald wieder Platz frei ist
• Durchsuchbar: die KI findet den Inhalt ab sofort
• Fehler: die Datei konnte nicht gelesen werden, mit einer Schaltfläche zum erneuten Versuch

Zu den meisten fertigen Dateien entsteht automatisch eine kurze Beschreibung ihres Inhalts, damit man in einer langen Liste erkennt, was worin steht. Sie bleibt aus, wenn in der Datei so gut wie nichts steht, etwa bei einem leeren Blatt. Eingescannte Dokumente sind davon nicht betroffen: Aus ihnen wird der Text ausgelesen, und Bilder beschreibt die KI selbst.

Was du hochladen kannst: PDF, Word, PowerPoint, Excel, HTML, CSV, Markdown, Textdateien, Bilder (PNG, JPG, TIFF, BMP, GIF) und gespeicherte E-Mails (EML, MSG), deren Anhänge gleich mit durchsuchbar werden. Bei den Office-Formaten sind die heutigen gemeint (.docx, .xlsx, .pptx); die alten aus der Zeit vor Office 2007 (.doc, .xls, .ppt) werden abgelehnt, speichere sie vorher neu ab. Eine einzelne Datei darf bis zu 300 MB groß sein, ein Projekt bis zu 500 Dateien enthalten.

Gleicher Name, neue Fassung: Lädst du eine Datei hoch, die es im Projekt schon gibt, wirst du vorher gefragt und siehst, welche Datei ersetzt würde. Bestätigst du, tritt die neue Fassung an ihre Stelle, für alle im Projekt. Das ist der bequeme Weg, eine neue Fassung nachzureichen.

Löschen wirkt für alle: Eine gelöschte Datei ist für alle Beteiligten weg und danach nicht mehr durchsuchbar.

Projektdateien zählen auf das Speicherplatz deines Unternehmens, genau wie die angebundenen Datenquellen. Wie viel Platz euch zusteht, hängt an euren Lizenzen. Administratoren sehen unter Einstellungen → Datenquellen, wie viel belegt ist; sobald Projekte Platz belegen, teilt sich der Balken Speicherverbrauch in Angebundene Systeme und Projekte auf.

Ist das Kontingent voll, wird der Upload abgelehnt. Anders als bei einer angebundenen Datenquelle wartet die Datei nicht auf freien Platz, du lädst sie nach dem Aufräumen einfach erneut hoch.

Chats im Projekt

Im Projekt gibt es zwei Arten von Chats, und du entscheidest beim Start, welche du beginnst:

• Neuer Chat: privat, nur du siehst ihn
• Geteilter Chat: für alle sichtbar, die das Projekt sehen

Die Sichtbarkeit ist keine Einbahnstraße. In der Projektleiste steht bei jedem Chat der Schalter Sichtbarkeit dieses Chats mit den beiden Stellungen Nur ich und Im Projekt. Du kannst einen privaten Chat also später sichtbar machen, wenn etwas dabei herauskommt, das die anderen angeht. Zurück auf Nur ich geht es, solange niemand sonst darin geschrieben hat: Sobald ein Kollege geantwortet hat, bleibt der Chat im Projekt, damit seine Beiträge nicht aus seiner Sicht verschwinden.

Was die KI in einem Projekt-Chat kennt: den Projekt-Kontext und alle Dateien des Projekts, ohne dass du etwas auswählst.

Wichtig: Das gilt nur innerhalb des Projekts. In einem normalen Chat außerhalb bleiben Projektdateien außen vor, auch die aus deinen eigenen Projekten. Die Ausnahme ist ein Agent, der dem Projekt zugeordnet ist, siehe Agenten im Projekt. Wenn die KI in den Unterlagen eines Projekts suchen soll, führe das Gespräch im Projekt.

Einen bestehenden Chat einem Projekt zuordnen

Arbeit fängt oft als gewöhnlicher Chat an und verdient erst später ein Projekt. Über das Menü am Chat im Verlauf wählst du „Einem Projekt zuordnen”. Der Chat wandert ins Projekt und verschwindet aus dem allgemeinen Verlauf. Er bleibt dabei privat, Teilen ist ein eigener Schritt.

Zurück geht es an anderer Stelle: In der Projektleiste steht der Chat unter Meine Chats, und dort führt sein Menü den Punkt „Aus Projekt entfernen”.

Du kannst es auch einfach sagen: „Lass uns dafür ein Projekt aufmachen”. Die KI legt es an und nimmt auf Wunsch das laufende Gespräch samt der Dateien mit hinein, die du darin angehängt hast. Diese Dateien werden dabei wie ein normaler Upload verarbeitet und sind danach durchsuchbar.

Der Projekt-Kontext

Der Kontext ist das, was das Projekt über sich selbst weiß: worum es geht, wo es steht, was entschieden wurde. Er steht in jedem Chat des Projekts zur Verfügung.

Du findest ihn unter Konfigurieren → Kontext. Beim Anlegen ist er bereits vorstrukturiert:

• Worum es geht (hier landet deine Beschreibung)
• Stand
• Entscheidungen
• Offene Punkte
• Weitere Notizen

Ein Klick auf eine Datei öffnet sie rechts im Editor, demselben wie für Dateien im Chat. Was du dort änderst, wird gespeichert, sobald du den Editor verlässt. Die KI schreibt den Kontext im Gespräch mit fort: Wird etwas entschieden, steht ein Termin fest oder erledigt sich ein offener Punkt, hält sie es hier fest. Was in den Projektdateien ohnehin steht, wiederholt sie nicht.

Über „Herunterladen” im Editor holst du eine Datei als Markdown-Original, als PDF oder als Word-Dokument. Im selben Menü steht der Versionsverlauf: alle früheren Fassungen mit Zeitpunkt und Urheber, zwei davon lassen sich vergleichen und eine wiederherstellen. Dabei ist erkennbar, ob du selbst, ein Kollege oder die KI geschrieben hat.

Tipp: Halte die Übersicht kurz. Ausführliches gehört in eigene Notizen neben der Übersicht, auf die sie nur verweist; die KI legt sie auf Zuruf an. Gemeint sind nicht die hochgeladenen Projektdateien, die stehen ohnehin für sich. Wird die Übersicht zu lang, weist dich die Dateiliste darauf hin.

Zugriff: wer darf was?

Wer Zugriff hat, sieht die Dateien des Projekts und die darin geteilten Chats. Private Chats anderer bleiben privat.

Im Reiter Allgemein fügst du unter Personen, Gruppen und Agenten Kollegen oder ganze Gruppen hinzu und gibst jedem eine Rolle:

Rolle	Darf
Nur lesen	Lesen, suchen und im Projekt chatten
Bearbeiten	Zusätzlich Dateien und Kontext ändern
Verwalten	Zusätzlich den Zugriff verwalten und das Projekt löschen

Den Besitzer siehst du an derselben Stelle. Über „Besitzer wechseln” übergibst du das Projekt an jemand anderen aus eurem Arbeitsbereich, etwa wenn die Zuständigkeit wechselt oder jemand das Unternehmen verlässt. Das dürfen alle, die das Projekt verwalten, nicht nur der Besitzer selbst.

Achtung: Nach der Übergabe hat der bisherige Besitzer keine Rolle mehr in diesem Projekt. Soll er weiter mitarbeiten, trag ihn vorher in der Liste Personen, Gruppen und Agenten ein.

Ein Projekt ausblenden: Was du nicht mehr brauchst, blendest du über das Menü in der Zeile des Projekts aus deiner Liste aus, geteilte wie eigene. Das ist eine reine Ansichtssache und ändert für die anderen nichts. Unten auf der Projektübersicht erscheint dann der Bereich Ausgeblendet, über den du sie zurückholst.

Agenten im Projekt

Ein Agent arbeitet im Projekt mit wie ein Kollege und kann dort, was die KI in einem Projekt-Chat kann. Wer das Projekt verwaltet, fügt ihn unter Personen, Gruppen und Agenten hinzu wie eine Person. Dieselbe Zuordnung steht beim Agenten im Tab Werkzeuge & Zugänge unter Projekte.

Ein Agent bekommt die Rolle Nur lesen oder Bearbeiten. Verwalten gibt es für Agenten nicht, den Zugriff ändern oder das Projekt löschen kann er also nie. Dazu wählst du, wann er im Projekt arbeitet, mit derselben Auswahl wie bei der Websuche:

• Nur im Chat: Der Agent arbeitet im Projekt mit den Projektrechten der Person, die gerade mit ihm schreibt, höchstens aber mit seiner eigenen Rolle. Wer selbst keinen Zugriff auf das Projekt hat, bekommt über den Agenten nichts daraus. In Läufen per Zeitplan, Webhook oder „Ausführung jetzt starten” bleibt das Projekt außen vor.
• Im Chat und autonom: Der Agent hat seine feste Rolle im Projekt, für alle, die ihn nutzen dürfen, auch in automatischen Läufen. Das gilt auch für Personen, die selbst keinen Zugriff auf das Projekt oder nicht das Recht „Projekte nutzen” haben.

Ein neu hinzugefügter Agent startet mit Nur lesen und Nur im Chat. Hinzufügen und Rolle oder Modus ändern kannst du, wenn du das Projekt verwaltest und den Agenten bearbeiten darfst. Zum Herausnehmen genügt eines von beiden. Verlässt die Person, die den Agenten hinzugefügt hat, später das Projekt, bleibt der Agent drin.

Achtung: Stellst du auf Im Chat und autonom um oder erhöhst dort die Rolle, zeigt dir ein Dialog, wer den Agenten nutzen darf. Diese Personen kommen über den Agenten an die Inhalte des Projekts: Sie können ihn nach Dateien und Kontext fragen und ihn mit Bearbeiten auch etwas daran ändern lassen, obwohl das Projekt in ihrer Seitenleiste und Projektliste nicht auftaucht. Weil der Agent später noch weiter freigegeben werden kann, steht in der Liste bei jedem Agenten, für wie viele Personen er nutzbar ist („Nutzbar für 12 Personen”).

Die Chats mit dem Agenten bleiben beim Agenten und erscheinen nicht im Projekt, wie die privaten Chats eines Kollegen.

Ein Projekt löschen

Ist die Sache erledigt, kann das Projekt weg. Unter Konfigurieren → Allgemein steht ganz unten „Projekt löschen”. Zur Sicherheit musst du den Projektnamen eintippen.

Dateien, Kontext und alle Chats des Projekts werden dabei endgültig entfernt, auch für alle anderen mit Zugriff, und lassen sich nicht zurückholen. Das gilt auch für die privaten Chats anderer Beteiligter; wie viele Chats mitgehen, zeigt dir der Dialog vorher an. Willst du einen eigenen Chat behalten, holst du ihn vorher in der Projektleiste unter Meine Chats über „Aus Projekt entfernen” heraus. Er liegt dann wieder in deinem allgemeinen Verlauf. Einen im Projekt geteilten Chat stellst du dafür erst wieder auf „Nur ich”; hat darin schon jemand anderes geschrieben, bleibt er im Projekt.