SharePoint verbinden
Voraussetzungen
Abschnitt betitelt „Voraussetzungen“- Dein Workspace benötigt eine Business- oder Max-Lizenz
- Du bist Administrator im Workspace
- Du kennst die Microsoft Tenant ID deiner Organisation (Azure AD)
- Du hast Zugriff auf das Azure Portal, um den Admin Consent zu erteilen
- Die SharePoint Site URL, die indexiert werden soll
SharePoint verbinden
Abschnitt betitelt „SharePoint verbinden“Schritt 1: Admin Consent erteilen
Abschnitt betitelt „Schritt 1: Admin Consent erteilen“Bevor du die Datenquelle anlegen kannst, muss ein Administrator deiner Organisation der App 9brains Sharepoint Crawler Zugriff auf SharePoint gewähren.
- Öffne den SharePoint-Verbindungsdialog (Schritt 2 unten)
- Trage die Microsoft Tenant ID ein
- Klicke auf den Link „Admin Consent erteilen” im blauen Hinweisbereich
- Melde dich als Azure-AD-Administrator an und erteile die Berechtigung
- Du wirst automatisch zurückgeleitet
Hinweis: Der Admin Consent muss nur einmal pro Kunden-Tenant erteilt werden. Danach können beliebig viele SharePoint-Sites verbunden werden.
Schritt 2: Datenquelle anlegen
Abschnitt betitelt „Schritt 2: Datenquelle anlegen“- Gehe zu Einstellungen → Datenquellen
- Klicke auf „+ Datenquelle” → „SharePoint verbinden”
- Fülle die Felder aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Anzeigename der Datenquelle (z.B. „Firmen-Wiki”, „Geschäftsleitung”) |
| Microsoft Tenant ID | Die Mandanten-ID deiner Organisation. Zu finden unter: Azure Portal → Entra ID → Übersicht → Mandanten-ID |
| SharePoint Site URL | Die URL der SharePoint-Site (z.B. https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite) |
| Dokumentbibliothek | Klicke auf „Bibliotheken laden” um die verfügbaren Bibliotheken abzurufen und eine auszuwählen |
- Klicke auf „SharePoint verbinden”
- Die Erstindexierung startet automatisch
Microsoft Tenant ID finden
Abschnitt betitelt „Microsoft Tenant ID finden“Die Tenant ID ist eine eindeutige Kennung deiner Organisation in Microsoft Azure:
- Öffne das Azure Portal
- Navigiere zu Entra ID (früher Azure Active Directory)
- Auf der Übersicht-Seite steht die Mandanten-ID (ein UUID im Format
xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx)
SharePoint Site URL finden
Abschnitt betitelt „SharePoint Site URL finden“- Öffne SharePoint im Browser
- Navigiere zur gewünschten Site (z.B. über die linke Navigation)
- Kopiere die URL aus der Adressleiste, sie sieht typischerweise so aus:
https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSitehttps://contoso.sharepoint.com/teams/MeinTeam
Wichtig: Verwende die URL der Site, nicht einzelner Dokumente oder der SharePoint-Startseite (
/_layouts/15/sharepoint.aspx).
Was wird indexiert?
Abschnitt betitelt „Was wird indexiert?“- Alle Dateien in der ausgewählten Dokumentbibliothek
- Unterordner werden rekursiv durchsucht
- Falls keine spezifische Bibliothek ausgewählt wurde, wird die Standard-Bibliothek der Site indexiert (meistens „Freigegebene Dokumente”)
Indexierung auf Teilbereiche zuschneiden
Abschnitt betitelt „Indexierung auf Teilbereiche zuschneiden“Sollst du nur einen Teil eurer SharePoint-Inhalte für die KI verfügbar machen, ist die saubere Lösung in SharePoint selbst: Lege eine eigene Dokumentbibliothek (oder eine eigene SharePoint-Site) für genau die Inhalte an, die indexiert werden sollen, und binde diese Bibliothek als Datenquelle ein. So bekommst du eine klare Trennung zwischen indexierten und nicht indexierten Bereichen, mit eigenen Berechtigungen auf SharePoint-Ebene.
Alternativ grenzt du die Datenquelle selbst ein. Im Verbindungsdialog und später über „Filter bearbeiten” kannst du festlegen:
- Ordner: Nur bestimmte Ordner der Bibliothek indexieren, statt der ganzen Bibliothek
- Dateitypen: Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Webseiten und Bilder einzeln ab- oder anwählen
- Maximale Dateigröße: Standard sind 300 MB, größere Dateien werden übersprungen
- Nur Dateien geändert ab: Alles Ältere bleibt außen vor
Eine Änderung an den Filtern löst einen neuen Abgleich aus. Dateien, die nicht mehr zu den Filtern passen, verschwinden aus dem Index.
Workspace-Datenquelle
Abschnitt betitelt „Workspace-Datenquelle“SharePoint-Datenquellen sind immer Workspace-Datenquellen:
- Alle Nutzer im Workspace können die Dateien im Chat durchsuchen
- Die Datenquelle erscheint im Bereich „Workspace-Datenquellen” auf der Datenquellen-Seite
- Nur Administratoren können SharePoint-Datenquellen anlegen und löschen
Synchronisierung
Abschnitt betitelt „Synchronisierung“Nach der Erstindexierung werden Änderungen automatisch erkannt:
- Neue Dateien werden indexiert
- Geänderte Dateien werden neu indexiert
- Gelöschte Dateien werden aus dem Index entfernt
- Umbenannte oder verschobene Dateien werden korrekt aktualisiert
SharePoint ist per Webhook angebunden, Änderungen werden in der Regel sofort erkannt und per Delta-Sync verarbeitet. Zusätzlich findet alle 60 Minuten ein vollständiger Abgleich statt.
Dateien im Chat durchsuchen
Abschnitt betitelt „Dateien im Chat durchsuchen“Nach der Indexierung stehen die SharePoint-Dateien allen Nutzern im Chat zur Verfügung:
„Was steht in unserer Reisekostenrichtlinie?”
„Fasse die Ergebnisse der letzten Quartalsberichte zusammen.”
„Welche Regelungen gibt es zum Homeoffice?”
Die KI liefert Antworten mit Quellenverweisen. Über den Quellenverweis kannst du die Originaldatei direkt in SharePoint öffnen.
Ist beim Anlegen der Datenquelle die Berechtigungsprüfung eingeschaltet, bekommt jede Person nur Treffer aus Dateien, für die sie auch in SharePoint berechtigt ist. Das gilt genauso für Agenten: Sie suchen immer mit den Rechten eines bestimmten Menschen, im Chat mit denen der Person, die sie bedient, bei einem Lauf nach Zeitplan mit denen des Microsoft-Kontos auf ihrer Liste oder ihres Besitzers. Details unter Agenten.
Sicherheit & Datenschutz
Abschnitt betitelt „Sicherheit & Datenschutz“- Die Crawler-App nutzt eine separate App-Registrierung in Azure AD, die ausschließlich Lesezugriff auf SharePoint-Dateien hat
- Die Zugangsdaten (Client ID und Secret) werden verschlüsselt gespeichert
- Die App hat keine Zugriffsrechte auf E-Mails, Kalender oder andere Microsoft-365-Dienste
- Die Verbindung läuft über den Client Credentials Flow, es wird kein Nutzerkonto für den Zugriff verwendet
Häufige Probleme
Abschnitt betitelt „Häufige Probleme“„Bibliotheken konnten nicht geladen werden”
Abschnitt betitelt „„Bibliotheken konnten nicht geladen werden”“- Admin Consent nicht erteilt: Klicke auf den Link im Verbindungsdialog, um den Admin Consent zu erteilen
- Falsche Tenant ID: Überprüfe die Mandanten-ID im Azure Portal
- Falsche Site URL: Stelle sicher, dass die URL eine gültige SharePoint-Site ist (z.B.
https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite)
„Synchronisierung fehlgeschlagen”
Abschnitt betitelt „„Synchronisierung fehlgeschlagen”“- Berechtigungen entzogen: Der Admin Consent wurde möglicherweise widerrufen. Erteile ihn erneut
- Site gelöscht oder umbenannt: Überprüfe, ob die SharePoint-Site noch existiert