SharePoint verbinden

Voraussetzungen

• Dein Workspace benötigt eine Business- oder Max-Lizenz
• Du bist Administrator im Workspace oder hast das Gruppenrecht „SharePoint verbinden”
• Du kennst die Microsoft Tenant ID deiner Organisation (Azure AD)
• Du hast Zugriff auf das Azure Portal, um den Admin Consent zu erteilen
• Die SharePoint Site URL, die indexiert werden soll

SharePoint verbinden

Schritt 1: Admin Consent erteilen

Bevor du die Datenquelle anlegen kannst, muss ein Administrator deiner Organisation der App 9brains Sharepoint Crawler Zugriff auf SharePoint gewähren.

1. Öffne den SharePoint-Verbindungsdialog (Schritt 2 unten)
2. Trage die Microsoft Tenant ID ein
3. Klicke auf den Link „Admin Consent erteilen” im blauen Hinweisbereich
4. Melde dich als Azure-AD-Administrator an und erteile die Berechtigung
5. Du wirst automatisch zurückgeleitet

Hinweis: Der Admin Consent muss nur einmal pro Kunden-Tenant erteilt werden. Danach können beliebig viele SharePoint-Sites verbunden werden.

Schritt 2: Datenquelle anlegen

1. Gehe zu Einstellungen → Datenquellen
2. Klicke auf „+ Datenquelle” → „SharePoint verbinden”
3. Fülle die Felder aus:

Feld	Beschreibung
Name	Anzeigename der Datenquelle (z.B. „Firmen-Wiki”, „Geschäftsleitung”)
Microsoft Tenant ID	Die Mandanten-ID deiner Organisation. Zu finden unter: Azure Portal → Entra ID → Übersicht → Mandanten-ID
SharePoint-Site	Über die Suche auswählen oder die Adresse der Site (siehe unten) ins Suchfeld einfügen
Dokumentbibliothek	Wird nach der Auswahl der Site automatisch geladen, die Standardbibliothek ist vorausgewählt

4. Klicke auf „SharePoint verbinden”
5. Die Erstindexierung startet automatisch

Microsoft Tenant ID finden

Die Tenant ID ist eine eindeutige Kennung deiner Organisation in Microsoft Azure:

1. Öffne das Azure Portal
2. Navigiere zu Entra ID (früher Azure Active Directory)
3. Auf der Übersicht-Seite steht die Mandanten-ID (ein UUID im Format xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx)

SharePoint Site URL finden

1. Öffne SharePoint im Browser
2. Navigiere zur gewünschten Site (z.B. über die linke Navigation)
3. Kopiere die URL aus der Adressleiste, sie sieht typischerweise so aus:
   • https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite
   • https://contoso.sharepoint.com/teams/MeinTeam

Wichtig: Verwende die URL der Site, nicht einzelner Dokumente oder der SharePoint-Startseite (/_layouts/15/sharepoint.aspx).

Was wird indexiert?

• Alle Dateien in der ausgewählten Dokumentbibliothek
• Unterordner werden rekursiv durchsucht
• Falls keine spezifische Bibliothek ausgewählt wurde, wird die Standard-Bibliothek der Site indexiert (meistens „Freigegebene Dokumente”)

Indexierung auf Teilbereiche zuschneiden

Sollst du nur einen Teil eurer SharePoint-Inhalte für die KI verfügbar machen, ist die saubere Lösung in SharePoint selbst: Lege eine eigene Dokumentbibliothek (oder eine eigene SharePoint-Site) für genau die Inhalte an, die indexiert werden sollen, und binde diese Bibliothek als Datenquelle ein. So bekommst du eine klare Trennung zwischen indexierten und nicht indexierten Bereichen, mit eigenen Berechtigungen auf SharePoint-Ebene.

Alternativ grenzt du die Datenquelle selbst ein. Im Verbindungsdialog und später über „Filter bearbeiten” kannst du festlegen:

• Ordner: Nur bestimmte Ordner der Bibliothek indexieren, statt der ganzen Bibliothek. Unterordner eines gewählten Ordners nimmst du aus, indem du ihren Haken entfernst. Der übergeordnete Ordner zeigt dann einen Strich (teilweise ausgewählt), unter dem Baum steht die Ausnahme als „ohne …“, und über das Kreuz daran nimmst du sie zurück
• Dateitypen: Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Webseiten, E-Mails und Bilder einzeln ab- oder anwählen
• Maximale Dateigröße: Standard sind 300 MB, größere Dateien werden übersprungen
• Nur Dateien geändert ab: Alles Ältere bleibt außen vor

Eine Änderung an den Filtern löst einen neuen Abgleich aus. Dateien, die nicht mehr zu den Filtern passen oder in einem ausgenommenen Ordner liegen, verschwinden aus dem Index.

Workspace-Datenquelle

SharePoint-Datenquellen sind immer Workspace-Datenquellen:

• Alle im Workspace können die Dateien im Chat durchsuchen, solange der Zugriff nicht über „Zugriff einschränken” auf Gruppen oder Personen begrenzt ist
• Die Datenquelle erscheint im Bereich „Workspace-Datenquellen” auf der Datenquellen-Seite
• Anlegen können Administratoren und wer das Gruppenrecht „SharePoint verbinden” hat; bearbeiten und löschen können Administratoren und wer die Datenquelle angelegt hat

Synchronisierung

Nach der Erstindexierung werden Änderungen automatisch erkannt:

• Neue Dateien werden indexiert
• Geänderte Dateien werden neu indexiert
• Gelöschte Dateien werden aus dem Index entfernt
• Umbenannte oder verschobene Dateien werden korrekt aktualisiert

SharePoint meldet Änderungen von sich aus, sie werden in der Regel sofort erkannt und verarbeitet. Zusätzlich findet alle 60 Minuten ein vollständiger Abgleich statt.

Dateien im Chat durchsuchen

Nach der Indexierung stehen die SharePoint-Dateien allen Nutzern im Chat zur Verfügung:

„Was steht in unserer Reisekostenrichtlinie?“

„Fasse die Ergebnisse der letzten Quartalsberichte zusammen.“

„Welche Regelungen gibt es zum Homeoffice?“

Die KI liefert Antworten mit Quellenverweisen. Über den Quellenverweis kannst du die Originaldatei direkt in SharePoint öffnen.

Ist die Berechtigungsfilterung eingeschaltet (ab Werk an), bekommt jede Person nur Treffer aus Dateien, für die sie auch in SharePoint berechtigt ist. Das gilt genauso für Agenten: Sie suchen immer mit den Rechten eines bestimmten Menschen: mit denen ihres festen Microsoft-Kontos, sonst im Chat mit denen der Person, die sie bedient, und bei einem Lauf nach Zeitplan mit denen ihres Besitzers. Details unter Agenten.

Sicherheit & Datenschutz

• Die Crawler-App nutzt eine separate App-Registrierung in Azure AD. Sie liest SharePoint-Dateien und, für die Berechtigungsfilterung, Nutzer und Gruppenmitgliedschaften aus Entra ID
• Die App hat keine Zugriffsrechte auf E-Mails, Kalender oder andere Microsoft-365-Dienste
• Die App greift als eigene Anwendung zu, es wird kein Nutzerkonto verwendet

Häufige Probleme

„Bibliotheken konnten nicht geladen werden”

• Admin Consent nicht erteilt: Klicke auf den Link im Verbindungsdialog, um den Admin Consent zu erteilen
• Falsche Tenant ID: Überprüfe die Mandanten-ID im Azure Portal
• Falsche Site URL: Stelle sicher, dass die URL eine gültige SharePoint-Site ist (z.B. https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite)

„Synchronisierung fehlgeschlagen”

• Berechtigungen entzogen: Der Admin Consent wurde möglicherweise widerrufen. Erteile ihn erneut
• Site gelöscht oder umbenannt: Überprüfe, ob die SharePoint-Site noch existiert