Agenten und Skills teilen: Rollen, Besitzer und Zugänge

Wenn du bisher einen Agenten oder Skill geteilt hast, konnten alle Empfänger auch alles daran ändern. Ab jetzt entscheidest du beim Teilen, wer ihn nur benutzen und wer ihn bearbeiten darf. Außerdem sieht jeder auf einen Blick, wem ein Agent gehört und mit welchen Konten er arbeitet.

Aktualisiert am 29.07.: Der Abschnitt zu den Zugängen beschreibt jetzt den endgültigen Stand. Beim Teilen wirst du gefragt, ob der Agent deine Zugänge mitnehmen soll; voreingestellt ist ohne.

Drei Rollen beim Teilen

Im Abschnitt Freigabe siehst du eine Liste mit allen, die Zugriff haben, eine Zeile je Person oder Gruppe. Daneben wählst du die Rolle:

• Verwenden: im Chat aufrufen und ausführen, ohne etwas zu verändern.
• Bearbeiten: Anweisung, Datei-Anhänge und Werkzeuge anpassen.
• Administrieren: zusätzlich die Freigabe ändern, den Besitzer wechseln, Auslöser einrichten und löschen.

Für alle im Workspace wählst du einfach den Eintrag Alle Mitglieder aus der Liste. Bestehende Freigaben behalten genau die Wirkung, die sie heute haben, du musst also nichts nachziehen.

Besitzer sichtbar und übertragbar

Über der Zugriffsliste steht jetzt, wem ein Agent oder Skill gehört. Verlässt jemand das Team oder wechselt die Zuständigkeit, übertragen der Besitzer selbst oder ein Administrator die Verantwortung mit zwei Klicks, statt alles neu anzulegen.

Was dir geteilt wurde, kannst du ausblenden

Nicht jede Freigabe ist für dich relevant. Was du nicht brauchst, blendest du für dich aus: Es verschwindet aus deinen Listen und wird dir im Chat nicht mehr vorgeschlagen. Für alle anderen bleibt es unverändert, und wer es geteilt hat, merkt davon nichts. Über den Bereich Ausgeblendet holst du es jederzeit zurück.

Du entscheidest, mit welchen Konten ein Agent arbeitet

Bisher hing es davon ab, wer einen Agenten gerade benutzte, auf welche verbundenen Konten er zugreifen konnte. Das ist jetzt eine bewusste Entscheidung: Ein Agent hat nur dann eine eigene Kontenliste, wenn ihm jemand Konten gegeben hat.

Beim Teilen wirst du gefragt. Teilst du einen bisher persönlichen Agenten das erste Mal, fragt ein Dialog, ob er deine Zugänge mitnehmen soll. Voreingestellt ist ohne deine Zugänge: Dann trägt der Agent gar kein Konto, und im Chat arbeitet jeder mit seinen eigenen. Wählst du mit meinen Zugängen, kommen deine Konten auf die Liste, und jeder, der den Agenten benutzt, arbeitet ab dann unter deinem Namen und in deinem Postfach.

Ohne eingeschaltetes Konto folgt der Agent seinem Gegenüber. Fragst du ihn nach deinen Mails, schaut er in dein Postfach; fragt deine Kollegin, in ihres. Bei automatischen Läufen nach Zeitplan gilt das nicht: Dort ist niemand da, dessen Konten gelten könnten, also bekommt der Agent keine. Ein Agent, der ohne dich arbeiten soll, braucht deshalb mindestens ein eingeschaltetes Konto.

Sobald ein Konto eingeschaltet ist, zählt nur noch die Liste, für alle Nutzer, im Chat wie bei automatischen Läufen. Beisteuern kann jede Person nur eigene Konten, und wer eines hergibt, wird vorher gefragt und sieht dabei namentlich, wer den Agenten benutzen darf.

Im Tab Werkzeuge & Zugänge siehst du die Liste, gruppiert nach der Person, die ein Konto beigesteuert hat, mit Anbieter und Adresse. So ist jederzeit nachvollziehbar, in wessen Postfach ein Agent schaut. Mehrere Konten desselben Anbieters sind möglich, etwa ein persönliches und ein gemeinsames Postfach, und jedes Konto steht dort genau einmal.

Solange ein Agent nur dir gehört, nutzt er deine Zugänge, ohne dass du etwas einrichten musst. Nach dem ersten Teilen wächst die Liste nicht mehr von allein: Legst du später eine neue Verbindung an, bekommt der geteilte Agent sie nicht automatisch dazu.

Für wen ist das relevant?

Für alle, die Agenten oder Skills im Team einsetzen. Die Rollen stehen in allen Lizenztypen zur Verfügung, in denen es Agenten und Skills gibt.

Mehr dazu: Agenten und Skills