SharePoint verbinden

Voraussetzungen

Dein Workspace benötigt eine Business- oder Max-Lizenz
Du bist Administrator im Workspace
Du kennst die Microsoft Tenant ID deiner Organisation (Azure AD)
Du hast Zugriff auf das Azure Portal, um den Admin Consent zu erteilen
Die SharePoint Site URL, die indexiert werden soll

SharePoint verbinden

Bevor du die Datenquelle anlegen kannst, muss ein Administrator deiner Organisation der Octopus-Crawler-App Zugriff auf SharePoint gewähren.

Öffne den SharePoint-Verbindungsdialog (Schritt 2 unten)
Trage die Microsoft Tenant ID ein
Klicke auf den Link „Admin Consent erteilen” im blauen Hinweisbereich
Melde dich als Azure-AD-Administrator an und erteile die Berechtigung
Du wirst automatisch zurückgeleitet

Hinweis: Der Admin Consent muss nur einmal pro Kunden-Tenant erteilt werden. Danach können beliebig viele SharePoint-Sites verbunden werden.

Schritt 2: Datenquelle anlegen

Gehe zu Einstellungen → Datenquellen
Klicke auf „+ Datenquelle” → „SharePoint verbinden”
Fülle die Felder aus:

Feld	Beschreibung
Name	Anzeigename der Datenquelle (z.B. „Firmen-Wiki”, „Geschäftsleitung”)
Microsoft Tenant ID	Die Mandanten-ID deiner Organisation. Zu finden unter: Azure Portal → Entra ID → Übersicht → Mandanten-ID
SharePoint Site URL	Die URL der SharePoint-Site (z.B. `https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite`)
Dokumentbibliothek	Klicke auf „Bibliotheken laden” um die verfügbaren Bibliotheken abzurufen und eine auszuwählen

Klicke auf „SharePoint verbinden”
Die Erstindexierung startet automatisch

Microsoft Tenant ID finden

Die Tenant ID ist eine eindeutige Kennung deiner Organisation in Microsoft Azure:

Öffne das Azure Portal
Navigiere zu Entra ID (früher Azure Active Directory)
Auf der Übersicht-Seite steht die Mandanten-ID (ein UUID im Format xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx)

SharePoint Site URL finden

Öffne SharePoint im Browser
Navigiere zur gewünschten Site (z.B. über die linke Navigation)
Kopiere die URL aus der Adressleiste, sie sieht typischerweise so aus:
- https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite
- https://contoso.sharepoint.com/teams/MeinTeam

Wichtig: Verwende die URL der Site, nicht einzelner Dokumente oder der SharePoint-Startseite (/_layouts/15/sharepoint.aspx).

Was wird indexiert?

Alle Dateien in der ausgewählten Dokumentbibliothek
Unterordner werden rekursiv durchsucht
Falls keine spezifische Bibliothek ausgewählt wurde, wird die Standard-Bibliothek der Site indexiert (meistens „Freigegebene Dokumente”)

Indexierung auf Teilbereiche zuschneiden

Sollst du nur einen Teil eurer SharePoint-Inhalte für die KI verfügbar machen, ist die saubere Lösung in SharePoint selbst: Lege eine eigene Dokumentbibliothek (oder eine eigene SharePoint-Site) für genau die Inhalte an, die indexiert werden sollen, und binde diese Bibliothek als Datenquelle ein. So bekommst du eine klare Trennung zwischen indexierten und nicht indexierten Bereichen, mit eigenen Berechtigungen auf SharePoint-Ebene.

Eine direkte Pfad- oder Dateityp-Filterung (Whitelist/Blacklist für bestimmte Ordner oder Dateiendungen) ist als Erweiterung der Datenquellen-Konfiguration in Vorbereitung und wird in einem kommenden Release verfügbar.

Workspace-Datenquelle

SharePoint-Datenquellen sind immer Workspace-Datenquellen:

Alle Nutzer im Workspace können die Dateien im Chat durchsuchen
Die Datenquelle erscheint im Bereich „Workspace-Datenquellen” auf der Datenquellen-Seite
Nur Administratoren können SharePoint-Datenquellen anlegen und löschen

Synchronisierung

Nach der Erstindexierung werden Änderungen automatisch erkannt:

Neue Dateien werden indexiert
Geänderte Dateien werden neu indexiert
Gelöschte Dateien werden aus dem Index entfernt
Umbenannte oder verschobene Dateien werden korrekt aktualisiert

SharePoint ist per Webhook angebunden, Änderungen werden in der Regel sofort erkannt und per Delta-Sync verarbeitet. Zusätzlich findet alle 60 Minuten ein vollständiger Abgleich statt.

Dateien im Chat durchsuchen

Nach der Indexierung stehen die SharePoint-Dateien allen Nutzern im Chat zur Verfügung:

„Was steht in unserer Reisekostenrichtlinie?”

„Fasse die Ergebnisse der letzten Quartalsberichte zusammen.”

„Welche Regelungen gibt es zum Homeoffice?”

Die KI liefert Antworten mit Quellenverweisen. Über den Quellenverweis kannst du die Originaldatei direkt in SharePoint öffnen.

Sicherheit & Datenschutz

Die Crawler-App nutzt eine separate App-Registrierung in Azure AD, die ausschließlich Lesezugriff auf SharePoint-Dateien hat
Die Zugangsdaten (Client ID und Secret) werden verschlüsselt gespeichert
Die App hat keine Zugriffsrechte auf E-Mails, Kalender oder andere Microsoft-365-Dienste
Die Verbindung läuft über den Client Credentials Flow, es wird kein Nutzerkonto für den Zugriff verwendet

Häufige Probleme

„Bibliotheken konnten nicht geladen werden”

Admin Consent nicht erteilt: Klicke auf den Link im Verbindungsdialog, um den Admin Consent zu erteilen
Falsche Tenant ID: Überprüfe die Mandanten-ID im Azure Portal
Falsche Site URL: Stelle sicher, dass die URL eine gültige SharePoint-Site ist (z.B. https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite)

„Synchronisierung fehlgeschlagen”

Berechtigungen entzogen: Der Admin Consent wurde möglicherweise widerrufen. Erteile ihn erneut
Site gelöscht oder umbenannt: Überprüfe, ob die SharePoint-Site noch existiert

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